Come importare contatti Excel in My Contacts Cloud
Crea una copia di lavoro, importa prima pochi contatti e controlla le schede aggiunte e le righe ignorate.
Voce e sottotitoli in italiano. Schermate dell’app in spagnolo, con spiegazioni in italiano.
Esempio con dati fittizi. L’importazione aggiunge contatti. Non unisce le schede e non aggiorna quelle esistenti. Il riepilogo non specifica tutte le omissioni.
Capitoli
Modello e risorse pratiche
Trascrizione
00:00 · Da Excel alle schede dei contatti
Da un elenco Excel alle schede dei contatti in My Contacts Cloud. Prepariamo un piccolo file, associamo le colonne ai rispettivi campi e verifichiamo i contatti aggiunti. Vedremo anche quali righe non sono state importate. Tutti i dati sono fittizi. L’app è presentata in spagnolo, con spiegazioni in italiano.
00:28 · Scarica il modello e prepara una copia
Nelle risorse, scarica il modello Excel italiano. Il primo foglio contiene i sedici campi supportati e un esempio fittizio con Alex Morgan. Il secondo contiene le istruzioni. Conserva l’originale, crea una copia di lavoro e sostituisci l’esempio prima dell’importazione. Per la registrazione è stata preparata una copia separata in spagnolo con otto casi fittizi.
01:01 · Prepara il primo foglio
Inserisci i contatti nel primo foglio, a partire dalla colonna A, una persona per riga. Il nome è obbligatorio. Lascia vuoto il codice se vuoi che lo generi l’app. Se parti da un CSV, adatta le colonne ai campi del modello e salva il file come cartella di lavoro Excel. Cambiare soltanto l’estensione non basta.
01:30 · Conserva i telefoni e gli zeri iniziali
Imposta il formato testo per telefoni, codici postali e identificativi. Prima dell’importazione potrai così verificare prefissi e zeri iniziali. Il codice postale di Ana inizia con due zeri. Il suo numero di telefono compare in due formati. Uniformali: l’app può trattare come diversi due modi di scrivere lo stesso numero.
02:00 · Apri l’importazione e associa le colonne
Nell’app, apri Importa e scegli l’importazione da file Excel. Seleziona la copia di lavoro. La prima riga contiene i nomi delle colonne, quindi attiva l’opzione delle intestazioni. Associa A al codice, B al nome, H al primo telefono e J all’indirizzo e-mail. Controlla tutte le sedici corrispondenze. In un altro file le lettere possono cambiare. Le indicazioni italiane spiegano i comandi spagnoli.
02:37 · Importa prima pochi contatti
Comincia con pochi contatti. Controlla le dimensioni del file e quanti contatti puoi ancora aggiungere. Verifica le corrispondenze, avvia l’importazione e attendi il risultato. Questo file contiene volutamente alcune righe problematiche, così possiamo confrontare i contatti aggiunti con le righe ignorate.
03:05 · Confronta il riepilogo con le righe
Sono stati aggiunti quattro contatti e il riepilogo segnala due duplicati. Il file conteneva però otto righe di dati: altre due non sono state aggiunte. Il riepilogo non specifica tutte le omissioni. Per questo confrontiamo il risultato con il foglio e con le schede effettivamente presenti nell’elenco.
03:32 · Controlla le corrispondenze di telefono ed e-mail
Una riga ripete l’indirizzo e-mail di Ana in maiuscolo, con spazi all’inizio e alla fine. Un’altra riporta in Telefono due il valore del primo telefono di Ana. Queste due righe vengono ignorate. Basta un solo valore non vuoto coincidente, telefono o e-mail, per scartare la nuova scheda. Il controllo riguarda i contatti esistenti e quelli già aggiunti nella stessa importazione. Non unisce le schede e non aggiorna quelle esistenti.
04:08 · Esamina le altre righe ignorate
Le altre due omissioni hanno cause diverse: una riga ripete il codice di Bruno e un’altra non ha un nome. Non rientrano nei due duplicati di telefono o e-mail. Carla viene aggiunta anche senza telefono o e-mail. Anche Diana viene aggiunta: il numero è lo stesso di Ana, ma scritto senza spazi. Controlla questi casi prima di importare gli altri contatti.
04:40 · Apri una scheda e controlla i dati
Apri la scheda di Ana e confrontala con il file: nome con accenti, azienda, telefono e codice postale. Verifica che i due zeri iniziali siano rimasti e che sia stato generato un codice. Questo controllo fa parte dell’importazione. Gruppi, etichette, interazioni e promemoria si configurano dopo nell’app; non sono colonne di questo modello.
05:11 · Continua a lavorare con i contatti
Trovi il modello, la checklist e la guida nei link della descrizione. Scarica una copia, prepara pochi contatti e controlla le schede prima di continuare. Potrai poi registrare la prossima azione per ogni contatto e seguirne l’evoluzione in My Contacts Cloud.