Kontakte aus Excel in My Contacts Cloud importieren
Erstellen Sie eine Arbeitskopie, importieren Sie zunächst wenige Kontakte und prüfen Sie die angelegten Datensätze und ausgelassenen Zeilen.
Deutscher Sprechtext und deutsche Untertitel. App-Aufnahmen auf Spanisch, mit deutschen Erläuterungen.
Beispiel mit fiktiven Daten. Der Import legt Kontakte an. Er führt keine Datensätze zusammen und aktualisiert keine vorhandenen Kontakte. Die Übersicht erklärt nicht jede ausgelassene Zeile einzeln.
Kapitel
Vorlage und Arbeitshilfen
Transkription
00:00 · Von Excel zu Kontaktdatensätzen
Aus einer Excel-Liste werden Kontaktdatensätze in My Contacts Cloud. Wir bereiten eine kleine Datei vor, ordnen die Spalten zu und prüfen die übernommenen Kontakte. Dabei sehen wir uns auch übersprungene Zeilen an. Alle Daten sind fiktiv. Die App wird auf Spanisch gezeigt; deutsche Erläuterungen erklären die Felder.
00:28 · Vorlage herunterladen und Arbeitskopie anlegen
Laden Sie unter Ressourcen die deutsche Excel-Vorlage herunter. Im ersten Arbeitsblatt stehen die sechzehn unterstützten Felder und ein fiktives Beispiel mit Alex Morgan. Das zweite enthält die Anleitung. Bewahren Sie das Original auf, erstellen Sie eine Arbeitskopie und ersetzen Sie das Beispiel vor dem Import. Für die Aufnahme wurde eine separate spanische Kopie mit acht fiktiven Testfällen verwendet.
01:00 · Das erste Arbeitsblatt vorbereiten
Tragen Sie die Kontakte im ersten Arbeitsblatt ab Spalte A ein: eine Person pro Zeile. Der Name ist ein Pflichtfeld. Lassen Sie den Code leer, wenn die App ihn automatisch erzeugen soll. Wenn Sie mit einer CSV-Datei beginnen, passen Sie deren Spalten an diese Felder an und speichern Sie sie als Excel-Arbeitsmappe. Die Dateiendung allein zu ändern reicht nicht aus.
01:31 · Telefonnummern und führende Nullen erhalten
Formatieren Sie Telefonnummern, Postleitzahlen und Kennungen als Text. So können Sie Vorwahlen und führende Nullen vor dem Import prüfen. Anas Postleitzahl beginnt mit zwei Nullen. Ihre Telefonnummer ist außerdem in zwei Formaten enthalten. Vereinheitlichen Sie die Schreibweise: Die App kann unterschiedlich formatierte Versionen derselben Telefonnummer als verschiedene Werte behandeln.
02:03 · Import öffnen und Spalten zuordnen
Öffnen Sie im Importmenü der App den Excel-Import und wählen Sie die Arbeitskopie. Da die erste Zeile Spaltennamen enthält, aktivieren Sie die Option für Überschriften. Ordnen Sie A dem Code, B dem Namen, H dem ersten Telefonfeld und J der E-Mail-Adresse zu. Prüfen Sie alle sechzehn Zuordnungen. In anderen Dateien können die Spalten anders angeordnet sein. Die deutschen Hinweise erläutern die spanischen Bedienelemente.
02:38 · Zunächst wenige Kontakte importieren
Beginnen Sie mit wenigen Kontakten und prüfen Sie Dateigröße sowie verfügbare Kontaktkapazität. Kontrollieren Sie die Zuordnungen, starten Sie dann den Import und warten Sie auf das Ergebnis. In diesem Beispiel sind absichtlich problematische Zeilen enthalten. Daran sehen Sie, welche übernommen und welche übersprungen werden.
03:06 · Importübersicht mit den Datenzeilen abgleichen
Vier Kontakte wurden hinzugefügt, und die Übersicht meldet zwei Dubletten. Unsere Datei enthielt jedoch acht Datenzeilen. Zwei weitere Zeilen wurden also ebenfalls nicht übernommen. Die Übersicht erklärt nicht jede Auslassung einzeln. Deshalb gleichen wir das Ergebnis mit dem Arbeitsblatt und den Kontaktdatensätzen ab, die tatsächlich in der Liste stehen.
03:36 · Übereinstimmende Telefonnummern und E-Mail-Adressen prüfen
Eine Zeile wiederholt Anas E-Mail-Adresse in Großbuchstaben und mit Leerzeichen am Anfang und Ende. Eine andere enthält ihre erste Telefonnummer im zweiten Telefonfeld. Beide Zeilen werden übersprungen. Dafür genügt eine Übereinstimmung bei einem nicht leeren Telefon- oder E-Mail-Wert. Die App prüft bestehende Kontakte und die bereits im selben Durchlauf hinzugefügten. Vorhandene Datensätze werden dabei weder zusammengeführt noch aktualisiert.
04:12 · Weitere ausgelassene Zeilen prüfen
Die beiden anderen Auslassungen haben andere Ursachen: Eine Zeile wiederholt Brunos Code, und einer anderen fehlt der Name. Sie zählen nicht zu diesen zwei Telefon- oder E-Mail-Dubletten. Carla wird trotz fehlender Telefonnummer und E-Mail-Adresse angelegt. Auch Diana kommt hinzu: Ihre Nummer entspricht Anas Nummer, ist aber ohne Leerzeichen geschrieben. Prüfen Sie solche Fälle, bevor Sie die restlichen Kontakte importieren.
04:46 · Einen Kontakt öffnen und die Daten vergleichen
Öffnen Sie Anas Kontaktdatensatz und vergleichen Sie ihn mit der Datei: den Namen mit Sonderzeichen, das Unternehmen, die Telefonnummer und die Postleitzahl. Prüfen Sie, ob beide führenden Nullen erhalten geblieben sind und ein Code erzeugt wurde. Diese Prüfung gehört zum Import. Gruppen, Tags, Interaktionen und Erinnerungen richten Sie danach in der App ein. Sie sind keine Spalten dieser Vorlage.
05:19 · Mit den Kontakten weiterarbeiten
Die Beschreibung enthält Links zur deutschen Vorlage, zur Checkliste und zur Anleitung. Laden Sie eine Kopie herunter, bereiten Sie wenige Kontakte vor und prüfen Sie die angelegten Datensätze, bevor Sie fortfahren. Danach können Sie den nächsten Schritt beim Kontakt festhalten und die Kundenbetreuung in My Contacts Cloud weiterführen.