Risorse pratiche
Prepara un’importazione con il modello Excel oppure organizza il lavoro con quattro fogli CSV: follow-up dei clienti, cronologia delle interazioni, agenda e contatti professionali. Tutti includono esempi fittizi e si scaricano senza registrazione.
Download gratuito · Senza registrazione
Un file .xlsx pronto da compilare, con i 16 campi supportati, un esempio fittizio e le istruzioni per l’importazione.
02Controlla nomi, numeri di telefono, indirizzi e-mail e possibili duplicati prima di aggiungere i contatti.
03Registra l’interazione, definisci la prossima azione e aggiungi un promemoria dalla scheda del contatto.
04Organizza le prossime azioni, registra le conversazioni, prepara le riunioni e raccogli clienti, fornitori e collaboratori.
01 · .xlsx
Inserisci i contatti nel primo foglio, a partire dalla colonna A. La riga 1 contiene le intestazioni e la riga 2 un esempio fittizio: sostituiscilo o eliminalo prima dell’importazione. Il secondo foglio contiene le istruzioni e la corrispondenza delle colonne da A a P.
Il nome è obbligatorio. Puoi lasciare vuoto il codice: My Contacts Cloud lo genererà. Gli altri campi sono facoltativi.
| Colonna | Campo |
|---|---|
| A | Codice |
| B | Nome |
| C | Indirizzo |
| D | CAP |
| E | Città |
| F | Provincia |
| G | Paese |
| H | Telefono 1 |
| Colonna | Campo |
|---|---|
| I | Telefono 2 |
| J | |
| K | Sito web |
| L | Azienda |
| M | Codice fiscale / P. IVA |
| N | Ruolo |
| O | Reparto |
| P | Note |
Gruppi, etichette, campi personalizzati, interazioni e promemoria si configurano nell’app dopo l’importazione e non sono colonne di questo modello.
02
Lavora su una copia del file originale. Spunta ogni voce durante il controllo oppure stampa la checklist per il team. Le spunte rimangono disponibili solo finché questa pagina resta aperta.
Prima di aggiungere un contatto, My Contacts Cloud confronta Telefono 1, Telefono 2 ed E-mail con i contatti esistenti e con quelli già aggiunti nella stessa importazione. Basta un valore non vuoto coincidente per scartare la nuova scheda. Il confronto ignora maiuscole, minuscole e spazi iniziali o finali.
Il controllo non uniforma la punteggiatura o i prefissi telefonici: +34 600 000 000 e +34600000000 potrebbero non coincidere. Non unisce le schede né aggiorna i contatti esistenti. Un numero o un’e-mail condivisi possono far scartare una persona diversa. Anche un codice di contatto già utilizzato può impedire l’aggiunta di una riga Excel.
03
Un buon follow-up risponde a tre domande: che cosa è successo, che cosa bisogna fare e quando? Conserva queste informazioni nella scheda del contatto per aiutare il team a riprendere la conversazione.
Apri il contatto e aggiungi un’interazione con data e ora, tipo, fase, risultato e note utili. Riporta la decisione o la richiesta, senza trascrivere tutta la conversazione.
Scegli un’azione concreta: inviare una proposta, confermare un appuntamento o chiamare dopo una consegna. Annota ciò che serve per svolgerla e concorda con il team chi se ne occuperà.
Aggiungi un promemoria per l’azione in sospeso. Consulta l’elenco dei promemoria per le scadenze e usa il planner per riunioni o eventi con un orario preciso.
Dopo aver svolto l’azione, registra il risultato in una nuova interazione. Aggiorna l’azione in sospeso e il promemoria, oppure elimina il promemoria se non resta altro da fare.
Alex Morgan, di Studio Esempio, chiede una proposta. Registra la conversazione e il risultato, scegli «Inviare proposta» come prossima azione, descrivi nelle note ciò che deve includere e imposta un promemoria per la data concordata. Dopo l’invio, registra il risultato e programma un nuovo contatto se necessario.
04 · CSV
Utilizza questi quattro fogli di lavoro in Excel, LibreOffice o Google Sheets. Ogni file contiene una riga di intestazioni e tre esempi fittizi da sostituire o eliminare.
Sono fogli di lavoro indipendenti, senza formule o avvisi automatici. Non importano interazioni o eventi in My Contacts Cloud. Per importare i contatti, utilizza il modello Excel precedente e la sua corrispondenza dei campi.
01 · CSV
Una riga per ogni prossima azione. Registra contatto, responsabile, data prevista, priorità e stato. Gli esempi mostrano una proposta da inviare, una risposta del fornitore e un riepilogo completato.
02 · CSV
Una riga per ogni conversazione. Registra data, ora, canale, oggetto, esito e prossimo passo. Aggiungi una nuova riga per ogni chiamata, e-mail o riunione per mantenere la cronologia.
03 · CSV
Una riga per ogni appuntamento, riunione o visita. Registra date e orari di inizio e fine, fuso orario, partecipanti, luogo o link, obiettivo e preparazione.
04 · CSV
Una riga per ogni contatto professionale. Usa la stessa struttura per clienti, fornitori e collaboratori, con azienda, ruolo, recapiti, tipo di relazione e gruppi o etichette.
Tutti gli esempi sono fittizi. Conserva i file reali in una posizione con accesso limitato, evita i link di condivisione pubblici ed elimina le copie temporanee quando non servono più. Queste risorse riguardano l’organizzazione dei dati e non stabiliscono se hai un’autorizzazione o una base giuridica per contattare una persona.
Consulta il manuale per le procedure dettagliate, scopri le funzioni correlate o chiedi assistenza per la tua importazione.