Ressources pratiques
Préparez une importation avec le modèle Excel ou organisez votre travail avec quatre fichiers CSV : suivi client, historique des interactions, agenda et contacts professionnels. Ils contiennent des exemples fictifs et se téléchargent sans inscription.
Téléchargement gratuit · Sans inscription
Un fichier .xlsx prêt à remplir, avec les 16 champs pris en charge, un exemple fictif et des instructions.
02Vérifiez les noms, les téléphones, les adresses e-mail et les doublons éventuels avant d’ajouter vos contacts.
03Consignez l’échange, définissez la prochaine action et ajoutez un rappel depuis la fiche du contact.
04Suivez les prochaines actions, consignez les échanges, préparez les réunions et organisez clients, fournisseurs et partenaires.
01 · .xlsx
Saisissez vos contacts dans la première feuille. Les données commencent en colonne A, avec les en-têtes en ligne 1 et un exemple fictif en ligne 2. Remplacez ou supprimez cet exemple avant l’importation. La deuxième feuille contient les instructions et la correspondance des colonnes A à P.
Le nom est obligatoire. Vous pouvez laisser le code vide : My Contacts Cloud le générera. Les autres champs sont facultatifs.
| Colonne | Champ |
|---|---|
| A | Code |
| B | Nom |
| C | Adresse |
| D | Code postal |
| E | Ville |
| F | Département / région |
| G | Pays |
| H | Téléphone 1 |
| Colonne | Champ |
|---|---|
| I | Téléphone 2 |
| J | |
| K | Site web |
| L | Entreprise |
| M | Identifiant fiscal |
| N | Fonction |
| O | Service |
| P | Notes |
Les groupes, étiquettes, champs personnalisés, interactions et rappels se configurent dans l’application après l’importation. Ils ne figurent pas dans les colonnes de ce modèle.
02
Travaillez sur une copie du fichier original. Cochez chaque point au fil de la vérification ou imprimez la liste pour votre équipe. Les coches sont conservées uniquement tant que cette page reste ouverte.
Avant d’ajouter un contact, My Contacts Cloud compare Téléphone 1, Téléphone 2 et E-mail aux contacts existants et à ceux déjà ajoutés pendant la même importation. Une seule valeur non vide identique suffit pour écarter la nouvelle fiche. La comparaison ne tient compte ni de la casse ni des espaces en début ou en fin de valeur.
Cette vérification n’harmonise pas la ponctuation ni les indicatifs : +34 600 000 000 et +34600000000 peuvent ne pas correspondre. Elle ne fusionne pas les fiches et ne met pas à jour les contacts existants. Un téléphone ou un e-mail partagé peut faire écarter une personne différente. Un code de contact déjà utilisé peut également empêcher l’ajout d’une ligne Excel.
03
Un suivi utile répond à trois questions : que s’est-il passé, quelle est la prochaine action et pour quand ? Conservez ces informations avec le contact pour que chacun puisse reprendre l’échange.
Ouvrez le contact et ajoutez une interaction avec la date et l’heure, le type, l’étape, le résultat et les notes utiles. Retenez la décision ou la demande, sans retranscrire toute la conversation.
Prévoyez une action précise : envoyer une proposition, confirmer un rendez-vous ou appeler après une livraison. Notez ce qu’il vous faut pour la réaliser et convenez, dans l’équipe, de la personne qui s’en chargera.
Ajoutez un rappel pour l’action en attente. Consultez les rappels pour les échéances à venir et utilisez le planning pour les réunions ou événements à horaire fixe.
Une fois l’action réalisée, consignez son résultat dans une nouvelle interaction. Actualisez l’action en attente et son rappel, ou supprimez le rappel s’il n’y a plus rien à faire.
Alex Morgan, du Studio Exemple, demande une proposition. Consignez l’échange et son résultat, choisissez « Envoyer une proposition » comme prochaine action, précisez le périmètre dans les notes et fixez un rappel à la date convenue. Après l’envoi, consignez le résultat et prévoyez une relance si nécessaire.
04 · CSV
Utilisez ces quatre feuilles de travail dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets. Chaque fichier contient une ligne d’en-têtes et trois exemples fictifs à remplacer ou à supprimer.
Ces feuilles sont indépendantes, sans formules ni alertes automatiques. Elles n’importent pas d’interactions ou d’événements dans My Contacts Cloud. Pour importer des contacts, utilisez le modèle Excel ci-dessus et sa correspondance de champs.
01 · CSV
Une ligne par prochaine action. Notez le contact, le responsable, la date prévue, la priorité et le statut. Les exemples présentent une proposition à envoyer, une réponse fournisseur et un compte rendu terminé.
02 · CSV
Une ligne par échange. Consignez la date, l’heure, le canal, l’objet, le résultat et la prochaine étape. Ajoutez une nouvelle ligne pour chaque appel, e-mail ou réunion afin de conserver l’historique.
03 · CSV
Une ligne par rendez-vous, réunion ou visite. Notez les dates et heures de début et de fin, le fuseau horaire, les participants, le lieu ou le lien, l’objectif et la préparation.
04 · CSV
Une ligne par contact professionnel. Utilisez la même structure pour les clients, fournisseurs et partenaires : entreprise, fonction, coordonnées, type de relation, groupes ou étiquettes.
Tous les exemples sont fictifs. Conservez les fichiers réels dans un emplacement à accès restreint, évitez les liens de partage publics et supprimez les copies temporaires devenues inutiles. Ces ressources portent sur l’organisation des données ; elles ne déterminent pas si vous disposez d’une autorisation ou d’une base juridique pour contacter une personne.
Consultez le guide pour les procédures détaillées, découvrez les fonctions associées ou contactez l’assistance pour votre importation.