Praktische Arbeitshilfen
Bereiten Sie einen Import mit der Excel-Vorlage vor oder organisieren Sie Ihre Arbeit mit vier CSV-Arbeitsblättern: Kundenbetreuung, Interaktionsverlauf, Terminplanung und berufliche Kontakte. Alle enthalten fiktive Beispiele und sind ohne Registrierung verfügbar.
Kostenloser Download · Ohne Registrierung
Eine ausfüllbare .xlsx-Datei mit den 16 unterstützten Feldern, einem fiktiven Beispiel und einer Importanleitung.
02Prüfen Sie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und mögliche Dubletten, bevor Sie Kontakte hinzufügen.
03Halten Sie das Gesprächsergebnis fest, planen Sie die nächste Aktion und setzen Sie eine Erinnerung im Kontaktdatensatz.
04Nächste Aktionen verfolgen, Gespräche dokumentieren, Termine vorbereiten und Kunden, Lieferanten sowie Partner organisieren.
01 · .xlsx
Tragen Sie Ihre Kontakte im ersten Arbeitsblatt ein. Die Daten beginnen in Spalte A, mit Überschriften in Zeile 1 und einem fiktiven Beispiel in Zeile 2. Ersetzen oder löschen Sie das Beispiel vor dem Import. Das zweite Arbeitsblatt enthält die Anleitung und die Zuordnung der Spalten A bis P.
Der Name ist ein Pflichtfeld. Sie können den Code leer lassen; My Contacts Cloud erzeugt ihn dann automatisch. Alle anderen Felder sind optional.
| Spalte | Feld |
|---|---|
| A | Code |
| B | Name |
| C | Adresse |
| D | Postleitzahl |
| E | Ort |
| F | Region / Bundesland |
| G | Land |
| H | Telefon 1 |
| Spalte | Feld |
|---|---|
| I | Telefon 2 |
| J | |
| K | Website |
| L | Unternehmen |
| M | Steuer-ID |
| N | Position |
| O | Abteilung |
| P | Notizen |
Gruppen, Tags, benutzerdefinierte Felder, Interaktionen und Erinnerungen richten Sie nach dem Import in der App ein. Sie gehören nicht zu den Spalten dieser Vorlage.
02
Arbeiten Sie mit einer Kopie der Originaldatei. Haken Sie die Punkte bei der Prüfung ab oder drucken Sie die Checkliste für Ihr Team aus. Die Häkchen bleiben nur erhalten, solange diese Seite geöffnet ist.
Vor dem Hinzufügen eines Kontakts vergleicht My Contacts Cloud Telefon 1, Telefon 2 und E-Mail mit vorhandenen Kontakten sowie mit den bereits während desselben Imports hinzugefügten Kontakten. Ein übereinstimmender, nicht leerer Wert genügt, um den neuen Datensatz zu überspringen. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Anfang oder Ende werden ignoriert.
Die Prüfung vereinheitlicht weder Trennzeichen noch Vorwahlen: +34 600 000 000 und +34600000000 können als unterschiedliche Werte gelten. Sie führt keine Datensätze zusammen und aktualisiert keine vorhandenen Kontakte. Bei einer gemeinsamen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kann auch eine andere Person übersprungen werden. Ein bereits verwendeter Kontaktcode kann ebenfalls verhindern, dass eine Excel-Zeile hinzugefügt wird.
03
Eine nachvollziehbare Kontaktpflege beantwortet drei Fragen: Was ist passiert, was steht als Nächstes an und wann? Speichern Sie diese Informationen beim Kontakt, damit Ihr Team das Gespräch jederzeit fortsetzen kann.
Öffnen Sie den Kontakt und erfassen Sie eine Interaktion mit Datum und Uhrzeit, Art, Phase, Ergebnis und relevanten Notizen. Halten Sie die Entscheidung oder Anfrage fest, ohne das gesamte Gespräch zu protokollieren.
Planen Sie eine konkrete Aktion, etwa ein Angebot versenden, einen Termin bestätigen oder nach einer Lieferung anrufen. Notieren Sie, was Sie dafür benötigen, und stimmen Sie im Team ab, wer die Aufgabe übernimmt.
Legen Sie für die ausstehende Aktion eine Erinnerung an. Prüfen Sie anstehende Aufgaben in der Erinnerungsliste und nutzen Sie den Planer für Besprechungen oder Veranstaltungen mit festem Termin.
Halten Sie nach der Aktion das Ergebnis in einer neuen Interaktion fest. Aktualisieren Sie die ausstehende Aktion und die Erinnerung oder entfernen Sie die Erinnerung, wenn nichts mehr zu erledigen ist.
Alex Morgan von Beispiel Studio bittet um ein Angebot. Erfassen Sie das Gespräch und sein Ergebnis, wählen Sie „Angebot versenden“ als ausstehende Aktion, beschreiben Sie den Umfang in den Notizen und setzen Sie eine Erinnerung für den vereinbarten Termin. Halten Sie nach dem Versand das Ergebnis fest und planen Sie bei Bedarf den nächsten Kontakt.
04 · CSV
Nutzen Sie diese vier Arbeitsblätter in Excel, LibreOffice oder Google Sheets. Jede Datei enthält eine Kopfzeile und drei fiktive Beispiele, die Sie ersetzen oder löschen können.
Die Arbeitsblätter sind unabhängig und enthalten keine Formeln oder automatischen Hinweise. Sie importieren keine Interaktionen oder Termine in My Contacts Cloud. Für den Kontaktimport verwenden Sie die Excel-Vorlage oben und die zugehörige Feldzuordnung.
01 · CSV
Eine Zeile pro nächster Aktion. Erfassen Sie Kontakt, zuständige Person, geplantes Datum, Priorität und Status. Die Beispiele zeigen ein offenes Angebot, eine Lieferantenantwort und eine erledigte Zusammenfassung.
02 · CSV
Eine Zeile pro Gespräch. Erfassen Sie Datum, Uhrzeit, Kanal, Betreff, Ergebnis und nächsten Schritt. Fügen Sie für jeden Anruf, jede E-Mail oder Besprechung eine neue Zeile hinzu, um den Verlauf zu erhalten.
03 · CSV
Eine Zeile pro Termin, Besprechung oder Besuch. Erfassen Sie Start und Ende, Zeitzone, Teilnehmende, Ort oder Besprechungslink, Ziel und Vorbereitung.
04 · CSV
Eine Zeile pro beruflichem Kontakt. Nutzen Sie dieselbe Struktur für Kunden, Lieferanten und Partner: Unternehmen, Position, Kontaktdaten, Art der Beziehung sowie Gruppen oder Schlagwörter.
Alle Beispiele sind fiktiv. Bewahren Sie echte Kontaktdateien an einem Ort mit eingeschränktem Zugriff auf, vermeiden Sie öffentliche Freigabelinks und löschen Sie nicht mehr benötigte Arbeitskopien. Diese Ressourcen helfen bei der Datenorganisation. Sie klären nicht, ob eine Einwilligung oder eine andere Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme vorliegt.
Nutzen Sie das Handbuch für ausführliche Anleitungen, entdecken Sie die passenden Funktionen oder wenden Sie sich mit Fragen zu Ihrem Import an den Support.