Placez les contacts dans la première feuille
Prévoyez une ligne par contact et une colonne pour chaque type d’information. Si prénom et nom sont séparés, préparez une colonne de nom complet pour le champ Nom.
D’une liste Excel à des contacts utilisables dans le CRM
Transférer des contacts Excel vers un CRM consiste à y importer le classeur. Dans My Contacts Cloud, enregistrez-le au format .xlsx, placez les contacts dans la première feuille et ouvrez l’importation depuis un fichier Excel. Sélectionnez le fichier, précisez s’il contient des en-têtes et associez les colonnes. Le nom est obligatoire. Testez d’abord quelques lignes.
Les 16 champs du modèle Excel
La première feuille contient les colonnes et un exemple fictif à remplacer ou supprimer. La seconde explique la correspondance des champs. Vous pouvez aussi utiliser votre propre classeur et associer ses colonnes dans le formulaire.
| Colonne | Champ du contact |
|---|---|
| A | Code |
| B | Nom — obligatoire |
| C | Adresse |
| D | Code postal |
| E | Ville |
| F | Région / province |
| G | Pays |
| H | Téléphone 1 |
| I | Téléphone 2 |
| J | |
| K | Site web |
| L | Entreprise |
| M | Identifiant fiscal |
| N | Fonction |
| O | Service |
| P | Notes |
Importez vos contacts étape par étape
Ouvrez l’importation Excel
Dans My Contacts Cloud, choisissez l’importation depuis un fichier Excel et sélectionnez votre classeur .xlsx.
Vérifiez les en-têtes
Activez l’option correspondante si la première ligne contient les noms des colonnes. Les contacts doivent être dans la première feuille.
Associez les colonnes
Associez chaque champ à la colonne correspondante. Par exemple, choisissez B pour Nom, E pour Téléphone 1 et F pour E-mail si votre fichier est organisé ainsi. Laissez les champs inutiles sans affectation.
Importez un petit lot
Commencez par quelques contacts fictifs ou soigneusement vérifiés, dans les limites de taille et de capacité de votre offre.
Contrôlez le résultat
Lisez le récapitulatif et ouvrez plusieurs fiches. Vérifiez noms, accents, téléphones et e-mails avant d’importer la suite.
Voir le tutoriel d’importation Excel · Français · 05:11
Comment fonctionne le contrôle des doublons ?
Avant d’ajouter un contact, My Contacts Cloud compare les valeurs non vides de Téléphone 1, Téléphone 2 et E-mail avec les contacts existants et ceux déjà ajoutés lors de la même importation. Une correspondance suffit à ignorer la nouvelle fiche. La casse et les espaces en début ou fin de valeur sont ignorés.
L’importation ne fusionne pas les contacts et ne met pas les fiches existantes à jour. La ponctuation, les espaces internes et les indicatifs téléphoniques ne sont pas normalisés : +34 600 000 000 et +34600000000 peuvent ne pas correspondre. Harmonisez les données avant l’importation.
Si le résultat ne correspond pas à vos attentes
| Problème | Vérification à effectuer |
|---|---|
| Le fichier ne s’ouvre pas | Enregistrez-le en .xlsx, vérifiez sa taille et sélectionnez le bon classeur. |
| L’en-tête est devenu un contact | Vérifiez l’option indiquant la présence d’en-têtes. |
| Une ligne manque | Contrôlez le nom, les coordonnées identiques, les codes déjà utilisés et la capacité restante. |
| Les mauvaises données ont été importées | Placez la feuille de contacts en première position. |
| Un téléphone a perdu son indicatif ou ses zéros | Formatez les cellules source comme du texte avant d’enregistrer. |
| Les groupes ou rappels manquent | Renseignez-les dans l’application après les 16 champs de contact. |
Commencez à travailler avec les contacts importés
Ouvrez une fiche, vérifiez ses données et ajoutez une interaction, un document ou un rendez-vous avec ses participants. Un rappel associé à l’interaction permet de garder la prochaine action en vue.
Questions fréquentes
Puis-je importer directement un CSV ?
Pour ce processus, ouvrez le CSV dans votre tableur et enregistrez-le d’abord au format .xlsx.
Quelle feuille est importée ?
L’importateur lit la première feuille du classeur.
Quel champ est obligatoire ?
Le nom est obligatoire. Le code peut rester vide pour être généré automatiquement. Les autres champs sont facultatifs.
Les fiches existantes sont-elles mises à jour ou fusionnées ?
Non. Ce processus ajoute des contacts et ignore les correspondances détectées. Il ne met pas les fiches existantes à jour et ne les fusionne pas.
Le modèle importe-t-il événements, interactions ou groupes ?
Non. Il associe 16 champs de contact. Groupes, étiquettes, interactions, rappels et événements se préparent ensuite dans l’application.
Quelle est la taille maximale du fichier ?
Le formulaire affiche une limite de 10 Mo. Le nombre de contacts ajoutés dépend aussi de la capacité restante de l’espace de travail.
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