Videotitorial · 3:41
Vídeo: Crear reunións e engadir participantes
Crea unha reunión, engade os contactos participantes e anexa a orde do día. Recupera a cita e os seus documentos desde o calendario.
Capítulos
Transcrición do vídeo
Transcrición
00:00 · Prepara a reunión
Imos preparar unha reunión do proxecto PRJ-1042. Gardaremos o horario, engadiremos Emma Carter e James Morgan como participantes e incorporaremos a orde do día. Ao rematar poderás recuperar a cita e os materiais que precisas para traballar con estas persoas. En Recursos está o documento editable para adaptalo á túa reunión.
00:24 · Crea o evento
No menú principal, abre Semana para situarte no calendario. Tamén podes utilizar Mes, Día ou Axenda. Vai á data da reunión e preme no signo máis para crear un evento. No exemplo utilizaremos o doce de novembro, das dez ás dez e corenta e cinco. Revisa a data antes de cubrir o resto da ficha.
00:46 · Completa a reunión
Desactiva Todo o día e revisa Inicio e Fin. No Título escribe Revisión PRJ-1042. Na descrición anota o obxectivo: revisar o alcance, confirmar os materiais e acordar o seguinte paso. Completa Lugar con Sala de proxectos. Garda o evento antes de incorporar os ficheiros da reunión.
01:09 · Engade os participantes
Abre de novo o evento no calendario. En Participantes, preme Novo participante, a persoa co signo máis. Ábrese a táboa de contactos. Busca Emma e fai dobre clic na súa fila para incorporala. Repite o proceso con James e garda a ficha do evento. Podes abrila outra vez para comprobar que ambos os nomes están na lista.
01:33 · Anexa a orde do día
Na ficha gardada, preme Adxuntar ficheiros, o cartafol cunha frecha. Abres a xestión documental deste evento. Preme Novo documento e usa Examinar para escoller a orde do día do exemplo. Revisa a data, escribe unha descrición e garda. O ficheiro queda dispoñible coa reunión para consultalo cando o precises durante a preparación.
01:57 · Recupera os materiais
Comproba o nome e a descrición na táboa. O televisor abre o visor axeitado ao formato; preme no nome para descargar unha copia. Neste espazo atoparás os ficheiros do evento. Os documentos que gardaches con Emma continúan na xestión documental do seu contacto. Cada conxunto mantense no contexto no que o incorporaches á aplicación.
02:21 · Reunións en liña
Se a reunión é en liña, escolle Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom na ficha. Completa os datos de acceso dunha reunión que xa preparases nese servizo e compróbaos antes de utilizalos. A creación da videochamada e o envío de invitacións fanse no servizo correspondente. Aquí rexistras os contactos participantes e conservas os datos de acceso.
02:45 · Consulta e actualiza
Volve ao calendario e abre a reunión para revisar horario, lugar, participantes e documentos. Se cambia a hora, modifica Inicio e Fin e garda. Para consultar as reunións dunha persoa, selecciónaa en Contactos e abre Eventos, o calendario cunha marca. Nun móbil, utiliza o menú de Contactos para atopar esta acción da persoa seleccionada.
03:10 · A reunión está preparada
A reunión xa ten horario, obxectivo, participantes e orde do día. En Recursos atoparás o documento editable e a guía coas rutas e as iconas. Adapta o exemplo á túa próxima cita e revisa os datos antes do encontro. Despois poderás rexistrar o resultado no historial do contacto e preparar a continuación cando a acordedes.