Tutoriel vidéo · 3:39
Vidéo: Créer une réunion et ajouter des participants
Créez une réunion, ajoutez les participants et joignez un ordre du jour. Retrouvez le rendez-vous et ses documents depuis le calendrier.
Chapitres
Transcription de la vidéo
Transcription
00:00 · Une réunion préparée
Nous allons préparer une réunion du projet PRJ-1042. Nous enregistrerons l’horaire, ajouterons Emma Carter et James Morgan comme participants, puis joindrons l’ordre du jour. Vous pourrez ensuite retrouver le rendez-vous et les documents nécessaires pour travailler avec ces personnes. Le modèle est disponible dans Ressources pour l’adapter à votre réunion.
00:23 · Créez l’événement
Dans le menu principal, ouvrez Semaine pour afficher le calendrier. Vous pouvez aussi choisir Mois, Jour ou Planning. Allez à la date voulue et cliquez sur le signe plus pour créer l’événement. Pour notre exemple, nous choisirons le douze novembre, de dix heures à dix heures quarante-cinq.
00:43 · Complétez la réunion
Désactivez Toute la journée et vérifiez Début et Fin. Dans Titre, saisissez Révision PRJ-1042. La description précise l’objectif : revoir le périmètre, confirmer les documents et convenir de la suite. Indiquez Salle de projet dans Lieu. Enregistrez l’événement avant d’ajouter ses fichiers.
01:06 · Ajoutez les participants
Rouvrez l’événement depuis le calendrier. Dans Participants, cliquez sur Nouveau participant, la personne avec un signe plus. Le tableau des contacts s’ouvre. Recherchez Emma et double-cliquez sur sa ligne pour l’ajouter. Recommencez avec James, puis enregistrez la fiche. Vous pouvez la rouvrir pour vérifier la présence des deux participants.
01:31 · Joignez l’ordre du jour
Dans la fiche enregistrée, cliquez sur Joindre des fichiers, le dossier avec une flèche. Vous ouvrez les documents de cet événement. Choisissez Nouveau document, puis Parcourir pour sélectionner l’ordre du jour de l’exemple. Vérifiez la date, ajoutez une description et enregistrez. Le fichier est désormais disponible avec cette réunion.
01:55 · Retrouvez les documents
Vérifiez le nom et la description dans le tableau. Le téléviseur ouvre le lecteur adapté au format ; cliquez sur le nom pour télécharger une copie. Cet espace rassemble les fichiers de l’événement. Les documents enregistrés avec Emma restent dans la gestion documentaire de son contact. Vous pouvez ainsi retrouver chaque fichier dans son contexte.
02:18 · Réunions en ligne
Pour une réunion en ligne, choisissez Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom dans la fiche. Complétez les accès d’une réunion que vous avez déjà créée auprès de ce service et vérifiez-les avant utilisation. La création de l’appel vidéo et l’envoi des invitations se font chez le prestataire concerné. Ici, les participants servent à enregistrer les contacts associés à l’événement.
02:43 · Consultez et mettez à jour
Revenez au calendrier et ouvrez la réunion pour revoir l’horaire, le lieu, les participants et les documents. Si l’heure change, modifiez Début et Fin, puis enregistrez. Pour consulter les réunions d’une personne, sélectionnez-la dans Contacts et ouvrez Événements, le calendrier avec une coche. Sur un mobile, utilisez le menu de Contacts.
03:07 · La réunion est prête
Votre réunion dispose maintenant d’un horaire, d’un objectif, de participants et d’un ordre du jour. Dans Ressources, retrouvez le document modifiable et le guide avec les accès et les icônes. Adaptez l’exemple à votre prochain rendez-vous et vérifiez les informations avant la rencontre. Vous pourrez ensuite consigner le résultat dans l’historique du contact.