Videoanleitung · 4:01
Video: Besprechungen planen und Teilnehmer hinzufügen
Legen Sie eine Besprechung an, fügen Sie Kontakte als Teilnehmer hinzu und hinterlegen Sie die Tagesordnung. Finden Sie Termin und Dateien im Kalender wieder.
Kapitel
Videotranskript
Transkript
00:00 · Besprechung vorbereiten
Wir bereiten eine Besprechung für Projekt PRJ-1042 vor. Dazu speichern wir die Uhrzeit, fügen Emma Carter und James Morgan als Teilnehmer hinzu und hinterlegen die Tagesordnung. Anschließend können Sie den Termin mit allen benötigten Unterlagen wieder aufrufen. Die Vorlage unter Ressourcen lässt sich für Ihre eigene Besprechung anpassen.
00:26 · Termin anlegen
Öffnen Sie Woche im Hauptmenü, um zum Kalender zu gelangen. Sie können auch Monat, Tag oder Terminübersicht verwenden. Gehen Sie zum Datum der Besprechung und klicken Sie auf das Pluszeichen, um ein Termin anzulegen. Im Beispiel verwenden wir den zwölften November von zehn Uhr bis zehn Uhr fünfundvierzig.
00:49 · Angaben ergänzen
Deaktivieren Sie Ganztägig und prüfen Sie Start und Ende. Tragen Sie Projektbesprechung PRJ-1042 als Titel ein. Beschreiben Sie das Ziel: Umfang prüfen, Unterlagen bestätigen und den nächsten Schritt vereinbaren. Geben Sie als Ort Projektraum an. Speichern Sie das Termin, bevor Sie Dateien hinzufügen.
01:15 · Teilnehmer hinzufügen
Öffnen Sie das Termin erneut im Kalender. Wählen Sie unter Teilnehmer Neuer Teilnehmer, die Person mit dem Pluszeichen. Die Kontakttabelle öffnet sich. Suchen Sie Emma und übernehmen Sie sie mit einem Doppelklick auf ihre Zeile. Wiederholen Sie das mit James und speichern Sie den Termin. Öffnen Sie ihn bei Bedarf erneut, um beide Namen zu kontrollieren.
01:42 · Tagesordnung hinterlegen
Wählen Sie im gespeicherten Termin Dateien anhängen, den Ordner mit dem Pfeil. Damit öffnen Sie die Dokumentenverwaltung dieses Termins. Klicken Sie auf Neues Dokument und wählen Sie über Durchsuchen die Tagesordnung aus. Prüfen Sie das Datum, ergänzen Sie eine Beschreibung und speichern Sie. Die Datei ist nun bei dieser Besprechung verfügbar.
02:08 · Unterlagen wiederfinden
Prüfen Sie Dateiname und Beschreibung in der Tabelle. Über das Fernsehsymbol öffnen Sie die passende Ansicht, über den Dateinamen laden Sie eine Kopie herunter. Hier finden Sie die Dateien des Termines. Die bei Emma gespeicherten Dokumente bleiben weiterhin in ihrer Kontaktablage. Sie können beide Bereiche unabhängig voneinander für die jeweilige Aufgabe nutzen.
02:35 · Onlinebesprechung ergänzen
Für eine Onlinebesprechung wählen Sie Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom im Termin aus. Tragen Sie die Zugangsdaten einer bereits bei diesem Anbieter vorbereiteten Besprechung ein und prüfen Sie diese vor der Verwendung. Den Videoanruf erstellen und die Einladungen versenden Sie beim jeweiligen Anbieter. Hier halten Sie fest, welche Kontakte am Termin teilnehmen.
03:02 · Prüfen und aktualisieren
Öffnen Sie die Besprechung im Kalender, um Uhrzeit, Ort, Teilnehmer und Dokumente zu prüfen. Ändert sich die Uhrzeit, passen Sie Start und Ende an und speichern. Um die Termine einer Person zu sehen, markieren Sie sie in Kontakte und öffnen Termine, den Kalender mit dem Häkchen. Auf einem Smartphone verwenden Sie das Kontaktmenü.
03:27 · Bereit für das Treffen
Ihre Besprechung hat jetzt eine Uhrzeit, ein Ziel, Teilnehmer und eine Tagesordnung. Unter Ressourcen finden Sie das bearbeitbare Dokument und die Anleitung mit Zugangswegen und Symbolen. Passen Sie das Beispiel an Ihren nächsten Termin an und kontrollieren Sie die Angaben vor dem Treffen. Danach können Sie das Ergebnis im Verlauf des Kontakts festhalten.