Vídeo: Crear reuniones y añadir participantes
Prepara una reunión con horario, lugar, participantes y orden del día. Aprende dónde recuperar sus documentos y los datos de una reunión online.
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00:00 · Prepara una reunión completa
Vamos a preparar una reunión del proyecto PRJ guion mil cuarenta y dos. Guardaremos su horario, añadiremos a Emma Carter y James Morgan como participantes e incorporaremos el orden del día. Al terminar, podrás recuperar la cita y los materiales que necesitas para trabajar con esas personas.
00:21 · Abre el calendario y crea el evento
En el menú principal, abre Semana para situarte en el calendario. También puedes utilizar Mes, Día o Agenda. Desplázate hasta la fecha de la reunión y pulsa el signo más para crear un evento. En el ejemplo, utilizaremos el doce de noviembre, de diez a diez y cuarenta y cinco.
00:43 · Escribe los datos de la reunión
Desactiva Todo el día y revisa Inicio y Fin. En Título escribe Revisión PRJ guion mil cuarenta y dos. En Descripción, anota el objetivo: revisar el alcance, confirmar los materiales y acordar el siguiente paso. Completa Lugar con Sala de proyectos. Guarda el evento antes de incorporar sus archivos.
01:08 · Añade a los participantes
Abre de nuevo el evento desde el calendario. En Participantes, pulsa Nuevo participante, el icono de persona con el signo más. Se abre la tabla de contactos. Busca Emma y haz doble clic en su fila para incorporarla. Repite el proceso con James y guarda la ficha del evento.
01:30 · Incorpora el orden del día
En la ficha guardada, pulsa Adjuntar ficheros, la carpeta con flecha. Abres la gestión documental de este evento. Pulsa Nuevo documento y utiliza Examinar para elegir el orden del día del ejemplo. Revisa la fecha, escribe una descripción y guarda. El archivo queda disponible para esta reunión.
01:54 · Recupera los materiales de la reunión
Comprueba el nombre y la descripción en la tabla. El televisor permite abrir el documento según su formato; pulsa el nombre para descargar una copia. En este espacio encontrarás los archivos del evento. Los documentos que guardaste con Emma continúan en la gestión documental de su contacto.
02:15 · Prepara también las reuniones online
Si la reunión es online, elige Google Meet, Microsoft Teams o Zoom en la ficha y completa los datos de acceso de una reunión que hayas preparado en ese proveedor. Comprueba esos datos antes de utilizarlos. La creación de la videollamada y el envío de invitaciones se realizan en el servicio correspondiente.
02:37 · Consulta y actualiza el encuentro
Vuelve al calendario y abre la reunión para revisar horario, lugar, participantes y documentos. Si cambia la hora, edita Inicio y Fin y guarda. Para consultar las reuniones de una persona, selecciónala en Contactos y abre Eventos, el icono de calendario con una marca. En un móvil, utiliza el menú de Contactos.
03:01 · Continúa con la reunión preparada
Ya tienes una reunión con horario, objetivo, participantes y orden del día. En Recursos encontrarás el documento editable y la guía con las rutas e iconos. Adapta el ejemplo a tu próxima cita y revisa sus datos antes del encuentro. Después podrás registrar el resultado en el historial del contacto.