Videotutorial · 4:22
Vídeo: Crear reunions i afegir participants
Crea una reunió, afegeix-hi els contactes participants i adjunta l’ordre del dia. Recupera la cita i els documents des del calendari.
Capítols
Transcripció del vídeo
Transcripció
00:00 · Prepara la reunió
Preparem una reunió del projecte PRJ-1042. Desarem l’horari, afegirem Emma Carter i James Morgan com a participants i hi adjuntarem l’ordre del dia. Al final podràs recuperar la cita i els materials que necessites per treballar amb aquestes persones. A Recursos trobaràs el document editable per adaptar-lo a la teva reunió.
00:28 · Crea l’esdeveniment
Al menú principal, obre Setmana per situar-te al calendari. També pots utilitzar Mes, Dia o Agenda. Ves a la data de la reunió i prem el signe més per crear un esdeveniment. A l’exemple utilitzarem el dotze de novembre, de les deu a tres quarts d’onze. Revisa la data abans de completar la fitxa.
00:55 · Completa la reunió
Desactiva Tot el dia i revisa Inici i Fi. Al Títol escriu Revisió PRJ-1042. A la descripció indica l’objectiu: revisar l’abast, confirmar els materials i acordar el pas següent. Completa Lloc amb Sala de projectes. Desa l’esdeveniment abans d’incorporar els fitxers que faràs servir a la reunió.
01:24 · Afegeix els participants
Torna a obrir l’esdeveniment al calendari. A Participants, prem Nou participant, la persona amb el signe més. S’obre la taula de contactes. Busca Emma i fes doble clic a la seva fila per incorporar-la. Repeteix el procés amb James i desa la fitxa de l’esdeveniment. Pots tornar-la a obrir per comprovar que tots dos hi apareixen.
01:54 · Adjunta l’ordre del dia
A la fitxa desada, prem Adjuntar fitxers, la carpeta amb una fletxa. S’obre la gestió documental d’aquest esdeveniment. Prem Nou document i fes servir Examinar per triar l’ordre del dia de l’exemple. Revisa la data, escriu una descripció i desa. El fitxer queda disponible amb la reunió perquè el puguis consultar quan el necessitis.
02:23 · Recupera els materials
Comprova el nom i la descripció a la taula. El televisor obre el visor adequat al format; prem el nom per descarregar una còpia. En aquest espai trobaràs els fitxers de l’esdeveniment. Els documents que havies desat amb Emma continuen a la gestió documental del seu contacte. Cada conjunt es manté en el context on el vas incorporar.
02:51 · Reunions en línia
Si la reunió és en línia, tria Google Meet, Microsoft Teams o Zoom a la fitxa. Completa les dades d’accés d’una reunió que ja hagis preparat amb aquell servei i comprova-les abans d’utilitzar-les. La creació de la videotrucada i l’enviament d’invitacions es fan al servei corresponent. Aquí registres els contactes participants i conserves les dades d’accés.
03:20 · Consulta i actualitza
Torna al calendari i obre la reunió per revisar horari, lloc, participants i documents. Si canvia l’hora, modifica Inici i Fi i desa. Per consultar les reunions d’una persona, selecciona-la a Contactes i obre Esdeveniments, el calendari amb una marca. En un mòbil, utilitza el menú de Contactes per trobar aquesta acció.
03:47 · La reunió està a punt
La reunió ja té un horari, un objectiu, participants i ordre del dia. A Recursos trobaràs el document editable i la guia amb les rutes i les icones. Adapta l’exemple a la propera cita i revisa les dades abans de la trobada. Després podràs registrar el resultat a l’historial del contacte i preparar la continuació quan l’acordeu.