Videotutorial · 4:13
Video: Creare riunioni e aggiungere partecipanti
Crea una riunione, aggiungi i contatti partecipanti e allega un ordine del giorno. Ritrova l’appuntamento e i suoi documenti nel calendario.
Capitoli
Trascrizione del video
Trascrizione
00:00 · Prepara la riunione
Prepariamo una riunione del progetto PRJ-1042. Salveremo l’orario, aggiungeremo Emma Carter e James Morgan come partecipanti e allegheremo l’ordine del giorno. Alla fine potrai ritrovare l’appuntamento e i materiali necessari per lavorare con queste persone. Nelle Risorse trovi il documento modificabile da adattare alla tua prossima riunione.
00:28 · Crea l’evento
Dal menu principale, apri Settimana per visualizzare il calendario. Puoi usare anche Mese, Giorno o Agenda. Vai alla data dell’incontro e premi il segno più per creare un evento. Nell’esempio useremo il dodici novembre, dalle dieci alle dieci e quarantacinque. Verifica la data selezionata prima di compilare la scheda.
00:54 · Compila la riunione
Disattiva Tutto il giorno e controlla Inizio e Fine. Nel Titolo scrivi Revisione PRJ-1042. Nella descrizione indica l’obiettivo: rivedere l’ambito del progetto, confermare i materiali e concordare il passo successivo. In Luogo scrivi Sala progetti. Salva l’evento prima di aggiungere i file della riunione.
01:22 · Aggiungi i partecipanti
Riapri l’evento dal calendario. In Partecipanti, premi Nuovo partecipante, la persona con il segno più. Si apre la tabella dei contatti. Cerca Emma e fai doppio clic sulla sua riga per aggiungerla. Ripeti con James e salva la scheda dell’evento. Puoi riaprirla per controllare che entrambi i nomi siano presenti nell’elenco.
01:49 · Allega l’ordine del giorno
Nella scheda salvata, premi Allega file, la cartella con la freccia. Apri così la gestione documenti di questo evento. Premi Nuovo documento e usa Sfoglia per scegliere l’ordine del giorno dell’esempio. Controlla la data, scrivi una descrizione e salva. Il documento rimane disponibile nello spazio della riunione appena creata.
02:17 · Ritrova i materiali
Controlla nome e descrizione nella tabella. Il televisore apre il documento nel visualizzatore adatto al formato; premi il nome per scaricare una copia. In questo spazio trovi i file dell’evento. I documenti salvati con Emma restano nella gestione documenti del suo contatto. Ogni archivio mantiene così i materiali relativi al proprio contesto.
02:44 · Riunioni online
Per una riunione online, scegli Google Meet, Microsoft Teams o Zoom nella scheda. Inserisci i dati di accesso di una riunione già preparata con quel servizio e controllali prima di usarli. La creazione della videochiamata e l’invio degli inviti si effettuano nel servizio corrispondente. Qui registri i contatti che partecipano all’evento e i dati per accedere.
03:11 · Consulta e aggiorna
Torna al calendario e apri la riunione per controllare orario, luogo, partecipanti e documenti. Se cambia l’ora, modifica Inizio e Fine e salva. Per vedere gli incontri di una persona, selezionala in Contatti e apri Eventi, il calendario con la spunta. Su uno smartphone usa il menu di Contatti per trovare questa azione.
03:38 · La riunione è pronta
La riunione ha ora un orario, un obiettivo, i partecipanti e l’ordine del giorno. Nelle Risorse trovi il documento modificabile e la guida con percorsi e icone. Adatta l’esempio al prossimo appuntamento e controlla le informazioni prima dell’incontro. Dopo potrai registrare il risultato nella cronologia del contatto e preparare la prossima attività.