Tutorial em vídeo · 4:06
Vídeo: Criar reuniões e adicionar participantes
Crie uma reunião, adicione os contatos participantes e anexe uma pauta. Encontre o compromisso e seus documentos no calendário.
Capítulos
Transcrição do vídeo
Transcrição
00:00 · Prepare a reunião
Vamos preparar uma reunião do projeto PRJ-1042. Salvaremos o horário, adicionaremos Emma Carter e James Morgan como participantes e anexaremos a pauta. Ao terminar, você poderá encontrar o compromisso e os materiais necessários para trabalhar com essas pessoas. Em Recursos, está o documento editável para adaptar à sua reunião.
00:27 · Crie o evento
No menu principal, abra Semana para entrar no calendário. Você também pode usar Mês, Dia ou Agenda. Vá até a data da reunião e clique no sinal de mais para criar um evento. No exemplo, usaremos doze de novembro, das dez às dez e quarenta e cinco. Confira a data selecionada antes de preencher os demais campos.
00:52 · Preencha a reunião
Desative O dia todo e confira Início e Fim. No Título, escreva Revisão PRJ-1042. Na descrição, registre o objetivo: revisar o escopo, confirmar os materiais e combinar o próximo passo. Em Localização, informe Sala de projetos. Salve o evento antes de adicionar seus arquivos.
01:19 · Adicione os participantes
Reabra o evento pelo calendário. Em Participantes, clique em Novo participante, a pessoa com o sinal de mais. A tabela de contatos abre. Procure Emma e dê um clique duplo na linha para adicioná-la. Repita com James e salve a ficha do evento. Você pode reabri-la para conferir se os dois participantes estão na lista.
01:46 · Anexe a pauta
Na ficha salva, clique em Anexar arquivos, a pasta com uma seta. Você abre a gestão de documentos desse evento. Clique em Novo documento e use Procurar para escolher a pauta do exemplo. Confira a data, escreva uma descrição e salve. O arquivo fica disponível no espaço desta reunião, para ser consultado quando você precisar.
02:12 · Encontre os materiais
Confira o nome e a descrição na tabela. A televisão abre o visualizador adequado ao formato; clique no nome para baixar uma cópia. Nesse espaço ficam os arquivos do evento. Os documentos que você salvou com Emma continuam na gestão de documentos do contato dela. Cada conjunto de materiais permanece assim no contexto em que foi adicionado.
02:38 · Reuniões online
Se a reunião for online, escolha Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom na ficha. Preencha os dados de acesso de uma reunião já preparada nesse serviço e confira as informações antes de usá-las. A criação da videochamada e o envio dos convites são feitos no serviço correspondente. Aqui você registra os contatos participantes e guarda os dados de acesso.
03:05 · Consulte e atualize
Volte ao calendário e abra a reunião para conferir horário, local, participantes e documentos. Se o horário mudar, edite Início e Fim e salve. Para ver os compromissos de uma pessoa, selecione-a em Contatos e abra Eventos, o calendário com uma marca. Em um smartphone, use o menu de Contatos para encontrar essa ação.
03:30 · A reunião está pronta
Sua reunião agora tem horário, objetivo, participantes e pauta. Em Recursos, você encontra o documento editável e o guia com caminhos e ícones. Adapte o exemplo ao próximo compromisso e confira os dados antes do encontro. Depois, você poderá registrar o resultado no histórico do contato e preparar a próxima atividade quando combinar a continuidade.