Videotitorial · 4:52
Vídeo: Configurar e organizar os contactos
Configura grupos e etiquetas, importa contactos e organiza a táboa. Desde a ficha accede á comunicación, os documentos, as interaccións e os eventos.
Capítulos
Transcrición do vídeo
Transcrición
00:00 · Comeza polo menú
Imos preparar os primeiros contactos e comezar a traballar con eles. Veremos a configuración, incorporaremos os contactos e organizaremos a táboa. Despois abriremos a ficha de Emma Carter, de Harborlight Design Studio. No menú principal atoparás Utilidades, Importar e Contactos. Seguiremos esta orde para preparar a información antes de usala na ficha e nas tarefas do día a día.
00:26 · Grupos e etiquetas
Entra en Utilidades e abre Grupos de contactos. Define os nomes e as opcións para clasificar as persoas. No exemplo usaremos Orixe do contacto, coa opción Feira profesional. Volve a Utilidades e abre Etiquetas de contactos. Engade VIP e escolle a súa cor. Se o equipo xa ten unha clasificación preparada, utiliza os criterios que teñades acordados.
00:53 · Referencias e preferencias
En Utilidades, abre Configurar contactos. Aquí defines catro nomes de referencias e seis títulos de preferencias. Usaremos Proxecto para o identificador PRJ-1042. En Necesidades especiais anotaremos como prefire Emma recibir a documentación. Garda a configuración e volve ao menú. O título prepárase aquí; o contido cubrirase despois na ficha do contacto.
01:21 · Escolle a orixe
Abre agora Importar no menú principal. Podes traer contactos de Google, Microsoft, Apple ou dun ficheiro Excel. Escolle a orixe e segue os pasos de autorización ou selección do ficheiro. A importación de Apple úsase desde un dispositivo Apple. Revisa o resultado antes de continuar. Tamén podes crear contactos manualmente desde a lista de persoas.
01:47 · Completa a ficha
Abre Contactos e busca Emma. Para dala de alta, escolle Novo contacto e escribe o seu nome. Para modificar unha ficha existente, selecciona a fila e preme Editar contacto. Comproba a empresa e o correo. Asigna Orixe do contacto: Feira profesional, VIP, o código do proxecto e a preferencia Documentación por correo. Garda e volve abrir a ficha para comprobar os datos.
02:15 · Busca e filtra
Para localizar unha persoa, utiliza a busca da táboa. O funil abre o filtro por grupos e etiquetas. Selecciona Orixe do contacto: Feira profesional e VIP, e aplica o filtro. Podes afinar o resultado coa busca. Para recuperar a lista completa, retira o filtro e borra o texto que escribiches no campo de busca.
02:38 · Organiza as columnas
Abre Amosar columnas e marca os datos que queres ver. Selecciona o nome dunha columna e usa as frechas para cambiar a súa posición. Pecha a xanela para conservar a disposición. Para ordenar as filas, preme nunha cabeceira, como Nome. Volve premer para inverter a orde. Despois aplica de novo o filtro que precises.
03:02 · Exporta a lista
Cando teñas a selección e as columnas preparadas, abre Exportar táboa: é a nube cunha frecha cara abaixo. Escolle Excel para traballar cos datos ou PDF para compartir unha lista. Comproba o ficheiro descargado, incluídas as persoas e as columnas que contén. A táboa tamén ofrece Imprimir se precisas unha copia da lista que acabas de preparar.
03:25 · Recoñece as accións
Volve á ficha de Emma. O marcador ao lado do enderezo abre Google Maps. O menú do teléfono ofrece Chamar, WhatsApp e SMS segundo o dispositivo e as aplicacións dispoñibles. Nese menú, recoñece a icona de WhatsApp e a burbulla das mensaxes. A arroba ao lado do correo abre Enviar unha mensaxe. O globo abre a web do contacto. Asocia cada icona co nome da súa acción.
03:53 · Continúa desde o contacto
Volve á táboa e mantén seleccionada a fila de Emma. En Interaccións consultarás as conversas; en Xestión documental, os seus ficheiros. Eventos mostra as citas nas que participa. Estas accións están na barra de Contactos. Nun móbil, abre o menú de Contactos, onde atoparás as accións agrupadas para traballar coa persoa seleccionada.
04:18 · Practica o percorrido
Agora xa podes preparar a clasificación, incorporar contactos, atopar unha persoa, organizar a táboa e abrir a súa ficha. Proba o percorrido cun contacto que coñezas. En Recursos tes os pasos escritos e unha axuda coas iconas para consultar mentres traballas. Continúa despois coa xestión dos documentos do contacto, cando esteas preparado para a seguinte tarefa.