Videotutorial · 5:41
Vídeo: Configurar i organitzar els contactes
Configura grups i etiquetes, importa contactes i organitza la taula. Des de la fitxa accedeix als canals de comunicació, documents, interaccions i esdeveniments.
Capítols
Transcripció del vídeo
Transcripció
00:00 · Comença pel menú
Preparem els primers contactes i comencem a treballar-hi. Primer veurem la configuració, incorporarem els contactes i organitzarem la taula. Després obrirem la fitxa d’Emma Carter, de Harborlight Design Studio. Al menú principal trobaràs Utilitats, Importar i Contactes. Seguirem aquest ordre per preparar les dades abans d’utilitzar-les a la fitxa i a les tasques del dia a dia.
00:30 · Grups i etiquetes
Entra a Utilitats i obre Grups de contactes. Defineix els noms i les opcions per classificar les persones. Farem servir Origen del contacte, amb l’opció Fira professional. Torna a Utilitats i obre Etiquetes de contactes. Afegeix VIP i tria’n el color. Si l’equip ja té una classificació preparada, utilitza els criteris que hàgiu acordat.
01:01 · Referències i preferències
A Utilitats, entra a Configurar contactes. Aquí defineixes quatre noms de referències i sis títols de preferències. Utilitzarem Projecte per a l’identificador PRJ-1042. A Necessitats especials indicarem com prefereix Emma rebre la documentació. Desa la configuració i torna al menú. Aquí prepares el títol; el contingut el completaràs a la fitxa del contacte.
01:35 · Tria l’origen
Obre ara Importar al menú principal. Pots portar contactes de Google, Microsoft, Apple o d’un fitxer Excel. Tria l’origen i segueix els passos d’autorització o de selecció del fitxer. La importació d’Apple s’utilitza des d’un dispositiu Apple. Revisa el resultat abans de continuar. També pots crear contactes manualment des de la llista de persones.
02:06 · Completa la fitxa
Obre Contactes i busca Emma. Per donar-la d’alta, fes servir Nou contacte i escriu-ne el nom. Per modificar una fitxa existent, selecciona’n la fila i prem Editar contacte. Comprova l’empresa i el correu. Assigna Origen del contacte: Fira professional, VIP, el codi del projecte i la preferència Documentació per correu. Desa i torna a obrir la fitxa per comprovar-ho.
02:37 · Busca i filtra
Per localitzar una persona, escriu al cercador de la taula. L’embut obre el filtre per grups i etiquetes. Selecciona Origen del contacte: Fira professional i VIP, i aplica el filtre. Pots afinar el resultat amb la cerca. Per recuperar tota la llista, treu el filtre i esborra el text de cerca que hi havies escrit.
03:05 · Organitza les columnes
Obre Mostrar columnes i marca les dades que vols veure. Selecciona el nom d’una columna i fes servir les fletxes per canviar-ne la posició. Tanca la finestra per conservar la disposició. Per ordenar les files, prem una capçalera, com ara Nom. Torna-hi a prémer per invertir l’ordre. Després aplica de nou el filtre que necessitis.
03:32 · Exporta la llista
Quan tinguis la selecció i les columnes preparades, obre Exportar taula: és el núvol amb una fletxa cap avall. Tria Excel per treballar amb les dades o PDF per compartir una llista. Comprova el fitxer descarregat, incloent-hi les persones i les columnes que conté. La taula també ofereix l’opció Imprimir si necessites una còpia de la llista preparada.
04:00 · Reconeix les accions
Torna a la fitxa d’Emma. El marcador al costat de l’adreça obre Google Maps. El menú del telèfon ofereix Truca, WhatsApp i SMS segons el dispositiu i les aplicacions disponibles. En aquest menú, reconeix la icona de WhatsApp i la bafarada dels missatges. L’arrova al costat del correu obre Envia un missatge. El globus obre el web del contacte. Associa cada icona al nom de la seva acció.
04:36 · Continua des del contacte
Torna a la taula i mantén seleccionada la fila d’Emma. A Interaccions consultaràs les converses; a Gestió documental, els seus fitxers. Esdeveniments mostra les cites en què participa. Aquestes accions són a la barra de Contactes. En un mòbil, obre el menú de Contactes, on trobaràs les accions agrupades per treballar amb la persona seleccionada.
05:06 · Practica el recorregut
Ara ja pots preparar la classificació, incorporar contactes, trobar una persona, organitzar la taula i obrir-ne la fitxa. Prova el recorregut amb un contacte que coneguis. A Recursos tens els passos escrits i una ajuda d’icones per consultar mentre treballes. Continua després amb la gestió dels documents del contacte, quan et vagi bé.