Videotutorial · 5:27
Video: Configurare e organizzare i contatti
Configura gruppi ed etichette, importa i contatti e organizza la tabella. Dalla scheda del contatto accedi a comunicazioni, documenti, interazioni ed eventi.
Capitoli
Trascrizione del video
Trascrizione
00:00 · Inizia dal menu
Prepariamo i primi contatti e iniziamo a lavorare. Vedremo le impostazioni, aggiungeremo i contatti e organizzeremo la tabella. Poi apriremo la scheda di Emma Carter, di Harborlight Design Studio. Nel menu principale trovi Utilità, Importa e Contatti. Seguiremo questo ordine per preparare i dati prima di usarli nella scheda e nelle attività successive.
00:28 · Gruppi ed etichette
Apri Utilità e poi Gruppi di contatti. Definisci i nomi e le opzioni con cui classificare le persone. Nell’esempio useremo Origine del contatto, con Fiera di settore come opzione. Torna in Utilità e apri Etichette di contatto. Aggiungi VIP e scegli il colore. Se il tuo gruppo di lavoro usa già una classificazione, segui i criteri concordati.
00:57 · Riferimenti e preferenze
In Utilità, apri Configura contatti. Qui definisci quattro nomi di riferimento e sei titoli per le preferenze. Useremo Progetto per l’identificativo PRJ-1042. In Esigenze particolari indicheremo come Emma preferisce ricevere i documenti. Salva la configurazione e torna al menu. Il titolo si prepara qui; il contenuto si compila nella scheda del contatto.
01:29 · Scegli la fonte
Apri ora Importa nel menu principale. Puoi recuperare i contatti da Google, Microsoft, Apple o da un file Excel. Scegli la fonte e segui i passaggi per autorizzare l’accesso o selezionare il file. L’importazione Apple si usa da un dispositivo Apple. Verifica il risultato prima di proseguire. Puoi anche creare i contatti manualmente dalla tabella.
01:59 · Completa la scheda
Apri Contatti e cerca Emma. Per crearla, scegli Nuovo contatto e inserisci il nome. Per modificare una scheda esistente, seleziona la riga e scegli Modifica contatto. Controlla azienda ed email. Assegna Origine del contatto: Fiera di settore, VIP, il codice del progetto e la preferenza Documenti via email. Salva e riapri la scheda per verificare i dati.
02:30 · Cerca e filtra
Per trovare una persona, usa Cerca nella tabella. L’imbuto apre il filtro per gruppi ed etichette. Seleziona Origine del contatto: Fiera di settore e VIP, quindi applica il filtro. Puoi restringere ancora i risultati con Cerca. Per tornare all’elenco completo, rimuovi il filtro e cancella il testo di ricerca.
02:56 · Organizza le colonne
Apri Mostra colonne e seleziona le informazioni che vuoi vedere. Scegli il nome di una colonna e usa le frecce per spostarla in alto o in basso. Chiudi la finestra per mantenere la disposizione. Per ordinare le righe, premi un’intestazione, per esempio Nome. Premi di nuovo per invertire l’ordine. Poi riapplica il filtro che ti serve.
03:24 · Esporta l’elenco
Quando hai preparato l’elenco e le colonne, apri Esporta tabella: è la nuvola con la freccia verso il basso. Scegli Excel per lavorare sui dati, oppure PDF per condividere un elenco. Controlla il file scaricato, comprese le persone e le colonne presenti. La tabella offre anche Stampa, se vuoi una copia della lista preparata.
03:50 · Riconosci le azioni
Riapri la scheda di Emma. Il segnaposto accanto all’indirizzo apre Google Maps. Il menu del telefono offre Chiama, WhatsApp e SMS in base al dispositivo e alle app disponibili. Nel menu riconosci l’icona WhatsApp e il fumetto per i messaggi. La chiocciola accanto all’email apre Invia un messaggio. Il globo apre il sito web. Associa ogni icona al suo nome per ritrovarla più facilmente.
04:23 · Continua dal contatto
Torna alla tabella mantenendo selezionata la riga di Emma. Interazioni permette di consultare gli scambi; Gestione documenti raccoglie i suoi file. Eventi mostra gli appuntamenti a cui partecipa. Queste azioni sono nella barra di Contatti. Su uno smartphone apri il menu di Contatti, dove trovi le azioni raggruppate per lavorare sulla persona selezionata.
04:51 · Prova il percorso
Ora sai preparare la classificazione, aggiungere contatti, trovare una persona, organizzare la tabella e aprire la sua scheda. Prova il percorso con un contatto che conosci. Nelle Risorse trovi i passaggi scritti e una guida alle icone da consultare mentre lavori. Quando sei pronto, continua con la gestione dei documenti del contatto.