Tutoriel vidéo · 4:50
Vidéo: Configurer et organiser vos contacts
Configurez les groupes et les étiquettes, importez vos contacts et organisez le tableau. Retrouvez les échanges, documents et événements depuis chaque fiche.
Chapitres
Transcription de la vidéo
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00:00 · Commencez par le menu
Préparons vos premiers contacts pour commencer à travailler. Nous allons configurer les options, ajouter les contacts et organiser le tableau. Puis nous ouvrirons la fiche d’Emma Carter, de Harborlight Design Studio. Le menu principal donne accès à Utilitaires, Importer et Contacts. Nous suivrons cet ordre pour préparer les informations avant de les utiliser.
00:24 · Groupes et étiquettes
Ouvrez Utilitaires, puis Groupes de contacts. Définissez les noms et les options qui serviront à classer les personnes. Dans notre exemple : Origine du contact, puis Salon professionnel. Revenez dans Utilitaires et ouvrez Étiquettes de contacts. Ajoutez VIP et choisissez sa couleur. Si votre équipe utilise déjà une classification, reprenez celle qui a été convenue.
00:51 · Références et préférences
Dans Utilitaires, ouvrez Configurer les contacts. Vous pouvez définir quatre noms de références et six titres de préférences. Nous utiliserons Projet pour un identifiant : PRJ-1042. Sous Besoins particuliers, nous indiquerons qu’Emma préfère recevoir les documents par e-mail. Enregistrez la configuration, puis revenez au menu principal pour poursuivre.
01:18 · Choisissez la source
Ouvrez maintenant Importer. Vous pouvez récupérer des contacts Google, Microsoft, Apple ou ceux enregistrés dans un fichier Excel. Choisissez la source et suivez les étapes d’autorisation ou de sélection du fichier. L’importation Apple s’utilise depuis un appareil Apple. Vérifiez le résultat avant de continuer. Vous pouvez également créer les contacts manuellement depuis la liste.
01:45 · Complétez la fiche
Dans le menu principal, ouvrez Contacts et recherchez Emma. Pour la créer, choisissez Nouveau contact et saisissez son nom. Pour modifier une fiche existante, sélectionnez sa ligne, puis Modifier le contact. Vérifiez l’entreprise et l’e-mail. Attribuez Origine du contact : Salon professionnel, VIP, l’identifiant du projet et la préférence d’envoi par e-mail. Enregistrez, puis rouvrez la fiche pour vérifier.
02:15 · Recherchez et filtrez
Pour retrouver une personne, utilisez Rechercher dans le tableau. L’entonnoir ouvre le filtre par groupes et étiquettes. Sélectionnez Origine du contact : Salon professionnel et VIP, puis appliquez le filtre. Vous pouvez préciser la recherche. Pour retrouver toute la liste, supprimez le filtre et effacez le texte de recherche.
02:39 · Organisez les colonnes
Ouvrez Afficher les colonnes et cochez les informations souhaitées. Sélectionnez le nom d’une colonne, puis utilisez les flèches pour changer sa position. Fermez la fenêtre pour conserver la disposition. Pour trier les lignes, cliquez sur un en-tête, par exemple Nom. Cliquez à nouveau pour inverser l’ordre. Réappliquez ensuite le filtre dont vous avez besoin.
03:05 · Exportez la liste
Une fois la sélection et les colonnes prêtes, ouvrez Exporter le tableau : c’est le nuage avec une flèche vers le bas. Choisissez Excel pour travailler les données, ou PDF pour partager une liste. Vérifiez le fichier téléchargé, notamment les personnes et les colonnes qu’il contient. Le tableau propose aussi une option d’impression.
03:27 · Repérez les actions
Rouvrez la fiche d’Emma. Le repère à côté de l’adresse ouvre Google Maps. Le menu du téléphone propose Appeler, WhatsApp et SMS selon l’appareil et les applications disponibles. Repérez WhatsApp et la bulle de message dans ce menu. L’arobase à côté de l’e-mail ouvre Envoyer un message. Le globe ouvre le site web du contact. Associez chaque icône à son nom pour la retrouver plus facilement.
03:55 · Poursuivez depuis le contact
Revenez au tableau en gardant la ligne d’Emma sélectionnée. Interactions permet de retrouver les échanges ; Gestion des documents donne accès à ses fichiers. Événements affiche les rendez-vous auxquels elle participe. Ces actions sont dans la barre de Contacts. Sur un mobile, ouvrez le menu de Contacts pour retrouver les actions regroupées.
04:18 · Pratiquez le parcours
Vous savez maintenant préparer la classification, ajouter des contacts, retrouver une personne, organiser le tableau et ouvrir sa fiche. Essayez avec un contact que vous connaissez. Dans Ressources, vous trouverez les étapes écrites et une aide sur les icônes à consulter pendant votre travail. Poursuivez ensuite avec la gestion des documents du contact.