Videoanleitung · 5:21
Video: Kontakte einrichten und organisieren
Richten Sie Gruppen und Labels ein, importieren Sie Kontakte und gestalten Sie die Tabelle. Öffnen Sie Kommunikation, Dokumente und Termine direkt beim Kontakt.
Kapitel
Videotranskript
Transkript
00:00 · Starten Sie im Menü
Bereiten wir Ihre ersten Kontakte vor. Wir beginnen mit den Einstellungen, übernehmen die Kontakte und richten die Tabelle ein. Danach öffnen wir den Eintrag von Emma Carter aus dem Harborlight Design Studio. Im Hauptmenü finden Sie Dienstprogramme, Importieren und Kontakte. Wir gehen diese Bereiche der Reihe nach durch, damit die benötigten Angaben bereits vorbereitet sind.
00:27 · Gruppen und Labels
Öffnen Sie Dienstprogramme und dann Kontaktgruppen. Legen Sie die Namen und Auswahlmöglichkeiten fest, mit denen Sie Kontakte einordnen möchten. Wir verwenden Kontaktquelle mit der Option Fachmesse. Gehen Sie zurück zu Dienstprogramme und öffnen Sie Kontakt-Labels. Fügen Sie VIP hinzu und wählen Sie eine Farbe. Hat Ihr Team bereits eine Einteilung, verwenden Sie die gemeinsam vereinbarten Kriterien.
00:57 · Referenzen einrichten
Öffnen Sie unter Dienstprogramme den Bereich Kontakte einrichten. Hier legen Sie vier Referenznamen und sechs Überschriften für Präferenzen fest. Projekt verwenden wir für die Kennung PRJ-1042. Unter Besondere Anforderungen halten wir fest, wie Emma ihre Unterlagen erhalten möchte. Speichern Sie die Einstellungen und kehren Sie zum Hauptmenü zurück.
01:25 · Quelle auswählen
Öffnen Sie jetzt Importieren. Sie können Kontakte von Google, Microsoft und Apple sowie aus einer Excel-Datei übernehmen. Wählen Sie die Quelle und folgen Sie den Schritten zur Freigabe oder Dateiauswahl. Der Apple-Import wird auf einem Apple-Gerät verwendet. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie weiterarbeiten. Kontakte lassen sich auch von Hand in der Kontaktliste anlegen.
01:54 · Kontaktkarte ergänzen
Öffnen Sie Kontakte und suchen Sie Emma. Zum Anlegen wählen Sie Neuer Kontakt und geben ihren Namen ein. Zum Ändern eines vorhandenen Eintrags markieren Sie die Zeile und wählen Kontakt bearbeiten. Prüfen Sie Firma und E-Mail-Adresse. Weisen Sie Kontaktquelle: Fachmesse, VIP, die Projektkennung und die Präferenz Unterlagen per E-Mail zu. Speichern Sie den Eintrag und öffnen Sie ihn zur Kontrolle erneut.
02:25 · Suchen und filtern
Um eine Person zu finden, verwenden Sie die Suche in der Tabelle. Über den Trichter öffnen Sie den Filter für Gruppen und Labels. Wählen Sie Kontaktquelle: Fachmesse sowie VIP und wenden Sie den Filter an. Mit der Suche können Sie weiter eingrenzen. Für die vollständige Liste entfernen Sie den Filter und löschen den Suchtext.
02:50 · Spalten anordnen
Öffnen Sie Spalten anzeigen und markieren Sie die gewünschten Angaben. Wählen Sie einen Spaltennamen und verschieben Sie ihn mit den Pfeilen nach oben oder unten. Schließen Sie das Fenster, um die Anordnung beizubehalten. Zum Sortieren klicken Sie auf eine Überschrift, etwa Name. Ein weiterer Klick kehrt die Reihenfolge um. Wenden Sie anschließend den benötigten Filter erneut an.
03:18 · Liste exportieren
Wenn Auswahl und Spalten vorbereitet sind, öffnen Sie Tabelle exportieren: die Wolke mit dem Pfeil nach unten. Wählen Sie Excel zum Weiterbearbeiten oder PDF zum Weitergeben einer Liste. Prüfen Sie die heruntergeladene Datei, insbesondere die enthaltenen Personen und Spalten. Die Tabelle bietet außerdem eine Druckfunktion, wenn Sie die vorbereitete Liste ausdrucken möchten.
03:46 · Symbole wiedererkennen
Öffnen Sie Emmas Kontaktkarte. Die Markierung neben der Adresse führt zu Google Maps. Im Telefonmenü finden Sie Anrufen, WhatsApp und SMS, abhängig vom Gerät und den verfügbaren Apps. Achten Sie dort auf das WhatsApp-Symbol und die Nachrichtenblase. Das At-Zeichen neben der E-Mail-Adresse öffnet Nachricht senden. Über die Weltkugel gelangen Sie zur Website. Orientieren Sie sich jeweils am Symbol und an seiner Bezeichnung.
04:19 · Beim Kontakt fortfahren
Kehren Sie zur Tabelle zurück und lassen Sie Emmas Zeile markiert. Unter Interaktionen finden Sie die bisherigen Gespräche, unter Dokumentenverwaltung ihre Dateien. Termine zeigt die Termine, an denen sie teilnimmt. Diese Aktionen stehen in der Kontaktleiste. Auf einem Smartphone öffnen Sie das Kontaktmenü, in dem die Aktionen zusammengefasst sind.
04:45 · Ablauf ausprobieren
Sie können jetzt die Einteilung vorbereiten, Kontakte übernehmen, eine Person finden, die Tabelle gestalten und eine Kontaktkarte öffnen. Probieren Sie den Ablauf mit einem bekannten Kontakt aus. Unter Ressourcen finden Sie die Anleitung und eine Symbolhilfe zum Nachschlagen. Machen Sie anschließend mit der Verwaltung der Kontaktdokumente weiter, wenn Sie mit diesem Ablauf vertraut sind.