Tutorial em vídeo · 5:23
Vídeo: Configurar e organizar contatos
Configure grupos e etiquetas, importe contatos e organize a tabela. Abra a ficha de cada pessoa para acessar comunicação, documentos, interações e eventos.
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00:00 · Comece pelo menu
Vamos preparar seus primeiros contatos e começar a trabalhar com eles. Primeiro, veremos as configurações, adicionaremos os contatos e organizaremos a tabela. Depois, abriremos a ficha de Emma Carter, da Harborlight Design Studio. No menu principal, você encontra Utilidades, Importar e Contatos. Vamos seguir essa ordem para preparar as informações antes de usá-las no dia a dia.
00:30 · Grupos e etiquetas
Abra Utilidades e depois Grupos de contatos. Defina os nomes e as opções que vai usar para classificar as pessoas. No exemplo, usamos Origem do contato, com a opção Feira profissional. Volte a Utilidades e abra Etiquetas de contatos. Adicione VIP e escolha uma cor. Se sua equipe já usa uma classificação, siga os critérios combinados.
00:59 · Referências e preferências
Em Utilidades, abra Configurar contatos. Aqui você define quatro nomes de referência e seis títulos de preferências. Usaremos Projeto para o identificador PRJ-1042. Em Necessidades específicas, registraremos como Emma prefere receber os documentos. Salve a configuração e volte ao menu. O título é preparado aqui; o conteúdo será preenchido na ficha do contato.
01:31 · Escolha a origem
Agora abra Importar no menu principal. Você pode trazer contatos do Google, Microsoft, Apple ou de um arquivo Excel. Escolha a origem e siga as etapas de autorização ou seleção do arquivo. A importação da Apple é usada em um dispositivo Apple. Confira o resultado antes de continuar. Você também pode criar contatos manualmente na lista.
01:59 · Complete a ficha
Abra Contatos e procure Emma. Para cadastrá-la, escolha Novo contato e informe o nome. Para alterar uma ficha existente, selecione a linha e use Editar contato. Confira a empresa e o e-mail. Atribua Origem do contato: Feira profissional, VIP, o código do projeto e a preferência Documentos por e-mail. Salve e reabra a ficha para conferir os dados.
02:29 · Busque e filtre
Para encontrar uma pessoa, use a busca da tabela. O funil abre o filtro por grupos e etiquetas. Selecione Origem do contato: Feira profissional e VIP, depois aplique o filtro. Você pode refinar os resultados com a busca. Para voltar à lista completa, remova o filtro e apague o texto pesquisado.
02:54 · Organize as colunas
Abra Mostrar colunas e marque as informações que quer ver. Selecione o nome de uma coluna e use as setas para movê-la para cima ou para baixo. Feche a janela para manter a disposição. Para ordenar as linhas, clique em um cabeçalho, como Nome. Clique novamente para inverter a ordem. Depois, reaplique o filtro de que precisa.
03:21 · Exporte a lista
Com a lista e as colunas prontas, abra Exportar tabela: é a nuvem com a seta para baixo. Escolha Excel para trabalhar com os dados ou PDF para compartilhar uma lista. Confira o arquivo baixado, incluindo as pessoas e as colunas que ele contém. A tabela também oferece a opção Imprimir, caso você precise de uma cópia da lista preparada.
03:47 · Reconheça as ações
Reabra a ficha de Emma. O marcador ao lado do endereço abre o Google Maps. O menu do telefone oferece Ligar, WhatsApp e SMS, conforme o dispositivo e os aplicativos disponíveis. Nesse menu, reconheça o ícone do WhatsApp e o balão de mensagem. A arroba ao lado do e-mail abre Enviar uma mensagem. O globo abre o site do contato. Associe cada ícone ao nome da ação.
04:19 · Continue pelo contato
Volte à tabela e mantenha a linha de Emma selecionada. Em Interações, você consulta as conversas; em Gestão de documentos, encontra os arquivos dela. Eventos mostra os compromissos dos quais ela participa. Essas ações ficam na barra de Contatos. Em um smartphone, abra o menu de Contatos para encontrar as ações da pessoa selecionada.
04:46 · Pratique o percurso
Agora você sabe preparar a classificação, adicionar contatos, encontrar uma pessoa, organizar a tabela e abrir sua ficha. Experimente o percurso com um contato conhecido. Em Recursos, você encontra as etapas por escrito e um guia de ícones para consultar enquanto trabalha. Depois, continue com a gestão dos documentos do contato, no seu próprio ritmo.