Vídeo: Configurar y organizar contactos
Prepara la configuración, elige cómo incorporar contactos y aprende a trabajar con la tabla y la ficha de una persona. Sigue el recorrido con Emma Carter, de Harborlight Design Studio.
Capítulos del vídeo
- Empieza en el menú principal
- Prepara grupos y etiquetas
- Configura referencias y preferencias
- Elige cómo incorporar contactos
- Abre Contactos y prepara la ficha
- Busca y filtra la tabla
- Elige y ordena las columnas
- Exporta una lista útil
- Reconoce los canales de la ficha
- Continúa desde el contacto seleccionado
- Practica el recorrido completo
Transcripción del vídeo
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00:00 · Empieza en el menú principal
Vamos a preparar tus primeros contactos y a trabajar con ellos. Empezaremos por la configuración, veremos cómo incorporarlos y organizaremos la tabla. Después abriremos la ficha de Emma Carter, de Harborlight Design Studio. En el menú principal encontrarás Utilidades, Importar y Contactos.
00:22 · Prepara grupos y etiquetas
Primero entra en Utilidades y abre Grupos de contactos. Define los nombres y las opciones para clasificar. Usaremos Origen del contacto: Feria profesional. Vuelve a Utilidades y abre Etiquetas de contactos. Añade VIP y elige su color. Si tu equipo ya tiene estos criterios preparados, utiliza los acordados.
00:48 · Configura referencias y preferencias
De nuevo en Utilidades, entra en Configurar contactos. Aquí defines cuatro nombres de referencias y seis títulos de preferencias. Usaremos Proyecto para identificar un proyecto con el código PRJ guion mil cuarenta y dos. En Necesidades especiales guardaremos cómo prefiere Emma recibir la documentación. Guarda la configuración y vuelve al menú.
01:14 · Elige cómo incorporar contactos
Ahora abre Importar en el menú principal. Puedes traer contactos de Google, de Microsoft, de Apple, solo desde un dispositivo Apple, o desde un fichero Excel. Elige el origen y sigue su proceso de autorización o selección del archivo. Revisa el resultado antes de continuar. También puedes crear contactos manualmente.
01:39 · Abre Contactos y prepara la ficha
En el menú principal pulsa Contactos. Busca a Emma. Si necesitas darla de alta, usa Nuevo contacto y completa su nombre. Para modificar una ficha existente, selecciona su fila y pulsa Editar contacto. Comprueba empresa y correo. Asigna Origen del contacto: Feria profesional, VIP, el código de Proyecto y la preferencia de documentación por correo. Guarda y vuelve a abrir para comprobarlo.
02:11 · Busca y filtra la tabla
Para localizar personas, escribe en Buscar. Con el embudo abres Filtrar por grupos y etiquetas. Selecciona Origen del contacto: Feria profesional y VIP; pulsa Filtrar. Puedes afinarlo con Buscar. Para recuperar la lista completa, utiliza Quitar filtro y borra el texto de búsqueda.
02:37 · Elige y ordena las columnas
Pulsa Mostrar columnas y marca los datos que quieres ver. Selecciona el nombre de una columna y usa las flechas de subir o bajar para cambiar su posición. Cierra la ventana para conservar la disposición. Para ordenar las filas, pulsa una cabecera, como Nombre; vuelve a pulsarla para invertir el orden. Después, vuelve a aplicar el filtro que necesites.
03:04 · Exporta una lista útil
Cuando tengas el conjunto y las columnas preparados, abre Exportar tabla, el icono de nube con flecha hacia abajo. Elige, por ejemplo, Excel para trabajar con los datos o PDF para compartir un listado. Revisa el archivo descargado. La tabla también dispone de Imprimir.
03:26 · Reconoce los canales de la ficha
Vuelve a Emma y abre su ficha. Junto a la dirección, el marcador abre Google Maps. El menú del teléfono ofrece Llamar, WhatsApp y SMS, según el dispositivo y las aplicaciones disponibles. Junto al correo, el símbolo arroba abre Enviar un mensaje. El globo abre su web. Reconoce cada icono junto a su nombre.
03:53 · Continúa desde el contacto seleccionado
Regresa a la tabla y mantén seleccionada la fila de Emma. Desde Interacciones consultarás lo hablado; desde Gestión documental, sus archivos; desde Eventos, las citas en las que participa. Estos tres accesos están en la barra de Contactos. En un móvil, encontrarás las acciones agrupadas en su menú.
04:17 · Practica el recorrido completo
Ya puedes preparar la clasificación, incorporar contactos, localizar una persona, trabajar con la tabla y abrir su ficha. Prueba con un contacto que conozcas. En Recursos tendrás los pasos y una ayuda de iconos para consultarlos mientras trabajas. Continúa después con la gestión de sus documentos.