Tutoriel vidéo · 3:34
Vidéo: Gérer et modifier les documents d’un contact
Ajoutez un document à un contact, retrouvez-le et modifiez-le dans Collabora. Vérifiez la version enregistrée avant de poursuivre.
Chapitres
Transcription de la vidéo
Transcription
00:00 · Un fichier avec son contact
Nous allons enregistrer un document d’Emma Carter, de Harborlight Design Studio, puis le retrouver depuis son contact. Nous vérifierons sa description, ouvrirons le fichier et enregistrerons une modification. Nous utiliserons la synthèse du projet PRJ-1042. Cet exemple modifiable est disponible dans Ressources pour vous permettre de reproduire les étapes.
00:24 · Ouvrez ses documents
Dans Contacts, saisissez Emma dans Rechercher et sélectionnez sa ligne. Choisissez Gestion des documents, le dossier avec une flèche. Le tableau rassemble les fichiers de ce contact. Vérifiez la personne sélectionnée avant d’ajouter le document. Sur un mobile, cette action se trouve dans le menu de Contacts.
00:46 · Ajoutez le document
Choisissez Nouveau document, la feuille avec un signe plus. Dans la fiche, utilisez Parcourir pour sélectionner le fichier sur votre appareil. Vérifiez le nom et la date, puis saisissez une description facile à reconnaître : par exemple, synthèse du projet à revoir avec Emma. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le fichier au contact.
01:10 · Retrouvez le fichier
De retour dans le tableau, recherchez PRJ-1042 et vérifiez le nom, la date et la description. L’icône de téléviseur ouvre le lecteur adapté au format. Les documents LibreOffice s’ouvrent dans Collabora. Pour télécharger une copie, cliquez sur le nom du fichier et vérifiez le document obtenu.
01:31 · Modifiez le contenu
Pour modifier le contenu de la synthèse, sélectionnez sa ligne et choisissez Modifier le document. Dans la fiche, cliquez sur le crayon, également nommé Modifier le document. Collabora s’ouvre dans une autre fenêtre. Selon le fichier, les formats LibreOffice permettent de travailler sur un texte Writer, un tableau Calc ou une présentation Impress.
01:55 · Enregistrez les deux étapes
Dans Collabora, relisez le texte et effectuez la modification souhaitée. Ici, nous remplaçons Version un par Version deux. Enregistrez dans l’éditeur, puis utilisez Fermer le document pour revenir. La fiche vous demande de l’enregistrer pour appliquer les changements. Indiquez Version deux vérifiée pour la réunion dans la description, puis cliquez sur Enregistrer.
02:21 · Vérifiez la version
Retrouvez la synthèse dans le tableau et vérifiez sa description mise à jour. Ouvrez ou téléchargez le document pour vérifier qu’il contient Version deux. Vous pourrez poursuivre avec le bon fichier. Si vous changez seulement la date ou la description, modifiez directement ces champs dans la fiche du document.
02:41 · Choisissez le bon espace
Les documents d’un contact et ceux d’un événement disposent d’espaces distincts. La synthèse que vous venez d’enregistrer appartient à Emma. Pour ajouter un ordre du jour à une réunion, ouvrez les documents de cet événement et ajoutez-le à cet endroit. Vous saurez ainsi où retrouver chaque fichier au moment de préparer la suite.
03:02 · Poursuivez avec le fichier prêt
Vous pouvez désormais ajouter un fichier, le retrouver, modifier son contenu et vérifier la version enregistrée. Dans Ressources, vous trouverez le modèle modifiable, l’exemple et les étapes avec leurs icônes. Exercez-vous avec un document simple. Le tutoriel sur les e-mails reprend cette même synthèse pour préparer un message avec pièce jointe depuis le contact.