Tutoriel vidéo · 3:36
Vidéo: Importer des contacts depuis Excel
Préparez votre fichier Excel, associez les colonnes et vérifiez les contacts importés. Conservez les téléphones et codes postaux au format texte.
Chapitres
Transcription de la vidéo
Transcription
00:00 · Importez puis vérifiez
Nous allons importer un classeur Excel et vérifier le résultat dans Contacts. Le fichier de Ressources contient Emma Carter, Grace Miller et Noah Wilson. Emma existe déjà dans notre démonstration ; Grace et Noah seront ajoutés. Nous ouvrirons ensuite la fiche de Grace pour vérifier les informations importées et retrouver son code postal.
00:22 · Choisissez la source
Ouvrez Importer dans le menu principal. Vous pouvez récupérer les contacts Google, Microsoft, Apple ou ceux enregistrés dans un fichier Excel. L’option Apple s’utilise depuis un appareil Apple. Pour ce tutoriel, choisissez Depuis un fichier Excel. Ressources propose aussi les étapes écrites pour importer les contacts depuis les autres comptes et appareils.
00:48 · Préparez la première feuille
Téléchargez le modèle et ouvrez Contacts, la première feuille du classeur. Conservez ses en-têtes lorsque vous remplacerez les exemples par vos données. Chaque ligne représente une personne et le champ Nom est obligatoire. La feuille Instructions indique la correspondance entre chaque colonne et les champs de l’application. Consultez-la avant de lancer l’importation.
01:12 · Conservez le format texte
Vérifiez les identifiants, téléphones et codes postaux avant d’enregistrer. Dans le modèle, ils sont au format texte et alignés à gauche. Le code postal de Grace est 02108 ; il doit conserver son zéro initial. Laissez Code vide pour que l’application l’attribue automatiquement. Enregistrez le classeur au format .xlsx.
01:36 · Sélectionnez le classeur
Dans Importer depuis Excel, cliquez sur Parcourir et choisissez le classeur enregistré. Cochez La première ligne contient des en-têtes pour utiliser cette ligne comme titres. Vérifiez le fichier sélectionné. Le modèle commence en colonne A ; le formulaire permet de préciser quelle colonne fournit chaque champ du contact.
01:58 · Associez les colonnes
Associez Nom à la colonne B et Code postal à D. L’e-mail correspond à J et l’entreprise à L. Complétez les autres champs avec la feuille Instructions, puis vérifiez toutes les correspondances. Chaque donnée arrivera ainsi au bon endroit. Lorsque cette vérification est terminée, cliquez sur Importer.
02:18 · Lisez le bilan
L’application indique les contacts ajoutés et les doublons qui ne l’ont pas été. Dans notre démonstration, Grace et Noah sont ajoutés. Emma est ignorée car son adresse e-mail existe déjà. L’importation ajoute de nouveaux contacts. Pour modifier un contact existant, ouvrez ensuite sa fiche. Lisez le bilan avant de continuer.
02:43 · Ouvrez une fiche
Revenez dans Contacts et recherchez Grace Miller. Ouvrez sa fiche et vérifiez le nom, l’entreprise, l’e-mail, le téléphone et l’adresse. Contrôlez aussi le code postal 02108. Pour classer les nouveaux contacts par origine ou priorité, modifiez leur fiche et attribuez les groupes et étiquettes définis dans Utilitaires.
03:06 · Poursuivez avec vos données
Vous savez préparer le fichier, associer les colonnes et lire le bilan avant de vérifier les fiches. Dans Ressources, vous trouverez le modèle Excel, la correspondance des champs et les étapes pour Google, Microsoft et Apple. Commencez par un petit lot, vérifiez les données importées, puis continuez une fois le résultat contrôlé.