Videoanleitung · 4:06
Video: Kontakte aus Excel importieren
Bereiten Sie die Excel-Datei vor, ordnen Sie die Spalten zu und prüfen Sie die importierten Kontakte. Speichern Sie Telefonnummern und Postleitzahlen als Text.
Kapitel
Videotranskript
Transkript
00:00 · Importieren und prüfen
Wir importieren eine Excel-Datei und prüfen das Ergebnis in Kontakte. Die Vorlage unter Ressourcen enthält Emma Carter, Grace Miller und Noah Wilson. Emma ist bereits in unserer Demo vorhanden. Grace und Noah werden neu hinzugefügt. Anschließend öffnen wir Graces Kontaktkarte, um die importierten Angaben und ihre Postleitzahl zu kontrollieren.
00:26 · Quelle auswählen
Öffnen Sie Importieren im Hauptmenü. Sie können Kontakte von Google, Microsoft und Apple sowie aus einer Excel-Datei übernehmen. Der Apple-Import wird auf einem Apple-Gerät verwendet. Für diese Aufgabe wählen Sie Aus Excel-Datei. Unter Ressourcen finden Sie außerdem schriftliche Anleitungen für den Import von den anderen Konten und Geräten.
00:52 · Erstes Blatt vorbereiten
Laden Sie die Vorlage herunter und öffnen Sie Kontakte, das erste Arbeitsblatt. Behalten Sie die Überschriften bei, wenn Sie die Beispiele später durch eigene Daten ersetzen. Jede Zeile steht für eine Person; Name ist ein Pflichtfeld. Das Blatt Anleitung zeigt, welche Spalte zu welchem Kontaktfeld gehört. Prüfen Sie die Zuordnung vor dem Import.
01:19 · Textformat beibehalten
Prüfen Sie Kennungen, Telefonnummern und Postleitzahlen vor dem Speichern. Die Vorlage behandelt sie als Text und richtet sie links aus. Graces Postleitzahl lautet 02108. Die führende Null muss erhalten bleiben. Lassen Sie Code leer, damit die App ihn automatisch vergibt. Speichern Sie die Arbeitsmappe als .xlsx.
01:46 · Datei auswählen
Wählen Sie unter Aus Excel importieren über Durchsuchen die gespeicherte Arbeitsmappe aus. Aktivieren Sie Die erste Zeile enthält Überschriften. Prüfen Sie, ob die richtige Datei ausgewählt ist. Die Vorlage beginnt in Spalte A. Im Formular geben Sie an, aus welcher Spalte jedes Kontaktfeld übernommen werden soll. Kontrollieren Sie diese Angaben vor dem nächsten Schritt.
02:14 · Spalten zuordnen
Ordnen Sie Name der Spalte B und PLZ der Spalte D zu. E-Mail steht in J, Firma in L. Ergänzen Sie die weiteren Felder anhand des Blatts Anleitung und kontrollieren Sie die Zuordnung von Anfang bis Ende. So landet jede Angabe im vorgesehenen Feld. Wählen Sie nach der vollständigen Prüfung Importieren.
02:37 · Ergebnis lesen
Die App meldet die importierten Datensätze und die nicht hinzugefügten Dubletten. In unserer Demo werden Grace und Noah angelegt. Emma wird übersprungen, weil ihre E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist. Der Import fügt neue Kontakte hinzu. Um vorhandene Einträge zu ändern, öffnen Sie später deren Kontaktkarte. Lesen Sie zuerst die Zusammenfassung des Imports.
03:06 · Kontaktkarte öffnen
Suchen Sie in Kontakte nach Grace Miller. Öffnen Sie den Eintrag und prüfen Sie Name, Firma, E-Mail, Telefon und Adresse. Kontrollieren Sie auch die Postleitzahl 02108. Für die Einteilung nach Quelle oder Priorität bearbeiten Sie den Kontakt und weisen die Gruppen und Labels zu, die Sie unter Dienstprogramme vorbereitet haben.
03:31 · Eigene Daten übernehmen
Sie können jetzt eine Datei vorbereiten, die Spalten zuordnen und das Importergebnis vor der Kontrolle der Kontaktkarten lesen. Unter Ressourcen finden Sie die Excel-Vorlage, die Feldzuordnung und die Schritte für Google, Microsoft und Apple. Beginnen Sie mit wenigen Kontakten, prüfen Sie die importierten Daten und übernehmen Sie den Rest, sobald das Ergebnis stimmt.