Tutoriel vidéo · 3:34
Vidéo: Envoyer les documents d’un contact avec Gmail
Préparez un e-mail depuis un contact, choisissez Gmail et joignez le bon document. Vérifiez ensuite le message dans les éléments envoyés de Gmail.
Chapitres
Transcription de la vidéo
Transcription
00:00 · Un e-mail avec son document
Préparons un e-mail pour Emma Carter avec la synthèse du projet PRJ-1042. Nous partirons de sa fiche, choisirons le document et utiliserons Gmail pour l’envoi. Un texte d’exemple est également disponible. Vous pourrez l’adapter avant d’écrire à vos propres contacts, en conservant le même parcours de vérification.
00:22 · Ouvrez le message
Dans le menu principal, ouvrez Contacts. Recherchez Emma et vérifiez son adresse e-mail. Cliquez sur cette adresse pour ouvrir Nouveau message. Dans sa fiche, l’action d’envoi se trouve aussi à côté de l’adresse. Vérifiez le destinataire dans la fenêtre de rédaction, surtout si plusieurs personnes ont des noms proches.
00:45 · Choisissez Gmail
Dans Nouveau message, ouvrez Envoyer avec et sélectionnez Gmail, repéré par l’icône Google. Vous pouvez aussi choisir Outlook ou My Contacts Cloud. Nous utiliserons Gmail. Vérifiez le compte expéditeur. Si Google demande une connexion ou le choix d’un compte, sélectionnez le compte Gmail depuis lequel vous souhaitez envoyer ce message.
01:09 · Présentez la pièce jointe
Vérifiez le champ À et indiquez en objet : Synthèse PRJ-1042 pour notre réunion. Dans le message, saluez Emma, expliquez le document joint et demandez-lui de confirmer les éléments encore attendus. Terminez par une courte formule de politesse. Pour ajouter des copies, ouvrez CC ou CCI et vérifiez chaque adresse.
01:33 · Sélectionnez le document
Dans Pièces jointes, sélectionnez la synthèse du projet. Vérifiez le nom du fichier et sa description pour choisir la version revue. Les documents affichés appartiennent au contact depuis lequel vous avez ouvert le message. Pour ajouter ou vérifier un fichier, cliquez sur Gérer : vous accédez alors aux documents de ce contact.
01:55 · Relisez avant l’envoi
Après votre passage dans Gestion des documents, revenez à Nouveau message. Vérifiez à nouveau les fichiers sélectionnés et gardez uniquement ceux que vous souhaitez envoyer. Ici, nous joignons la synthèse en version deux. Relisez l’objet et le texte : ils doivent bien présenter ce fichier et la prochaine étape convenue avec Emma.
02:16 · Envoyez et vérifiez
Avant l’envoi, vérifiez le destinataire, le compte Gmail, l’objet, le texte et les pièces jointes. Cliquez sur Envoyer et terminez la connexion Google si nécessaire. Une fois l’envoi terminé, ouvrez Gmail et retrouvez le message dans Messages envoyés. Vérifiez le destinataire et la pièce jointe. Pour vous exercer, faites d’abord un essai entre deux comptes qui vous appartiennent.
02:42 · Conservez le contexte
Pour conserver une trace de cet envoi dans la relation avec Emma, revenez dans Contacts, sélectionnez sa ligne et ouvrez Interactions, l’icône de carnets. Notez le document envoyé et la réponse attendue. Vous pourrez relire ces informations avant de reprendre la conversation et préparer une prochaine action si vous en avez besoin.
03:03 · Adaptez votre message
Vous savez ouvrir un e-mail depuis un contact, choisir Gmail et préparer un message avec ses documents. Dans Ressources, vous trouverez les textes réutilisables et le guide illustré. Adaptez la salutation, l’objet et la demande à votre situation. Vérifiez la pièce jointe et utilisez votre propre compte pour le premier essai.