Videoanleitung · 4:03
Video: Kontaktdokumente mit Gmail versenden
Öffnen Sie eine Nachricht beim Kontakt, wählen Sie Gmail und hängen Sie das passende Dokument an. Prüfen Sie danach die gesendete Nachricht in Gmail.
Kapitel
Videotranskript
Transkript
00:00 · Nachricht mit Dokument
Bereiten wir eine E-Mail an Emma Carter mit der Übersicht zum Projekt PRJ-1042 vor. Wir beginnen beim Kontakt, wählen das Dokument aus und versenden es mit Gmail. Dazu gibt es einen Beispieltext, den Sie anpassen können, bevor Sie eigene Kontakte anschreiben. Die Übersicht liegt bereits in Emmas Dokumentenablage.
00:26 · Nachricht öffnen
Öffnen Sie Kontakte im Hauptmenü. Suchen Sie Emma und prüfen Sie ihre E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf die Adresse, um Neue Nachricht zu öffnen. Die Kontaktkarte bietet die E-Mail-Aktion ebenfalls direkt neben der Adresse. Kontrollieren Sie den Empfänger im Nachrichtenfenster, besonders wenn mehrere Personen ähnliche Namen haben und Sie den richtigen Kontakt auswählen müssen.
00:53 · Gmail auswählen
Öffnen Sie in Neue Nachricht die Auswahl Senden mit und wählen Sie Gmail mit dem Google-Symbol. Alternativ stehen Outlook und My Contacts Cloud zur Verfügung. Wir verwenden Gmail. Prüfen Sie das Absenderkonto. Wenn Google eine Anmeldung oder Kontoauswahl verlangt, wählen Sie das Gmail-Konto, von dem aus diese Nachricht verschickt werden soll.
01:19 · Anhang erläutern
Prüfen Sie An und tragen Sie als Betreff Projektübersicht PRJ-1042 für unsere Besprechung ein. Begrüßen Sie Emma, erläutern Sie den Anhang und bitten Sie um Bestätigung der noch ausstehenden Unterlagen. Ergänzen Sie eine kurze Grußformel. Für Kopien öffnen Sie CC oder BCC und kontrollieren jede zusätzliche Adresse.
01:45 · Dokument auswählen
Wählen Sie unter Anhänge die Projektübersicht aus. Prüfen Sie Dateiname und Beschreibung, damit Sie die überarbeitete Version verwenden. Die angezeigten Dokumente gehören zu dem Kontakt, von dem aus Sie die Nachricht geöffnet haben. Über Verwalten öffnen Sie dessen Dokumentenablage, wenn Sie vorher noch eine Datei ergänzen oder prüfen möchten.
02:10 · Nachricht kontrollieren
Kehren Sie nach der Arbeit in der Dokumentenverwaltung zum Nachrichtenfenster zurück. Kontrollieren Sie die ausgewählten Dateien und behalten Sie nur die gewünschten Anhänge. Wir versenden die Projektübersicht in Version zwei. Lesen Sie Betreff und Nachricht noch einmal: Beide sollen genau diese Datei und den mit Emma vereinbarten nächsten Schritt beschreiben.
02:36 · Senden und prüfen
Prüfen Sie vor dem Senden Empfänger, Gmail-Konto, Betreff, Nachricht und Anhänge. Wählen Sie Senden und schließen Sie bei Bedarf die Google-Anmeldung ab. Öffnen Sie nach dem Versand Gmail und suchen Sie die Nachricht unter Gesendet. Kontrollieren Sie Empfänger und Anhang. Zum Üben können Sie zunächst eine Nachricht zwischen zwei eigenen Konten versenden.
03:02 · Zusammenhang festhalten
Um den Versand im Kontaktverlauf festzuhalten, kehren Sie zu Kontakte zurück. Markieren Sie Emma und öffnen Sie Interaktionen, das Symbol mit den Notizbüchern. Notieren Sie, welches Dokument Sie versendet haben und welche Antwort Sie erwarten. So können Sie vor dem nächsten Gespräch den Zusammenhang nachlesen und bei Bedarf eine weitere Aktion vorbereiten.
03:28 · Eigenen Text verwenden
Sie können jetzt beim Kontakt eine E-Mail öffnen, Gmail auswählen und eine Nachricht mit den zugehörigen Dokumenten vorbereiten. Unter Ressourcen finden Sie wiederverwendbare Textbeispiele und die Anleitung mit Symbolen. Passen Sie Anrede, Betreff und Bitte an Ihren Anlass an. Prüfen Sie den Anhang und verwenden Sie für den ersten Versuch ein eigenes Konto.