Videotutorial · 4:08
Video: Inviare documenti dei contatti con Gmail
Apri un messaggio dal contatto, scegli Gmail e allega il documento corretto. Controlla poi il messaggio nella posta inviata di Gmail.
Capitoli
Trascrizione del video
Trascrizione
00:00 · Un’email con il documento
Prepariamo un’email per Emma Carter con il riepilogo del progetto PRJ-1042. Partiremo dal contatto, sceglieremo il documento e useremo Gmail per inviarlo. Trovi anche un testo di esempio da adattare prima di scrivere ai tuoi contatti. Il riepilogo è già disponibile tra i documenti di Emma, nella versione verificata per la riunione.
00:27 · Apri il messaggio
Dal menu principale, apri Contatti. Cerca Emma e controlla il suo indirizzo email. Premi l’indirizzo per aprire Nuovo messaggio. Nella scheda trovi l’azione di invio anche accanto all’email. Verifica il destinatario nella finestra di composizione, soprattutto quando ci sono persone con nomi simili e devi scegliere quella corretta.
00:55 · Scegli Gmail
In Nuovo messaggio, apri Invia con e seleziona Gmail, indicato dall’icona Google. Puoi scegliere anche Outlook o My Contacts Cloud. Qui useremo Gmail. Controlla l’account mittente. Se Google chiede di accedere o scegliere un account, seleziona quello Gmail da cui vuoi inviare il messaggio e completa il passaggio richiesto.
01:22 · Spiega l’allegato
Controlla A e scrivi nell’oggetto Riepilogo PRJ-1042 per la riunione. Nel testo, saluta Emma, spiega quale documento alleghi e chiedi conferma dei materiali ancora mancanti. Aggiungi un breve saluto finale. Se servono copie, apri CC o CCN e verifica ogni indirizzo prima di proseguire con gli allegati.
01:49 · Seleziona il documento
In Documenti allegati, seleziona il riepilogo del progetto. Leggi il nome del file e la descrizione per scegliere la versione verificata. I documenti elencati appartengono al contatto da cui hai aperto il messaggio. Se devi aggiungere o controllare un file, premi Gestisci per aprire la gestione documenti di quella persona.
02:14 · Rileggi il messaggio
Dopo aver lavorato in Gestione documenti, torna a Nuovo messaggio. Ricontrolla i file selezionati e mantieni solo quelli che vuoi inviare. Nell’esempio alleghiamo il riepilogo in versione due. Rileggi oggetto e testo per verificare che descrivano proprio quel documento e il passo successivo concordato con Emma prima della riunione.
02:40 · Invia e verifica
Prima dell’invio, controlla destinatario, account Gmail, oggetto, testo e allegati. Premi Invia e completa l’accesso a Google, se richiesto. Quando l’invio è terminato, apri Gmail e trova il messaggio in Posta inviata. Verifica destinatario e allegato. Per esercitarti, puoi iniziare con una prova tra due account che appartengono a te.
03:09 · Conserva il contesto
Per conservare una traccia dell’invio nella relazione con Emma, torna a Contatti, seleziona la sua riga e apri Interazioni, l’icona dei quaderni. Registra il documento inviato e la risposta che aspetti. Potrai così rileggere il contesto prima di riprendere la conversazione e preparare un’altra azione quando sarà necessaria.
03:33 · Adatta il tuo messaggio
Ora sai aprire un’email dal contatto, scegliere Gmail e preparare un messaggio con i suoi documenti. Nelle Risorse trovi testi riutilizzabili e la guida con le icone. Adatta saluto, oggetto e richiesta alla tua situazione. Controlla l’allegato e usa un account tuo per la prima prova, prima di scrivere a un contatto reale.