Vídeo: Guardar y editar documentos de contactos
Guarda un archivo con su contacto, localízalo después y trabaja su contenido en Collabora. Comprueba la versión guardada antes de continuar.
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00:00 · Guarda el archivo con su contacto
Vamos a guardar un documento de Emma Carter, de Harborlight Design Studio, y a recuperarlo desde su contacto. Revisaremos su descripción, abriremos el archivo y guardaremos una modificación. Usaremos el resumen del proyecto PRJ guion mil cuarenta y dos, disponible como ejemplo editable en Recursos.
00:22 · Abre Gestión documental
En Contactos, escribe Emma en Buscar y selecciona su fila. Pulsa Gestión documental, el icono de carpeta con flecha. La tabla reúne los archivos de ese contacto. Comprueba que has elegido a la persona correcta antes de añadir el documento. En un móvil, encontrarás esta acción en el menú de Contactos.
00:46 · Incorpora el documento
Pulsa Nuevo documento, la hoja con el signo más. En la ficha, usa Examinar para elegir el archivo de tu dispositivo. Revisa Nombre del fichero y Fecha, y escribe una Descripción que te ayude a reconocerlo. Por ejemplo, resumen del proyecto para revisar con Emma. Pulsa Guardar para incorporarlo.
01:09 · Encuentra y consulta el archivo
De vuelta en la tabla, busca PRJ guion mil cuarenta y dos. Comprueba el nombre, la fecha y la descripción. El icono de televisor abre el visor según el formato; los documentos LibreOffice se abren en Collabora. Para descargar una copia, pulsa el nombre del fichero y revisa el archivo obtenido.
01:31 · Entra en la edición del archivo
Para trabajar el contenido del resumen, selecciona su fila y pulsa Editar documento. Dentro de la ficha, pulsa el botón con el lápiz, también llamado Editar documento. Se abre Collabora en otra ventana. Los formatos LibreOffice permiten continuar con textos Writer, hojas Calc o presentaciones Impress, según el archivo utilizado.
01:57 · Guarda el contenido y la ficha
En Collabora, revisa el texto y realiza el cambio que necesites. En el ejemplo cambiamos Versión uno por Versión dos. Guarda en el editor y utiliza Cerrar documento para volver. La ficha avisa que debes guardarla para aplicar los cambios. Actualiza la descripción a Versión dos revisada para la reunión y pulsa Guardar.
02:21 · Comprueba la versión guardada
Vuelve a localizar el resumen en la tabla y lee su descripción actualizada. Abre o descarga el documento y comprueba que contiene Versión dos. Esta revisión te permite continuar con el archivo correcto. Si solo cambias la fecha o la descripción, esas modificaciones se realizan directamente en la ficha del documento.
02:44 · Separa los documentos de cada contexto
Los documentos de un contacto y los de un evento tienen espacios propios. El resumen que acabas de guardar pertenece a Emma. Si necesitas un orden del día para una reunión, abre los documentos de ese evento y añádelo allí. Así sabrás dónde recuperar cada archivo cuando prepares la siguiente tarea.
03:06 · Continúa con el documento preparado
Ya puedes incorporar un archivo, localizarlo, trabajar su contenido y comprobar la versión guardada. En Recursos tienes el modelo editable, el ejemplo y los pasos con sus iconos. Practica con un documento sencillo. En el recurso de correo utilizaremos este mismo resumen para preparar un mensaje con adjunto desde el contacto.