Manual práctico de My Contacts Cloud

Consulta la guía de usuario completa y sigue procedimientos detallados sobre contactos, seguimiento, documentos, correo, agenda, importaciones, equipos, facturación, seguridad y gestión de la cuenta.

Guía práctica del producto

Utiliza el manual mientras trabajas.

Cada capítulo explica para qué sirve la función, qué campos y controles encontrarás y qué pasos convierten los datos del CRM en un flujo de trabajo útil para el día a día.

Uso diario

1. Enfoque de trabajo

My Contacts Cloud CRM está diseñado para que el contacto sea el punto de partida de todo: llamadas, correos, documentos, reuniones, recordatorios y seguimiento comercial. La aplicación no es sólo una agenda de direcciones; es una herramienta para saber quién es cada contacto, qué se ha hablado con él, qué documentos tiene asociados y cuál es la siguiente acción pendiente.

Flujo recomendado: contacto bien clasificado, interacción registrada, acción pendiente si procede, recordatorio con fecha, documentos asociados y evento o reunión cuando haya una cita concreta.

En la práctica, el CRM funciona mejor cuando cada acción deja rastro. Si llamas a un cliente y acuerdas enviar una propuesta, registra la llamada como interacción, marca la acción pendiente “Enviar propuesta”, fija un recordatorio y guarda la propuesta en la gestión documental del contacto. Así el historial y la agenda trabajan juntos.

Entrada a la aplicación

2. Acceso y cuenta

Iniciar sesión

  1. Abre la página de acceso de My Contacts Cloud CRM.
  2. Elige iniciar sesión con Google, Microsoft o Apple. También existe el acceso con e-mail y contraseña para cuentas creadas de ese modo.
  3. Autoriza la identificación en la ventana del proveedor elegido.
  4. Al volver a la aplicación se abre la pantalla principal.

El proveedor usado para iniciar sesión no bloquea el resto de integraciones. Puedes entrar con Google, importar contactos de Microsoft y enviar un correo con Outlook si autorizas Microsoft en ese momento.

Registro y contraseña

En cuentas con e-mail y contraseña, la contraseña debe tener al menos ocho caracteres, una mayúscula, una minúscula, un número y un símbolo admitido. Si solicitas una recuperación, revisa también Promociones o Spam, especialmente en cuentas Gmail.

Listados, filtros y salidas

4. Tablas, filtros e informes

Las ventanas de Contactos, Interacciones, Documentos y Participantes comparten una lógica de tabla. Esta parte es importante porque permite convertir la información del CRM en listados útiles para trabajar, imprimir o exportar.

Acciones habituales de una tabla

  • Nuevo: crea un registro.
  • Editar: modifica el registro seleccionado.
  • Eliminar: borra el registro seleccionado, normalmente previa confirmación.
  • Ver: abre la ficha en modo consulta.
  • Buscar: filtra la tabla escribiendo texto en el buscador.
  • Mostrar columnas: permite elegir qué columnas se muestran antes de imprimir o exportar.
  • Tarjeta/Tabla: alterna entre vista tabular y vista de tarjeta.
  • Imprimir: genera una vista impresa con las columnas visibles.
  • Exportar: genera ficheros en PDF, Excel, ODS, CSV, TXT, JSON, XML, HTML o SQL según la tabla.

Filtrar contactos por grupos y etiquetas

En la tabla de Contactos existe una opción específica de filtrado por grupos y etiquetas. Es una de las funciones más útiles para trabajar por segmentos.

  1. Abre Contactos.
  2. Haz clic en el icono de filtro.
  3. Selecciona uno o varios valores en Grupo 1, Grupo 2 o Grupo 3.
  4. Selecciona etiquetas si quieres filtrar también por ellas.
  5. Haz clic en Filtrar.
  6. Si quieres volver al listado completo, abre de nuevo el filtro y pulsa Quitar filtro.
Cómo se combinan los filtros: los grupos se aplican como condiciones acumulativas. Si eliges un valor en Grupo 1 y otro en Grupo 2, el contacto debe cumplir ambos criterios. Las etiquetas funcionan como selección flexible: basta con que el contacto tenga una de las etiquetas seleccionadas.

Buscar, filtrar, exportar e imprimir

La operativa recomendable para generar un informe es esta: primero filtra, después busca si necesitas afinar, luego deja visibles sólo las columnas necesarias y finalmente imprime o exporta.

Ejemplo 1: listado PDF de clientes de una zona.
Filtra por Grupo 1 = Clientes, escribe “Valencia” en el buscador, deja visibles Nombre, Empresa, Teléfono 1, E-mail y Etiquetas, y exporta a PDF en orientación horizontal.
Ejemplo 2: Excel para campaña comercial.
Filtra por etiqueta “Campaña junio”, muestra Nombre, Cargo, Empresa, Teléfono 1 y Correo electrónico, y exporta a Excel. Ese fichero puede servir como lista de llamadas o revisión previa.
Ejemplo 3: impresión rápida.
Busca “Renovación”, oculta columnas secundarias y pulsa Imprimir. Es útil para una reunión interna donde sólo se necesita revisar nombre, empresa, estado y próximo paso.
Base CRM

5. Ficha de contactos

La ficha de contacto es el centro de la aplicación. Desde ella se gestiona la información base, la clasificación, los canales de comunicación y los accesos a interacciones, documentos y eventos relacionados.

Campos principales

Campo Para qué sirve Ejemplo práctico
Código Identificador interno del contacto. Si se deja en blanco, la aplicación puede rellenarlo automáticamente. Usar el código del ERP, del cliente o una numeración interna.
Nombre persona Nombre del contacto individual. Es obligatorio. “Laura Martínez”.
Alta Fecha de alta del contacto en el CRM. Permite saber desde cuándo está registrado o cuándo se captó el lead.
Dirección, C. P., Población, Provincia, País Datos de localización. El botón de mapa abre Google Maps con la dirección. Preparar una visita comercial o comprobar ubicación de entrega.
Teléfono 1 y Teléfono 2 Canales telefónicos principales. Desde cada teléfono se puede llamar, enviar WhatsApp o SMS si el dispositivo lo permite. Teléfono 1 para móvil directo y Teléfono 2 para centralita.
Correo electrónico Dirección de e-mail del contacto. El botón asociado abre el compositor interno. Enviar una propuesta con documentos adjuntos del contacto.
Dirección web Web del contacto o de la empresa. El botón asociado abre la página. Consultar catálogo, soporte o área de clientes.
NIF Identificación fiscal o administrativa. Guardar CIF de empresa o documento fiscal de un proveedor.
Cargo y Departamento Ubican a la persona dentro de la organización. “Responsable de compras”, “Administración”, “Dirección técnica”.
Rol Clasificación funcional: Cliente, Proveedor, Vendedor, Empleado, Acreedor, Deudor, Delegación, Almacén, Agencia envíos, Banco, Administración Pública u Otro. Distinguir proveedores de clientes sin crear bases separadas.
Aniversario Fecha significativa del contacto. Cumpleaños, fecha de contrato, aniversario de cliente.

Datos de empresa

Campo Uso Ejemplo
Nombre empresa Empresa u organización a la que pertenece el contacto. “Talleres Mediterráneo SL”.
Sector Actividad económica o área de negocio. “Construcción”, “Sanidad”, “Software”, “Distribución”.
DUNS Número DUNS de la empresa cuando se trabaja con identificación empresarial internacional. Útil en relaciones B2B o con grandes cuentas.

Grupos y etiquetas en la ficha

La ficha permite asignar hasta tres grupos configurables y un máximo de tres etiquetas. Los grupos suelen ser categorías estables; las etiquetas, criterios más flexibles.

Ejemplo de segmentación: Grupo 1 = Tipo de contacto, con valores Cliente, Proveedor y Colaborador. Grupo 2 = Zona, con valores Norte, Centro, Levante y Sur. Etiquetas = “VIP”, “Renovación 2026” o “Pendiente propuesta”.

Iniciar conversación

La sección de conversación guarda usuarios de LinkedIn, Telegram, Instagram, Facebook Messenger y X. Los botones asociados abren el canal correspondiente cuando el dato está informado.

En X se guarda el ID de usuario, no sólo el alias visible. Por eso la ficha incluye un enlace de ayuda para hallar el ID numérico del usuario.

Referencias y fechas

Las cuatro referencias son campos configurables. Sirven para adaptar la ficha a la actividad del usuario: contrato, póliza, matrícula, proyecto, número de expediente, obra, centro de coste o código externo. Las fechas de inicio y fin permiten marcar vigencia o periodo de relación.

Ejemplo en una asesoría: Referencia 1 = Expediente, Referencia 2 = Contrato, Inicio = fecha de alta como cliente y Fin = fecha prevista de renovación.

Preferencias y notas

Hay seis bloques de preferencias configurables y un bloque de notas general. Los bloques de preferencias tienen editor enriquecido, por lo que pueden contener listas, negritas, enlaces o información estructurada.

Conviene usar preferencias para información estable que ayuda a atender mejor al contacto: productos contratados, necesidades especiales, forma de entrega, canal preferido, condiciones de pago, horario de contacto, preferencias de marketing o instrucciones de soporte.

Diferencia clave: las preferencias describen cómo es el contacto o cómo debe tratarse. Las interacciones describen qué ocurrió en una fecha concreta.

Accesos relacionados desde Contactos

  • Interacciones: abre el historial del contacto y permite registrar llamadas, correos, reuniones y acciones comerciales.
  • Gestión documental: abre documentos asociados al contacto.
  • Eventos: abre eventos donde participa el contacto o crea una agenda vinculada.
Personalización del CRM

6. Configurar contactos

La configuración de contactos permite adaptar la ficha a distintos sectores sin cambiar el programa. Está en Utilidades, Configurar contactos.

Referencias configurables

Permiten cambiar el nombre de los campos Referencia 1 a Referencia 4. Son campos cortos que suelen contener identificadores, códigos, números de contrato o datos de localización administrativa.

Sector Referencia 1 Referencia 2 Referencia 3 Referencia 4
Servicios profesionales Expediente Contrato Proyecto Centro de coste
Seguros Póliza Ramo Mediador Compañía
Automoción Matrícula Bastidor Modelo Contrato renting
Construcción Obra Promoción Fase Jefe de obra

Títulos de preferencias

Permiten dar nombre a los seis bloques largos de información de la ficha. Funcionan mejor cuando cada bloque responde a una pregunta de trabajo.

Campo Pregunta que puede responder Ejemplo de contenido
Productos o servicios ¿Qué compra, usa o le interesa? “Mantenimiento anual, módulo CRM, soporte prioritario”.
Necesidades especiales ¿Qué condiciones deben tenerse en cuenta? “Sólo contactar por la mañana. Requiere presupuesto desglosado”.
Envíos o entregas ¿Cómo debe entregarse el producto o documentación? “Entrega en almacén central. Avisar 24 h antes”.
Marketing y comunicaciones ¿Qué tipo de comunicación acepta o prefiere? “Enviar novedades trimestrales, no campañas semanales”.
Soporte o atención al cliente ¿Cómo gestionar incidencias o soporte? “Abrir ticket antes de llamar. Contacto técnico: Marta”.
Formas de pago ¿Qué condiciones económicas son relevantes? “Transferencia a 30 días. Requiere orden de compra”.
Historial, ventas y soporte

7. Interacciones y seguimiento

Una interacción es cualquier hecho relevante en la relación con un contacto. No sólo registra “qué pasó”; también sitúa el contacto en una etapa, deja un resultado y puede generar una acción pendiente con recordatorio.

Campos de la ficha de interacción

Campo Para qué sirve Ejemplo práctico
Fecha/hora Momento en que ocurrió la interacción. Fecha de una llamada, reunión o correo enviado.
Tipo Clasifica la naturaleza de la acción. Llamada telefónica, correo electrónico, reunión, demo, propuesta enviada, asistencia técnica.
Asunto Resumen corto para localizar rápido la interacción. “Seguimiento propuesta ERP”, “Renovación contrato”, “Incidencia instalación”.
Descripción Relato operativo de lo ocurrido. “Se revisan necesidades. Solicita propuesta con dos alternativas”.
Notas cliente Observaciones expresadas por el cliente o información sensible para próximas acciones. “Prefiere empezar en septiembre. Presupuesto máximo 3.000 euros”.
Etapa Posición dentro del proceso comercial o de relación. Prospecto inicial, identificación de necesidades, negociación, cierre de venta, seguimiento postventa.
Resultado Conclusión de la interacción. Interesado, sin respuesta, propuesta enviada, aprobación pendiente, cierre exitoso.
Acción pendiente Próximo paso a realizar. Enviar propuesta, llamar para recordatorio, programar reunión, solicitar feedback.
Recordatorio Fecha y hora en la que la acción pendiente debe aparecer como trabajo a realizar. Recordar llamar el próximo martes a las 10:00.

Tipos de interacción

El tipo ayuda a clasificar el historial. Algunas opciones están orientadas a ventas, otras a soporte o gestión interna: llamada telefónica, correo electrónico, reunión presencial, videollamada, mensaje de texto, mensajería instantánea, presentación, demo, formación, propuesta enviada, confirmación de pedido, entrega, reunión de seguimiento, revisión de progreso, encuesta, asistencia técnica, resolución de incidencias, renovación, actualización de condiciones, ajuste de propuesta, cierre de venta, cancelación, envío de documentación, invitación a evento, notificación de cobro, reunión interna u otro.

Etapas del seguimiento comercial

Las etapas permiten leer la situación de una oportunidad sin abrir todo el historial. Un flujo típico puede ser:

  1. Prospecto inicial: se identifica una posible oportunidad.
  2. Calificación de lead: se comprueba si encaja con el producto o servicio.
  3. Contacto realizado: ya hubo una primera comunicación.
  4. Reunión inicial: se profundiza en necesidades.
  5. Identificación de necesidades: se documenta qué problema quiere resolver.
  6. Presentación de producto / servicio: se muestra la solución.
  7. Envío de propuesta: se remite presupuesto o documento comercial.
  8. Negociación: se tratan condiciones.
  9. Términos acordados: hay acuerdo pendiente de formalizar.
  10. Cierre pendiente de aprobación: falta firma, autorización o pago.
  11. Cierre de venta: oportunidad ganada.
  12. Implementación: se entrega o pone en marcha.
  13. Seguimiento postventa: se verifica satisfacción o uso.
  14. Renovación / recompra: se prepara continuidad.
  15. Oportunidad perdida o prospecto inactivo: se documenta que no avanza.

Ejemplos de operativa comercial

Seguimiento de propuesta.
Tipo = Propuesta Enviada. Asunto = “Propuesta mantenimiento anual”. Etapa = Envío de Propuesta. Resultado = Propuesta Enviada. Acción pendiente = Llamar para Recordatorio. Recordatorio = dentro de 3 días.
Llamada sin respuesta.
Tipo = Llamada Telefónica. Asunto = “Intento contacto renovación”. Resultado = Sin Respuesta. Acción pendiente = Llamar para Recordatorio. Recordatorio = mañana a primera hora.
Cliente interesado tras demo.
Tipo = Demo o Prueba de Producto. Etapa = Presentación de Producto / Servicio. Resultado = Interesado. Acción pendiente = Enviar Propuesta. En notas cliente se registra presupuesto aproximado, objeciones y fecha deseada de inicio.
Soporte técnico.
Tipo = Asistencia Técnica o Resolución de Incidencias. Asunto = “Error al abrir documento”. Resultado = Exitosa o Pendiente de Acción del Cliente. Acción pendiente = Solicitar feedback si se quiere confirmar la resolución.
Siguiente acción

8. Recordatorios

Los recordatorios nacen de las interacciones cuando se informa una acción pendiente y una fecha de recordatorio. La pantalla de Recordatorios sirve para trabajar por prioridad temporal, no por listado general de contactos.

  1. Abre Recordatorios al comenzar la jornada.
  2. Revisa qué acciones vencen hoy o están pendientes.
  3. Abre el contacto o usa los datos de comunicación.
  4. Cuando completes la acción, registra una nueva interacción o actualiza el historial.
Consejo: un CRM pierde valor cuando las acciones pendientes quedan en la memoria del usuario. Si algo debe hacerse después, debe tener recordatorio.
Gestión documental

9. Gestión documental

La gestión documental permite guardar documentos asociados a la cuenta, a un contacto o a un evento. Es especialmente importante porque el compositor interno de correo puede adjuntar documentos guardados en esta gestión documental.

Campos y botones de documentos

Elemento Uso Ejemplo
Fecha Fecha del documento. Fecha de contrato, presupuesto o informe.
Nombre fichero Nombre del archivo. En el listado, al hacer clic sobre el nombre se descarga el documento. “Propuesta_Cliente_2026.odt”.
Ver Abre una vista previa cuando el tipo de documento lo permite. Consultar un PDF o imagen sin editarlo.
Editar Abre edición para documentos compatibles. Los documentos LibreOffice se editan con Collabora Online. Modificar una propuesta .odt desde el navegador.
Descripción Comentario breve sobre el contenido o finalidad del documento. “Versión enviada al cliente el 05/06/2026”.

Subir un documento existente

  1. Abre Gestión documental desde el contacto, evento o contexto correspondiente.
  2. Haz clic en Nuevo documento.
  3. Pulsa Examinar y selecciona el fichero del dispositivo.
  4. Revisa el nombre del fichero, fecha y descripción.
  5. Guarda.

Crear un documento nuevo

La creación directa de documentos se ha simplificado a formatos LibreOffice:

  • Writer (.odt): textos, contratos, propuestas, informes.
  • Calc (.ods): hojas de cálculo, comparativas, presupuestos de detalle.
  • Impress (.odp): presentaciones.

Al crear o editar documentos LibreOffice, se abre Collabora Online en una ventana separada mediante WOPI.

Descargar, ver y editar

  • Descargar: haz clic sobre el nombre del fichero en la tabla.
  • Ver: usa el icono de pantalla para abrir una vista previa.
  • Editar: usa el icono de lápiz o el botón de edición en la ficha del documento cuando el formato lo permita.
Ejemplo práctico: desde un contacto, crea “Propuesta.odt”, edítala en Collabora Online, guarda los cambios, vuelve al CRM y envíala desde el compositor interno como documento adjunto.
Comunicación con adjuntos

10. Correo interno

El compositor interno permite enviar mensajes HTML y adjuntar documentos de la gestión documental. Es más robusto que un enlace mailto:, porque no depende del cliente de correo configurado en el navegador y permite usar adjuntos guardados en My Contacts Cloud.

Campos del compositor

  • De: remitente. Depende de la cuenta o proveedor usado para enviar.
  • Para: destinatario principal.
  • CC y CCO: aparecen como enlaces junto al destinatario y sólo muestran los campos cuando se pulsan.
  • Asunto: asunto del correo.
  • Mensaje: cuerpo HTML con editor enriquecido.
  • Documentos adjuntos: selector de documentos del contacto o contexto actual.
  • Gestionar: abre la gestión documental para añadir, modificar o eliminar documentos y refrescar después el selector.
  • Enviar con: proveedor de envío: Gmail, Outlook o My Contacts Cloud.

Enviar con Gmail u Outlook

El permiso se solicita en el momento del envío. Esto permite iniciar sesión principal con un proveedor y enviar con otro distinto. Por ejemplo, entrar con Google y enviar con Outlook.

Enviar con My Contacts Cloud

La opción My Contacts Cloud usa el relay propio de la aplicación. Es la vía prevista para los casos en los que no se envía por Gmail ni por Microsoft Outlook.

Ejemplo con documentos: abre el contacto, pulsa el botón de correo junto al e-mail, redacta el mensaje, selecciona una propuesta desde Documentos adjuntos, elige Gmail u Outlook y envía. Al finalizar aparece el mensaje de confirmación de envío.
Planificador

11. Agenda, eventos y tareas

El planificador permite trabajar en vista de día, semana, mes o agenda. Sirve para reuniones, tareas, citas, vencimientos y actividades internas o con clientes.

Operativa en el planning

  • Crear evento: usa el botón con signo + o haz clic en una fecha/hora del calendario.
  • Vista mensual: al hacer clic en el número del día se accede a la vista diaria.
  • Mover evento: arrastra y suelta el evento en otra fecha u hora.
  • Cambiar duración: arrastra el borde del evento cuando la vista lo permite.
  • Impresión del calendario: en impresión se ocultan controles de pantalla para obtener una salida más limpia.

Campos de la ficha de evento

Campo Uso Ejemplo práctico
Todo el día Marca eventos sin hora concreta. Feria, vencimiento, cierre mensual.
Inicio y Fin Fechas y horas del evento. Reunión el 10/06/2026 de 10:00 a 11:00.
Color Clasificación visual en calendario. Azul para reuniones comerciales, verde para tareas internas, rojo para incidencias.
Título Nombre visible en el calendario. “Demo My Contacts Cloud con cliente”.
Descripción Detalle del evento con editor enriquecido. Agenda de reunión, objetivos, puntos a tratar.
Lugar Ubicación física. El botón de mapa abre Google Maps. “Av. Aragón 10, Valencia”.
Dirección web Enlace relacionado con el evento. Página de inscripción, documentación online, ficha de proyecto.
App reunión online Selecciona Ninguna app, Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Preparar una videollamada con enlace o ID de reunión.
Id. reunión y código de acceso Datos necesarios para unirse a una reunión online. ID de Zoom y contraseña de acceso.
Adjuntar ficheros Abre documentos asociados al evento. Adjuntar orden del día, presupuesto o presentación.

Participantes

La ficha de evento incluye una tabla de participantes. Puedes añadir participantes desde contactos, eliminarlos, buscar, cambiar vista tarjeta/tabla, mostrar columnas y exportar a PDF, Excel, ODS, CSV, TXT, JSON, XML, HTML o SQL.

Ejemplo de reunión comercial: crea un evento de una hora, añade al responsable de compras y al técnico del cliente como participantes, selecciona Microsoft Teams, guarda el ID de reunión, adjunta la propuesta y registra después una interacción con el resultado.
Ejemplo de tarea interna: crea un evento sin participantes, color verde, título “Revisar documentación contrato”, adjunta el documento y fija inicio/fin para reservar tiempo de trabajo.
Ajustes del planificador

12. Configurar eventos

La configuración de eventos ajusta cómo se ve y se usa la agenda.

Campo Qué controla Ejemplo práctico
Fines de semana Muestra u oculta sábado y domingo en la agenda. Activarlo si se hacen eventos en fin de semana; desactivarlo para una agenda laboral de lunes a viernes.
Hora de inicio Primera hora visible en la planificación. 08 si la jornada empieza a las 8:00.
Hora final Última hora visible en la planificación. 20 si se trabaja hasta las 20:00.
Intervalo de tiempo Tamaño de los tramos de agenda: 10, 15, 20, 30 minutos, 1 hora o 2 horas. 15 minutos para agenda comercial intensa; 30 minutos para planificación general.
Entrada masiva de datos

13. Importaciones

Las importaciones permiten incorporar contactos desde Google, Microsoft, Apple Mac/iOS y Excel. Antes de añadir un contacto nuevo, la aplicación comprueba si ya existe por telefono1, telefono2 o correoElectronico. Al final se informa de contactos importados y duplicados no añadidos.

Google y Microsoft

  1. Abre Importar.
  2. Elige Contactos de Google o Contactos de Microsoft.
  3. Autoriza el acceso a contactos en la ventana secundaria.
  4. Revisa la tabla de contactos obtenidos.
  5. Selecciona los registros que quieras importar.
  6. Confirma y revisa el resumen final.

Apple Mac/iOS

La opción Contactos de Apple (Mac/iOS) está pensada para las apps nativas, donde se puede solicitar permiso al dispositivo para leer la agenda de contactos.

Excel

La importación de Excel permite mapear columnas. Puedes indicar si la primera fila contiene encabezados y después relacionar letras de columna con Código, Nombre, Dirección, C. P., Población, Provincia, País, Teléfono 1, Teléfono 2, Correo electrónico, Web, Empresa, NIF, Cargo, Departamento y Notas.

Ejemplo: si el nombre está en la columna B, el teléfono en la E y el correo en la F, selecciona B para Nombre, E para Teléfono 1 y F para Correo electrónico. Los campos no disponibles pueden quedar sin asignar.
Segmentación

14. Grupos y etiquetas

Grupos de contactos

Los grupos son listas configurables con elementos. La ficha de contacto tiene tres grupos, y cada uno puede tener un nombre propio y sus elementos. Son ideales para clasificaciones estables.

Ejemplo: Grupo 1 = Tipo, con Cliente, Proveedor y Colaborador. Grupo 2 = Zona, con Norte, Centro, Levante y Sur. Grupo 3 = Prioridad, con Alta, Media y Baja.

Etiquetas

Las etiquetas son marcas visuales y flexibles. Cada contacto puede tener hasta tres etiquetas. Son muy útiles para campañas, estados temporales o características que cambian con el tiempo.

Ejemplo: “VIP”, “Pendiente propuesta”, “Renovación 2026”, “Newsletter”, “Soporte abierto”.

Los grupos y etiquetas alimentan el filtro de la tabla de Contactos, por lo que conviene diseñarlos pensando en cómo se van a buscar e imprimir listados después.

Cuenta, capacidad y facturación

15. Planes y suscripción

Las nuevas suscripciones se contratan y gestionan mediante Paddle. Todos los planes incluyen el flujo de trabajo completo del CRM; la diferencia es la capacidad compartida para usuarios, contactos activos y almacenamiento de documentos. Los eventos y las interacciones son ilimitados.

PlanUsuariosContactosDocumentosMensualAnual
Team21.0005 GB18 €180 €
Team Plus32.00010 GB27 €270 €
Business54.00020 GB45 €450 €
Scale1010.00050 GB90 €900 €

La facturación anual se cobra en un único pago y cuesta lo mismo que diez mensualidades. Los precios se muestran en euros antes de impuestos; Paddle calcula los impuestos indirectos aplicables durante el proceso de pago.

  1. Abre Planes para comparar Team, Team Plus, Business y Scale.
  2. Sólo el propietario puede contratar o cambiar un plan. Los miembros no ven los controles de facturación.
  3. Abre Suscripción para acceder al portal de cliente de Paddle, donde se gestionan los datos de pago, las facturas y la cancelación.
  4. Consulta Resumen para comprobar los usuarios, contactos y almacenamiento utilizados respecto a los límites del plan.

Cambiar o cancelar un plan

Paddle muestra el ajuste correspondiente antes de confirmar un cambio de plan o de periodo de facturación. Sólo es posible bajar de plan cuando los usuarios, contactos y documentos actuales caben en el plan inferior. La cancelación de la renovación se programa para el final del periodo pagado y no elimina la cuenta, el espacio de trabajo ni los miembros.

Prueba de 10 días: la prueba sin tarjeta utiliza la capacidad Team: 2 usuarios, 1.000 contactos y 5 GB de almacenamiento de documentos.
Casos de uso

16. Operativas recomendadas

Seguimiento de una oportunidad comercial

  1. Crea o importa el contacto.
  2. Clasifícalo con rol Cliente o Prospecto según tu criterio, grupos y etiquetas.
  3. Registra una primera interacción con etapa Prospecto Inicial o Calificación de Lead.
  4. Si acuerdas una reunión, crea un evento y añade al contacto como participante.
  5. Tras la reunión, registra una nueva interacción con necesidades y acción pendiente.
  6. Crea o sube la propuesta en documentos del contacto.
  7. Envía el correo desde el compositor interno adjuntando la propuesta.
  8. Programa recordatorio para seguimiento.

Preparar una campaña segmentada

  1. Define una etiqueta de campaña, por ejemplo “Campaña junio”.
  2. Asigna la etiqueta a los contactos correspondientes.
  3. Filtra contactos por esa etiqueta.
  4. Usa buscar para acotar por zona, empresa o sector.
  5. Muestra sólo las columnas necesarias.
  6. Exporta a Excel para revisar, o imprime un PDF para reunión interna.

Gestión documental de un cliente

  1. Abre la ficha del contacto.
  2. Entra en Gestión documental.
  3. Sube contratos, presupuestos, documentos firmados o informes.
  4. Crea documentos LibreOffice cuando necesites redactar desde cero.
  5. Descarga documentos haciendo clic en el nombre del fichero.
  6. Adjunta documentos desde el compositor interno cuando escribas al cliente.
Soporte

17. Incidencias frecuentes

No aparece un contacto después de importar

Revisa el resumen de importación. Puede haberse detectado como duplicado por teléfono o correo electrónico.

No puedo enviar con Gmail u Outlook

Comprueba que has autorizado el proveedor en la ventana secundaria. Si el navegador bloquea ventanas emergentes, permite ventanas para el dominio de My Contacts Cloud y repite el envío.

No veo documentos en el selector de adjuntos

Abre Gestionar, revisa los documentos del contacto o contexto actual y cierra la gestión documental para refrescar el selector.

Collabora Online no abre o no guarda

Verifica que el documento sea de tipo LibreOffice compatible y que la ventana del editor no haya sido bloqueada por el navegador.

La tabla no muestra lo esperado

Comprueba si hay una búsqueda activa, un filtro por grupos o etiquetas, columnas ocultas o vista de tarjeta. Usa Quitar filtro y limpia el buscador para volver al listado completo.

Necesito ayuda

Abre la página de soporte e incluye el ID de la cuenta, el navegador, el dispositivo, los pasos realizados y una descripción precisa de lo ocurrido.

Trabajo compartido

18. Equipo y miembros

El propietario puede invitar y retirar miembros desde Equipo. Las invitaciones pendientes también ocupan una plaza del plan para evitar superar el límite contratado. Cada invitación caduca a los siete días y puede reenviarse o cancelarse.

  1. El propietario abre Equipo desde el menú.
  2. Introduce el nombre y el correo electrónico del miembro.
  3. El miembro abre el enlace recibido e inicia sesión con correo electrónico o con uno de los proveedores disponibles.
  4. Una vez aceptada la invitación, ambos trabajan con los mismos contactos, eventos y documentos de la cuenta.

El miembro utiliza la misma pantalla de acceso que el propietario, pero no ve ni administra facturación, planes o miembros. Tampoco puede cancelar la renovación ni eliminar el espacio de trabajo. Retirar a un miembro invalida sus sesiones e impide sus accesos posteriores sin borrar los contactos, eventos, interacciones, documentos ni los demás datos compartidos.

Un miembro puede desinstalar la aplicación de sus dispositivos, pero esa acción no lo retira del equipo. My Contacts Cloud no dispone de una opción para que el miembro abandone el equipo por sí mismo: debe solicitar al propietario que lo retire. Si necesita ejercer un derecho sobre sus datos personales, puede utilizar la dirección indicada en la Política de Privacidad.

Información comprensible

19. Seguridad y datos

Los datos de licencia, propietario, miembros e invitaciones se guardan en la base de control de My Contacts Cloud. Los contactos, eventos, interacciones y documentos se guardan en la base asignada a la cuenta. El proveedor de pagos procesa el cobro; la aplicación conserva únicamente los identificadores y el estado necesarios para relacionar la suscripción con la cuenta.

  • Las contraseñas nuevas de miembros se almacenan mediante una función criptográfica de derivación, no como texto legible.
  • Los enlaces de invitación se validan mediante un resumen criptográfico y tienen fecha de caducidad.
  • Las claves privadas de Paddle permanecen en el servidor y no se incluyen en las páginas del navegador.
  • Los avisos de Paddle se verifican mediante su firma antes de cambiar el estado de una licencia.
  • Las credenciales revocables de Apple registradas por esta versión se guardan cifradas en el servidor y se revocan al retirar al usuario o eliminar la cuenta.
  • El propietario puede cancelar invitaciones y retirar miembros. Cada persona puede cerrar su sesión y cambiar o recuperar su contraseña.

Qué ocurre con los datos al eliminar la cuenta

La confirmación definitiva bloquea el acceso y elimina de los sistemas activos el espacio de trabajo, sus usuarios y sesiones y los datos operativos asociados. La cuenta no se conserva desactivada ni puede reabrirse. Las copias de seguridad que todavía contengan datos quedan fuera del uso operativo hasta su rotación y no se utilizan para reactivar la cuenta ni restaurar sus datos en el servicio activo.

Sólo pueden conservarse, separados del espacio de trabajo eliminado, los datos imprescindibles durante los plazos exigidos por obligaciones legales, fiscales, contables, de seguridad o de prevención del fraude. La información necesaria para identificar el origen de los datos alojados y el inicio de la prestación puede conservarse hasta 12 meses, y la documentación contable y sus justificantes hasta seis años cuando resulte legalmente exigible. Consulta el proceso completo en el apartado 20 y el detalle jurídico en la Política de Privacidad.

Estas medidas reducen riesgos, pero no constituyen una garantía absoluta. Ante una incidencia, indica el ID de cuenta y evita enviar contraseñas, claves privadas o datos completos de tarjetas.

Acciones diferentes y sus efectos

20. Desinstalación, cancelación y eliminación

Estas operaciones no son equivalentes. Elige la que corresponda al resultado que buscas:

Acción Quién puede realizarla Dónde se realiza Efecto
Desinstalar la aplicación Propietario y miembros Opciones normales de Windows, Android, iOS o macOS Sólo quita la aplicación del dispositivo. No cancela la renovación, no elimina la cuenta y no borra los datos del servidor.
Cancelar la renovación del plan Sólo el propietario Suscripción > configuración de Paddle Impide futuros cobros y renovaciones. Mantiene el acceso hasta el final del periodo contratado y no elimina la cuenta, los datos ni el equipo.
Retirar a un miembro Sólo el propietario Equipo Impide el acceso de ese miembro. No cancela el plan ni borra el espacio de trabajo o sus datos compartidos.
Eliminar cuenta y datos Sólo el propietario Pie del menú o página pública de eliminación Elimina de forma irreversible el espacio de trabajo completo, sus usuarios y sus datos, tras una confirmación expresa.

Desinstalar la aplicación

La desinstalación es una operación local del dispositivo y no comunica una baja a My Contacts Cloud. Si la cuenta continúa activa, el usuario podrá volver a instalar la aplicación o acceder desde otro dispositivo con sus credenciales.

Cancelar la renovación o desuscribirse del plan

El propietario debe abrir Suscripción y completar la cancelación en Paddle. Cuando Paddle confirma una cancelación programada, el servicio continúa disponible hasta la fecha de vencimiento, pero ya no se generará un nuevo periodo. La cancelación no borra información y no deja preparada una eliminación automática.

Si el propósito es eliminar también la cuenta, después de confirmar la cancelación hay que volver voluntariamente a Eliminar cuenta y datos e iniciar una solicitud nueva. La baja de newsletters es otra operación independiente: deja de enviar comunicaciones comerciales, pero no cancela el plan ni elimina la cuenta.

Eliminar definitivamente la cuenta y los datos

Acción irreversible: antes de continuar, exporta la información que quieras conservar. La eliminación hace perder el acceso aunque todavía quede tiempo contratado y no genera automáticamente un reembolso.
  1. El propietario selecciona Eliminar cuenta y datos en el pie del menú. También puede comenzar sin instalar ni abrir la aplicación desde la página pública de eliminación.
  2. La aplicación consulta el estado real de la suscripción. Si todavía existe una renovación activa, detiene el proceso y facilita el acceso a la configuración de facturación para cancelarla.
  3. Después de que la cancelación quede confirmada, el propietario debe comenzar de nuevo. La cancelación nunca reactiva automáticamente una solicitud de eliminación anterior.
  4. Cuando no hay renovación activa, se envía al correo del propietario un enlace de un solo uso válido durante 24 horas. Abrirlo sólo muestra la página de confirmación y no elimina nada.
  5. Para confirmar, el propietario debe escribir ELIMINAR y pulsar Eliminar definitivamente. El servidor vuelve a comprobar la renovación antes de aceptar la operación.
  6. La cuenta se bloquea, el borrado se procesa de forma segura y se envía un correo cuando finaliza.

Se eliminan el espacio de trabajo, el perfil del propietario, todos los miembros e invitaciones, las sesiones, contactos, eventos, interacciones, configuraciones, documentos y demás datos operativos guardados en My Contacts Cloud. También se invalidan los accesos y se revocan las credenciales de Apple disponibles en el servidor.

Los miembros no pueden iniciar este proceso ni mediante la interfaz ni utilizando directamente la página pública. La respuesta de la página pública tampoco revela si una dirección de correo pertenece a una cuenta.

Respuestas rápidas

21. Preguntas frecuentes

¿Propietarios y miembros utilizan el mismo acceso?

Sí. Ambos usan la pantalla habitual y pueden acceder con correo electrónico o mediante Google, Microsoft o Apple cuando esas opciones estén disponibles.

¿Quién puede gestionar usuarios y pagos?

Únicamente el propietario. Los miembros trabajan con la información compartida, pero no gestionan el equipo, los planes ni la suscripción.

¿Qué ocurre si una cuenta Paddle está en prueba?

Si todavía no existe una suscripción, Suscripción abre el catálogo de planes Paddle en lugar de intentar abrir un portal inexistente.

¿Una invitación pendiente consume una plaza?

Sí. Puede cancelarse para liberar la plaza, o reenviarse para generar un nuevo enlace válido durante siete días.

¿Retirar un miembro borra información?

No. Se invalidan sus sesiones y se impide su acceso, pero los contactos, eventos, interacciones, documentos y demás información compartida continúan en la cuenta.

¿Desinstalar la aplicación cancela el plan o elimina mis datos?

No. Sólo elimina la aplicación de ese dispositivo. La cuenta, el equipo, la renovación y los datos del servidor no cambian.

¿Cancelar la renovación elimina la cuenta?

No. Evita futuras renovaciones y cobros y mantiene el acceso hasta el vencimiento del periodo contratado. La cuenta y sus datos no se eliminan, y la cancelación tampoco inicia automáticamente el proceso de eliminación.

¿Quién puede eliminar la cuenta y sus datos?

Únicamente el propietario. Los miembros no ven esta opción y no pueden iniciarla desde la página pública. Si todavía hay una renovación activa, la eliminación se detiene hasta que el propietario la cancele y comience de nuevo el proceso.

¿Puedo eliminar la cuenta sin tener instalada la aplicación?

Sí. El propietario puede iniciar la solicitud desde la página pública Eliminar cuenta y datos. Se aplican las mismas comprobaciones y confirmaciones que dentro de la aplicación.

¿Abrir el enlace de confirmación elimina la cuenta?

No. El enlace, válido durante 24 horas, sólo abre la página de confirmación. Para ejecutar el borrado hay que escribir ELIMINAR y pulsar Eliminar definitivamente.

¿Se conserva información después de eliminar la cuenta?

Los datos operativos se eliminan de los sistemas activos y la cuenta no puede reactivarse. Las copias de seguridad quedan fuera de uso hasta su rotación. Sólo se conserva por el plazo aplicable la información que resulte necesaria para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, de seguridad o de prevención del fraude.

¿Dónde veo el consumo del plan?

En Resumen puedes consultar usuarios, contactos y almacenamiento utilizado frente al límite del plan.

¿Cómo compruebo el resultado de una importación?

Revisa el resumen final y vuelve al listado de contactos. Si algún registro no se añadió, comprueba si fue identificado como duplicado por teléfono o correo electrónico.

¿No has encontrado la respuesta?

Envía una solicitud de soporte con el ID de la cuenta, el registro afectado, la acción exacta y el resultado que observaste.

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