Kontaktblatt an die erste Stelle setzen
Verwenden Sie eine Zeile pro Kontakt und für jede Angabe eine eigene Spalte. Führen Sie getrennte Vor- und Nachnamen für das Feld Name in einer Spalte zusammen.
Kontakte aus Excel ins CRM übernehmen
Kontakte aus Excel in ein CRM zu übertragen bedeutet, die Arbeitsmappe im CRM zu importieren. Speichern Sie sie als .xlsx, legen Sie die Kontakte im ersten Tabellenblatt ab und öffnen Sie den Excel-Import in My Contacts Cloud. Wählen Sie die Datei, prüfen Sie die Kopfzeilenoption und ordnen Sie die Spalten zu. Der Name ist Pflicht. Testen Sie zunächst wenige Datensätze.
Die 16 Kontaktfelder der Excel-Vorlage
Das erste Tabellenblatt enthält die Kontaktspalten und einen fiktiven Beispieldatensatz. Ersetzen oder löschen Sie ihn. Das zweite Blatt erläutert die Zuordnung. Alternativ können Sie die Spalten Ihrer eigenen Arbeitsmappe im Importformular zuordnen.
| Spalte | Kontaktfeld |
|---|---|
| A | Code |
| B | Name — Pflichtfeld |
| C | Adresse |
| D | Postleitzahl |
| E | Ort |
| F | Bundesland / Region |
| G | Land |
| H | Telefon 1 |
| I | Telefon 2 |
| J | |
| K | Website |
| L | Unternehmen |
| M | Steuer-ID |
| N | Position |
| O | Abteilung |
| P | Notizen |
Kontakte Schritt für Schritt importieren
Excel-Import öffnen
Öffnen Sie in My Contacts Cloud den Import aus einer Excel-Datei und wählen Sie Ihre .xlsx-Arbeitsmappe.
Kopfzeile prüfen
Aktivieren Sie die Kopfzeilenoption, wenn die erste Zeile Spaltennamen enthält. Die Kontakte müssen im ersten Tabellenblatt stehen.
Spalten zuordnen
Ordnen Sie jede benötigte Spalte einem Feld zu. Stehen in Ihrer eigenen Datei der Name in B, Telefon 1 in E und die E-Mail in F, wählen Sie entsprechend B, E und F. Nicht benötigte Felder bleiben unzugeordnet.
Wenige Kontakte importieren
Beginnen Sie mit fiktiven oder sorgfältig geprüften Datensätzen. Beachten Sie Dateigröße und verfügbare Kontaktkapazität.
Ergebnis kontrollieren
Lesen Sie die Zusammenfassung und öffnen Sie mehrere Kontakte. Prüfen Sie Namen, Sonderzeichen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, bevor Sie die übrigen Daten importieren.
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So funktioniert die Dublettenprüfung
Vor dem Anlegen vergleicht My Contacts Cloud nicht leere Werte aus Telefon 1, Telefon 2 und E-Mail mit vorhandenen Kontakten und bereits im selben Import hinzugefügten Datensätzen. Eine Übereinstimmung genügt, um den neuen Kontakt zu überspringen. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Anfang und Ende werden ignoriert.
Der Import führt Kontakte weder zusammen noch aktualisiert er bestehende Einträge. Trennzeichen, Leerzeichen innerhalb der Telefonnummer und Ländervorwahlen werden nicht vereinheitlicht: +34 600 000 000 und +34600000000 können daher als unterschiedliche Werte gelten. Vereinheitlichen Sie die Quelldaten vor dem Import.
Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht
| Problem | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|
| Die Datei lässt sich nicht öffnen | Als .xlsx speichern, Dateigröße prüfen und die richtige Arbeitsmappe auswählen. |
| Die Kopfzeile wurde als Kontakt angelegt | Kopfzeilenoption kontrollieren. |
| Ein Datensatz fehlt | Name, übereinstimmende Telefonnummer oder E-Mail, doppelten Code und freie Kapazität prüfen. |
| Falsche Daten wurden übernommen | Das Kontaktblatt an die erste Stelle verschieben. |
| Vorwahl oder führende Nullen fehlen | Die Quellzellen vor dem Speichern als Text formatieren. |
| Gruppen oder Erinnerungen fehlen | Nach dem Import der 16 Kontaktfelder in der App einrichten. |
Mit den importierten Kontakten weiterarbeiten
Öffnen und prüfen Sie einen Kontakt. Ergänzen Sie eine Interaktion, ein Dokument oder einen Termin mit Teilnehmern. Eine Erinnerung an der Interaktion hält den nächsten Schritt fest.
Häufige Fragen
Kann ich eine CSV-Datei direkt importieren?
Öffnen Sie die CSV-Datei für diesen Ablauf zunächst in Ihrer Tabellenkalkulation und speichern Sie sie als .xlsx.
Welches Tabellenblatt wird importiert?
Der Import liest das erste Tabellenblatt der Arbeitsmappe.
Welches Feld ist erforderlich?
Der Name ist Pflicht. Der Code kann zur automatischen Vergabe leer bleiben. Die übrigen zugeordneten Felder sind optional.
Werden bestehende Kontakte aktualisiert oder zusammengeführt?
Nein. Der Import legt Kontakte an und überspringt erkannte Übereinstimmungen. Bestehende Kontakte werden weder aktualisiert noch zusammengeführt.
Importiert die Vorlage Termine, Interaktionen oder Gruppen?
Nein. Sie umfasst 16 Kontaktfelder. Gruppen, Tags, Interaktionen, Erinnerungen und Termine richten Sie danach in der App ein.
Wie groß darf die Datei sein?
Das Formular zeigt eine Grenze von 10 MB an. Wie viele Kontakte Sie hinzufügen können, hängt außerdem von der freien Kontaktkapazität des Arbeitsbereichs ab.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Kontakten
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