My Contacts Cloud Praxis-Handbuch

1. Mit dem CRM arbeiten

In My Contacts Cloud CRM steht jeder Kontakt im Mittelpunkt: Anrufe, E-Mails, Dokumente, Besprechungen, Erinnerungen und die Dokumentation von Vertriebsaktivitäten beginnen in der Kontaktansicht. Die Anwendung ist mehr als ein Adressbuch. Sie zeigt, wer der Kontakt ist, was besprochen wurde, welche Dokumente zugeordnet sind und welche Aufgabe als Nächstes ansteht.

In der Praxis ist das CRM am nützlichsten, wenn jede Aktivität nachvollziehbar bleibt. Wenn Sie mit einem Kunden die Zusendung eines Angebots vereinbaren, erfassen Sie den Anruf als Interaktion, legen Sie „Angebot senden“ als ausstehende Aufgabe fest, erstellen Sie eine Erinnerung und speichern Sie das Angebot bei den Dokumenten des Kontakts. So bleiben Verlauf und Kalender miteinander verknüpft.

2. Anmeldung und Konto

Anmelden

1. Öffnen Sie die Anmeldeseite von My Contacts Cloud CRM.
2. Wählen Sie, ob Sie sich mit Google, Microsoft oder Apple anmelden möchten. Konten, die mit E-Mail-Adresse und Passwort erstellt wurden, können sich auch mit diesen Zugangsdaten anmelden.
3. Schließen Sie die Autorisierung im Fenster des gewählten Anbieters ab.
4. Wenn Sie zur Anwendung zurückkehren, wird der Hauptbildschirm geöffnet.

Der für die Anmeldung verwendete Anbieter schränkt die anderen Integrationen nicht ein. Sie können sich bei Google anmelden, Microsoft-Kontakte importieren und E-Mails mit Outlook senden, wenn Sie Microsoft zu diesem Zeitpunkt autorisieren.

Registrierung und Passwort

Für jedes Konto ist eine gültige, bestätigte E-Mail-Adresse erforderlich. Bei Konten mit E-Mail-Adresse und Passwort muss das Passwort aus mindestens acht Zeichen, einem Großbuchstaben, einem Kleinbuchstaben, einer Zahl und einem unterstützten Symbol bestehen. Wenn Sie das Passwort zurücksetzen, prüfen Sie auch die Ordner „Werbung“ und „Spam“, insbesondere bei Gmail.

3. Hauptmenü

Das Hauptmenü bündelt die wichtigsten Funktionen der Anwendung. Es zeigt außerdem den Status der Testphase, die verbleibenden Tage, den aktiven Plan und die Konto-ID an. Geben Sie diese ID bei jeder Supportanfrage an.

4. Tabellen, Filter und Berichte

Die Fenster „Kontakte“, „Interaktionen“, „Dokumente“ und „Teilnehmer“ verwenden dieselben Tabellenfunktionen. Wenn Sie diese Funktionen beherrschen, können Sie CRM-Daten als hilfreiche Arbeitslisten aufbereiten, drucken und exportieren.

Häufige Tabellenaktionen

• Neu: einen Datensatz erstellen.
• Bearbeiten: den ausgewählten Datensatz bearbeiten.
• Löschen: löscht den ausgewählten Datensatz, normalerweise nach Bestätigung.
• Anzeigen: den Datensatz schreibgeschützt öffnen.
• Suche: Filtern Sie die Tabelle, indem Sie Text in das Suchfeld eingeben.
• Spalten anzeigen: Hier können Sie auswählen, welche Spalten vor dem Drucken oder Exportieren angezeigt werden.
• Karte/Tabelle: zwischen Tabellen- und Kartenansicht wechseln.
• Drucken: generiert eine gedruckte Ansicht mit sichtbaren Spalten.
• Exportieren: generiert je nach Tabelle Dateien in PDF, Excel, ODS, CSV, TXT, JSON, XML, HTML oder SQL.

Kontakte nach Gruppen und Labels filtern

Die Kontakttabelle enthält einen eigenen Filter für Gruppen und Labels. Dies ist eine der nützlichsten Funktionen, um mit bestimmten Segmenten zu arbeiten.

1. Öffnen Sie Kontakte.
2. Klicken Sie auf das Filtersymbol.
3. Wählen Sie einen oder mehrere Werte in Gruppe 1, Gruppe 2 oder Gruppe 3 aus.
4. Wählen Sie Labels aus, wenn Sie auch nach ihnen filtern möchten.
5. Klicken Sie auf Filtern.
6. Wenn Sie zur vollständigen Liste zurückkehren möchten, öffnen Sie den Filter erneut und klicken Sie auf Filter entfernen.

Suchen, filtern, exportieren und drucken

Um einen Bericht zu erstellen, wenden Sie zunächst die passenden Filter an, grenzen die Ergebnisse über die Suche weiter ein, lassen nur die benötigten Spalten sichtbar und drucken oder exportieren anschließend die Tabelle.

5. Kontaktansicht

Die Kontaktansicht ist das Herzstück der Anwendung. Sie bündelt Stammdaten, Einordnung und Kommunikationswege und bietet direkten Zugriff auf zugehörige Interaktionen, Dokumente und Termine.

Hauptfelder

Unternehmensdaten

Gruppen und Labels im Kontakt

In der Kontaktansicht können Sie bis zu drei konfigurierbare Gruppen und höchstens drei Labels zuweisen. Gruppen eignen sich für beständige Kategorien, Labels für flexiblere oder vorübergehende Merkmale.

Unterhaltung starten

Im Bereich „Unterhaltung“ werden Benutzernamen für LinkedIn, Telegram, Instagram, Facebook Messenger und X gespeichert. Ist ein Benutzername vorhanden, öffnet die zugehörige Schaltfläche den entsprechenden Kanal.

Für X wird die numerische Benutzer-ID und nicht nur der sichtbare Benutzername gespeichert. Die Kontaktansicht enthält deshalb einen Hilfelink zum Ermitteln dieser ID.

Referenzen und Termine

Die vier Referenzen sind konfigurierbare Felder. Sie passen die Kontaktansicht an Ihre Tätigkeit an: Vertrag, Police, Registrierung, Projekt, Aktenzeichen, Auftrag, Kostenstelle oder externer Code. Mit dem Start- und Enddatum können Sie die Gültigkeit bzw. den Zeitraum der Beziehung markieren.

Präferenzen und Notizen

Es gibt sechs konfigurierbare Präferenzbereiche und einen Block für allgemeine Notizen. Die Präferenzbereiche verfügen über einen Rich-Text-Editor, sodass sie Listen, Fettdruck, Links oder strukturierte Informationen enthalten können.

Es empfiehlt sich, Präferenzen für stabile Informationen zu verwenden, die dazu beitragen, den Kontakt besser zu bedienen: Vertragsprodukte, besondere Bedürfnisse, Liefermethode, bevorzugter Kanal, Zahlungsbedingungen, Kontaktzeiten, Marketingpräferenzen oder Supportanweisungen.

Verknüpfte Funktionen in Kontakte

• Interaktionen: Öffnet den Kontaktverlauf und ermöglicht die Aufzeichnung von Anrufen, E-Mails, Besprechungen und kommerziellen Aktionen.
• Dokumentenverwaltung: öffnet die mit dem Kontakt verknüpften Dokumente.
• Termine: Termine anzeigen, an denen der Kontakt teilnimmt, oder einen verknüpften Kalendereintrag erstellen.

6. Kontakte einrichten

Mit der Kontaktkonfiguration passen Sie die Kontaktansicht an verschiedene Branchen an, ohne die Anwendung selbst zu ändern. Öffnen Sie Werkzeuge und anschließend Kontakte einrichten.

Konfigurierbare Referenzen

Mit ihnen können Sie den Namen der Felder „Referenz 1“ bis „Referenz 4“ ändern. Dabei handelt es sich um kurze Felder, die in der Regel Kennungen, Codes, Vertragsnummern oder administrative Zuordnungsdaten enthalten.

Bezeichnungen der Präferenzen

Sie können die sechs ausführlichen Informationsbereiche der Kontaktansicht benennen. Am hilfreichsten sind sie, wenn jeder Bereich eine praktische Frage beantwortet.

7. Interaktionen und Nachverfolgung

Eine Interaktion ist jedes relevante Ereignis in der Beziehung zu einem Kontakt. Sie dokumentiert, was geschehen ist, ordnet den Kontakt einer Prozessphase zu, hält das Ergebnis fest und kann eine ausstehende Aufgabe mit Erinnerung erzeugen.

Felder der Interaktion

Arten der Interaktion

Der Typ hilft bei der Klassifizierung der Historie. Einige Optionen sind auf den Verkauf ausgerichtet, andere auf den Support oder das interne Management: Telefonanruf, E-Mail, persönliches Treffen, Videoanruf, Textnachricht, Instant Messaging, Präsentation, Demo, Schulung, Angebotsversand, Auftragsbestätigung, Lieferung, Folgebesprechung, Fortschrittsüberprüfung, Umfrage, technische Unterstützung, Lösung von Vorfällen, Erneuerung, Aktualisierung der Bedingungen, Anpassung des Angebots, Abschluss des Verkaufs, Stornierung, Versand von Unterlagen, Einladung zu einer Veranstaltung, Zahlungsbenachrichtigung, interne Besprechung oder andere.

Phasen des Vertriebsprozesses

Die Phasen ermöglichen es Ihnen, die Situation einer Opportunity zu lesen, ohne die gesamte Historie öffnen zu müssen. Ein typischer Ablauf kann sein:

1. Erstkontakt: eine mögliche Chance wird identifiziert.
2. Lead-Qualifikation: Es wird geprüft, ob der Lead zum Produkt oder zur Dienstleistung passt.
3. Kontakt hergestellt: Es gab bereits eine erste Kommunikation.
4. Erstgespräch: Die Anforderungen des Kontakts werden genauer geklärt.
5. Bedarfsermittlung: Das zu lösende Problem wird dokumentiert.
6. Produkt-/Dienstleistungspräsentation: Die vorgeschlagene Lösung wird vorgestellt.
7. Angebot gesendet: Das Angebot oder Vertriebsdokument wird versendet.
8. Verhandlung: Bedingungen werden besprochen.
9. Vereinbarte Bedingungen: Es besteht eine Vereinbarung, deren Formalisierung noch aussteht.
10. Abschluss ausstehend: Unterschrift, Autorisierung oder Zahlung fehlen.
11. Verkauf abgeschlossen: Die Verkaufschance wurde gewonnen.
12. Umsetzung: Die Lösung wird geliefert oder in Betrieb genommen.
13. Nachbetreuung: Zufriedenheit und Nutzung werden überprüft.
14. Verlängerung/Folgekauf: Kontinuität ist vorbereitet.
15. Verpasste Gelegenheit oder inaktiver Interessent: Es ist dokumentiert, dass es keine Fortschritte macht.

Beispiele für Vertriebsabläufe

8. Erinnerungen

Erinnerungen entstehen aus Interaktionen, wenn eine ausstehende Aufgabe und ein Erinnerungsdatum eingetragen werden. Verwenden Sie den Bereich „Erinnerungen“, um nach Fälligkeit und Priorität statt aus der allgemeinen Kontaktliste zu arbeiten.

1. Öffnen Sie zu Tagesbeginn Erinnerungen.
2. Prüfen Sie, welche Aufgaben heute fällig oder bereits überfällig sind.
3. Öffnen Sie den Kontakt oder verwenden Sie die Kommunikationsdetails.
4. Wenn Sie die Aktion abschließen, erfassen Sie eine neue Interaktion oder aktualisieren Sie den Verlauf.

9. Dokumentenverwaltung

In der Dokumentenverwaltung speichern Sie Dokumente, die dem Konto, einem Kontakt oder einem Termin zugeordnet sind. Der E-Mail-Editor kann die hier gespeicherten Dokumente direkt anhängen.

Felder und Schaltflächen für Dokumente

Vorhandenes Dokument hochladen

1. Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung aus dem entsprechenden Kontakt, Termin oder Kontext.
2. Klicken Sie auf Neues Dokument.
3. Drücken Sie Durchsuchen und wählen Sie die Gerätedatei aus.
4. Überprüfen Sie den Dateinamen, das Datum und die Beschreibung.
5. Speichern.

Erstellen Sie ein neues Dokument

Die direkte Dokumentenerstellung wurde auf LibreOffice-Formate vereinfacht:

• Writer (.odt): Texte, Verträge, Vorschläge, Berichte.
• Calc (.ods): Tabellenkalkulationen, Vergleiche, detaillierte Budgets.
• Impress (.odp): Präsentationen.

Wenn Sie LibreOffice-Dokumente erstellen oder bearbeiten, wird Collabora Online mithilfe von WOPI in einem separaten Fenster geöffnet.

Herunterladen, ansehen und bearbeiten

• Herunterladen: Klicken Sie auf den Dateinamen in der Tabelle.
• Anzeigen: Verwenden Sie das Bildschirmsymbol, um eine Vorschau zu öffnen.
• Bearbeiten: Verwenden Sie das Stiftsymbol oder die Schaltfläche „Bearbeiten“ auf der Registerkarte „Dokument“, wenn die Formatierung dies zulässt.

10. E-Mail

Mit dem E-Mail-Editor senden Sie HTML-Nachrichten und hängen Dateien aus der Dokumentenverwaltung an. Es ist robuster als ein Link mailto:, da es nicht vom im Browser konfigurierten E-Mail-Client abhängt und Ihnen die Verwendung von in My Contacts Cloud gespeicherten Anhängen ermöglicht.

Felder des E-Mail-Editors

• Von: Absender. Dies hängt vom Konto oder Anbieter ab, der zum Senden verwendet wird.
• An: Hauptempfänger.
• CC und BCC: Sie erscheinen als Links neben dem Empfänger und zeigen die Felder erst an, wenn darauf geklickt wird.
• Betreff: E-Mail-Betreff.
• Nachricht: HTML-Body mit Rich-Editor.
• Angehängte Dokumente: Dokumentauswahl des aktuellen Kontakts oder Kontexts.
• Verwalten: Öffnet die Dokumentenverwaltung, um Dokumente hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen und anschließend die Auswahl zu aktualisieren.
• Senden mit: Sendeanbieter: Gmail, Outlook oder My Contacts Cloud.

Mit Gmail oder Outlook senden

Die Erlaubnis wird zum Zeitpunkt der Einreichung eingeholt. Dies ermöglicht Ihnen, sich primär bei einem Anbieter einzuloggen und bei einem anderen Anbieter zu versenden. Sie können sich beispielsweise mit Google anmelden und über Outlook senden.

Mit My Contacts Cloud senden

Die Option „My Contacts Cloud“ verwendet das anwendungseigene Relay. Dies ist der vorgesehene Weg für Fälle, in denen der Versand nicht über Gmail oder Microsoft Outlook erfolgt.

11. Kalender, Termine und Aufgaben

Der Kalender bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie eine Terminübersicht. Verwenden Sie ihn für Besprechungen, Aufgaben, Termine, Fristen sowie interne oder kundenbezogene Aktivitäten.

Arbeiten im Kalender

• Termin erstellen: Verwenden Sie die Schaltfläche + oder klicken Sie auf ein Kalenderdatum/eine Kalenderuhrzeit.
• Monatsansicht: Mit einem Klick auf die Tagesnummer gelangen Sie zur Tagesansicht.
• Termin verschieben: Ziehen Sie den Termin auf ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit.
• Dauer ändern: Ziehen Sie den unteren Rand des Termins, wenn die Ansicht dies zulässt.
• Kalenderdruck: Beim Drucken werden Bildschirmsteuerungen ausgeblendet, um eine sauberere Ausgabe zu ermöglichen.

Felder des Termins

Teilnehmer

Die Terminansicht enthält eine Teilnehmertabelle. Sie können Teilnehmer aus Kontakten hinzufügen, löschen, suchen, die Karten-/Tabellenansicht ändern, Spalten anzeigen und nach PDF, Excel, ODS, CSV, TXT, JSON, XML, HTML oder SQL exportieren.

12. Termine einrichten

In den Kalendereinstellungen legen Sie fest, wie der Kalender angezeigt und verwendet wird.

13. Importe

Durch Importe können Sie Kontakte von Google, Microsoft, Apple Mac/iOS und Excel hinzufügen. Vor dem Hinzufügen eines Kontakts sucht die Anwendung anhand von phone1, phone2 oder Email nach einem bestehenden Datensatz. Am Ende werden importierte Kontakte und nicht hinzugefügte Duplikate gemeldet.

Google und Microsoft

1. Öffnen Sie Importieren.
2. Wählen Sie Google Kontakte oder Microsoft Kontakte.
3. Autorisieren Sie den Zugriff auf Kontakte im sekundären Fenster.
4. Sehen Sie sich die Tabelle der erhaltenen Kontakte an.
5. Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie importieren möchten.
6. Bestätigen und überprüfen Sie die endgültige Zusammenfassung.

Apple Mac/iOS

Die Option Apple-Kontakte (Mac/iOS) ist für native Apps vorgesehen, die das Gerät um Erlaubnis zum Lesen des Adressbuchs bitten können.

Excel

Der Import aus Excel ermöglicht die Zuordnung von Spalten. Sie können angeben, ob die erste Zeile Überschriften enthält, und dann die Spaltenbuchstaben mit Code, Name, Adresse, Postleitzahl, Ort, Bundesland/Region, Land, Telefon 1, Telefon 2, E-Mail, Website, Unternehmen, Steuernummer / USt-IdNr., Funktion, Abteilung und Notizen verknüpfen.

14. Gruppen und Labels

Kontaktgruppen

Gruppen sind konfigurierbare Listen mit Elementen. Die Kontaktansicht enthält drei Gruppen, und jede kann ihren eigenen Namen und ihre eigenen Elemente haben. Sie sind ideal für stabile Klassifizierungen.

Labels

Labels sind flexible visuelle Markierungen. Jeder Kontakt kann bis zu drei Labels haben. Sie sind sehr nützlich für Kampagnen, temporäre Zustände oder Funktionen, die sich im Laufe der Zeit ändern.

Gruppen und Labels werden in den Filtern der Kontakttabelle verwendet. Richten Sie sie deshalb nach den Listen aus, die Sie später suchen, exportieren oder drucken möchten.

15. Tarife und Abonnement

Neue Abonnements werden über Paddle abgeschlossen und verwaltet. Alle Tarife enthalten denselben vollständigen CRM-Arbeitsablauf; sie unterscheiden sich nur bei der gemeinsamen Kapazität für Benutzer, aktive Kontakte und Dokumentenspeicher. Ereignisse und Interaktionen sind unbegrenzt.

Die jährliche Abrechnung erfolgt in einer Zahlung und kostet so viel wie zehn Monatszahlungen. Die Preise werden in Euro ohne Steuern angezeigt; Paddle berechnet die anwendbaren indirekten Steuern beim Bezahlvorgang.

1. Öffnen Sie Tarife, um Team, Team Plus, Business und Scale zu vergleichen.
2. Nur der Kontoinhaber kann einen Tarif abschließen oder wechseln. Mitglieder sehen keine Abrechnungsfunktionen.
3. Öffnen Sie Abonnement, um im Paddle-Kundenportal Zahlungsdaten, Rechnungen und die Kündigung zu verwalten.
4. Unter Übersicht sehen Sie die genutzten Benutzer, Kontakte und den Dokumentenspeicher im Verhältnis zu den Tarifgrenzen.

Tarif wechseln oder kündigen

Paddle zeigt die Anpassung vor der Bestätigung eines Tarif- oder Abrechnungszeitraumwechsels an. Ein Wechsel in einen kleineren Tarif ist nur möglich, wenn die vorhandenen Benutzer, Kontakte und Dokumente innerhalb der neuen Grenzen liegen. Die Kündigung der Verlängerung wird für das Ende des bezahlten Zeitraums vorgemerkt und löscht weder das Konto noch den Arbeitsbereich oder seine Mitglieder.

16. Empfohlene Arbeitsabläufe

Eine Vertriebschance nachverfolgen

1. Erstellen oder importieren Sie den Kontakt.
2. Weisen Sie je nach Fall die Rolle „Kunde“ oder „Interessent“ sowie die passenden Gruppen und Labels zu.
3. Erfassen Sie eine erste Interaktion mit der Phase „Erstkontakt“ oder „Lead-Qualifizierung“.
4. Wenn Sie eine Besprechung vereinbaren, erstellen Sie einen Termin und fügen Sie den Kontakt als Teilnehmer hinzu.
5. Zeichnen Sie nach der Besprechung eine neue Interaktion mit Bedürfnissen und ausstehenden Maßnahmen auf.
6. Erstellen Sie das Angebot oder laden Sie es in den Kontaktdokumenten hoch.
7. Senden Sie die E-Mail über den E-Mail-Editor und hängen Sie das Angebot an.
8. Planen Sie eine Erinnerung für die Nachverfolgung.

Eine segmentierte Kampagne vorbereiten

1. Erstellen Sie ein Kampagnen-Label, zum Beispiel „Juni-Kampagne“.
2. Weisen Sie das Label den entsprechenden Kontakten zu.
3. Filtern Sie Kontakte nach diesem Label.
4. Nutzen Sie die Suche zur Eingrenzung nach Bereich, Unternehmen oder Branche.
5. Zeigen Sie nur die erforderlichen Spalten an.
6. Exportieren Sie es zur Überprüfung nach Excel oder drucken Sie ein PDF für interne Besprechungen aus.

Dokumentenverwaltung für einen Kunden

1. Öffnen Sie den Kontakt.
2. Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung.
3. Laden Sie Verträge, Kostenvoranschläge, unterzeichnete Dokumente oder Berichte hoch.
4. Erstellen Sie LibreOffice-Dokumente, wenn Sie von Grund auf neu schreiben müssen.
5. Laden Sie Dokumente herunter, indem Sie auf den Dateinamen klicken.
6. Hängen Sie Dokumente über den E-Mail-Editor an, wenn Sie dem Kunden schreiben.

17. Häufige Probleme

Nach dem Import fehlt ein Kontakt

Überprüfen Sie die Importzusammenfassung. Möglicherweise wurde per Telefon oder E-Mail festgestellt, dass es sich um ein Duplikat handelt.

Ich kann nicht mit Gmail oder Outlook senden

Überprüfen Sie im sekundären Fenster, ob Sie den Anbieter autorisiert haben. Wenn der Browser Popups blockiert, lassen Sie Popups für die My Contacts Cloud-Domäne zu und senden Sie sie erneut.

In der Anlagenauswahl werden keine Dokumente angezeigt

Öffnen Sie Verwalten, prüfen Sie die Dokumente des aktuellen Kontakts oder Kontexts und schließen Sie anschließend die Dokumentenverwaltung, um die Auswahl zu aktualisieren.

Collabora Online lässt sich nicht öffnen oder speichern

Stellen Sie sicher, dass es sich bei dem Dokument um einen kompatiblen LibreOffice-Typ handelt und dass das Editorfenster nicht vom Browser blockiert wurde.

Die Tabelle zeigt nicht die erwarteten Ergebnisse

Prüfen Sie, ob eine Suche, ein Gruppen- oder Label-Filter, ausgeblendete Spalten oder die Kartenansicht aktiv sind. Wählen Sie Filter entfernen und leeren Sie das Suchfeld, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.

Ich benötige Hilfe

Öffnen Sie die Supportseite und geben Sie Konto-ID, Browser, Gerät, ausgeführte Schritte und eine genaue Beschreibung des Problems an.

18. Team und Mitglieder

Der Kontoinhaber kann über Team Mitglieder einladen und entfernen. Ausstehende Einladungen reservieren ebenfalls einen Platz im Plan, damit das vereinbarte Limit nicht überschritten wird. Jede Einladung läuft nach sieben Tagen ab und kann erneut gesendet oder storniert werden.

1. Der Kontoinhaber öffnet im Menü Team.
2. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein.
3. Das Mitglied öffnet den erhaltenen Link und meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse oder über einen der verfügbaren Anbieter an.
4. Nach Annahme der Einladung arbeiten beide Benutzer mit denselben Kontakten, Terminen und Kontodokumenten.

Mitglieder verwenden dieselbe Anmeldeseite wie der Kontoinhaber, können jedoch weder Abrechnung, Pläne noch Mitglieder einsehen oder verwalten. Sie können außerdem weder die Verlängerung kündigen noch den Arbeitsbereich löschen. Beim Entfernen eines Mitglieds werden dessen Sitzungen ungültig und weitere Zugriffe gesperrt, ohne Kontakte, Termine, Interaktionen, Dokumente oder andere gemeinsame Daten zu löschen.

Mitglieder können die Anwendung von ihren Geräten deinstallieren; dadurch werden sie jedoch nicht aus dem Team entfernt. My Contacts Cloud bietet Mitgliedern keine Möglichkeit, das Team selbstständig zu verlassen. Sie müssen den Kontoinhaber bitten, sie zu entfernen. Zur Ausübung eines Rechts in Bezug auf personenbezogene Daten kann die in der Datenschutzerklärung angegebene Adresse verwendet werden.

19. Sicherheit und Daten

Daten zu Lizenz, Kontoinhaber, Mitgliedern und Einladungen werden in der Kontrolldatenbank von My Contacts Cloud gespeichert. Kontakte, Termine, Interaktionen und Dokumente werden in der dem Konto zugeordneten Datenbank gespeichert. Der Zahlungsanbieter verarbeitet die Zahlungen; die Anwendung bewahrt lediglich die Kennungen und den Status auf, die erforderlich sind, um das Abonnement dem Konto zuzuordnen.

• Neue Passwörter von Mitgliedern werden mithilfe einer kryptografischen Schlüsselableitungsfunktion und nicht als lesbarer Text gespeichert.
• Einladungslinks werden anhand eines kryptografischen Hashwerts geprüft und haben ein Ablaufdatum.
• Private Paddle-Schlüssel verbleiben auf dem Server und werden niemals in Browserseiten eingebunden.
• Die Signatur von Paddle-Benachrichtigungen wird geprüft, bevor der Status einer Lizenz geändert wird.
• Widerrufbare Apple-Zugangsdaten, die von dieser Version registriert wurden, werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert und beim Entfernen des Benutzers oder Löschen des Kontos widerrufen.
• Der Kontoinhaber kann Einladungen stornieren und Mitglieder entfernen. Jede Person kann sich abmelden und ihr Passwort ändern oder wiederherstellen.

Was mit den Daten bei der Kontolöschung geschieht

Die endgültige Bestätigung sperrt den Zugriff und entfernt den Arbeitsbereich, seine Benutzer und deren Sitzungen sowie die zugehörigen operativen Daten aus den aktiven Systemen. Das Konto wird nicht in einem deaktivierten Zustand aufbewahrt und kann nicht erneut geöffnet werden. Sicherungskopien, die noch Daten enthalten, bleiben bis zu ihrer turnusmäßigen Löschung außerhalb des operativen Betriebs und werden weder zur Reaktivierung des Kontos noch zur Wiederherstellung seiner Daten im aktiven Dienst verwendet.

Nur unverzichtbare Daten dürfen getrennt vom gelöschten Arbeitsbereich für die Zeiträume aufbewahrt werden, die aufgrund gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer, sicherheitsbezogener oder betrugspräventiver Pflichten erforderlich sind. Informationen zur Identifizierung der Herkunft gehosteter Daten und des Beginns der Leistungserbringung dürfen bis zu 12 Monate aufbewahrt werden. Buchhaltungsunterlagen und Belege dürfen, sofern gesetzlich vorgeschrieben, bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden. Den vollständigen Ablauf finden Sie in Abschnitt 20, die rechtlichen Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.

Diese Maßnahmen verringern Risiken, stellen jedoch keine absolute Garantie dar. Geben Sie bei der Meldung eines Vorfalls die Konto-ID an und senden Sie keine Passwörter, privaten Schlüssel oder vollständigen Zahlungskartendaten.

20. Deinstallation, Kündigung und Löschung

Diese Vorgänge sind nicht gleichbedeutend. Wählen Sie den Vorgang, der zum gewünschten Ergebnis führt:

Anwendung deinstallieren

Die Deinstallation ist ein lokaler Vorgang auf dem Gerät und übermittelt keine Kündigungs- oder Löschanforderung an My Contacts Cloud. Solange das Konto aktiv ist, kann der Benutzer die Anwendung erneut installieren oder sich mit seinen Zugangsdaten auf einem anderen Gerät anmelden.

Verlängerung des Plans kündigen

Der Kontoinhaber muss Abonnement öffnen und die Kündigung in Paddle abschließen. Bestätigt Paddle eine geplante Kündigung, bleibt der Dienst bis zum Ablaufdatum verfügbar, verlängert sich jedoch nicht um einen weiteren Zeitraum. Durch die Kündigung werden keine Informationen gelöscht und keine automatische Kontolöschung geplant.

Wenn auch das Konto gelöscht werden soll, muss der Kontoinhaber nach Bestätigung der Kündigung zu Konto und Daten löschen zurückkehren und eine neue Anfrage starten. Das Abbestellen von Newslettern ist ein davon unabhängiger Vorgang: Es beendet Marketingmitteilungen, kündigt jedoch weder den Plan noch löscht es das Konto.

Konto und Daten endgültig löschen

1. Der Kontoinhaber wählt im Menüfuß Konto und Daten löschen. Der Vorgang kann auch ohne Installation oder Öffnen der Anwendung über die öffentliche Löschseite gestartet werden.
2. Die Anwendung prüft den aktuellen Status des Abonnements. Besteht noch eine aktive Verlängerung, wird der Vorgang angehalten und der Zugriff auf die Abrechnungseinstellungen zur Kündigung bereitgestellt.
3. Nach Bestätigung der Kündigung muss der Kontoinhaber erneut beginnen. Durch die Kündigung wird eine frühere Löschanforderung niemals automatisch reaktiviert.
4. Wenn keine aktive Verlängerung besteht, wird ein einmal verwendbarer, 24 Stunden gültiger Link an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers gesendet. Beim Öffnen wird nur die Bestätigungsseite angezeigt; es werden keine Daten gelöscht.
5. Zur Bestätigung muss der Kontoinhaber LÖSCHEN eingeben und Endgültig löschen auswählen. Der Server prüft den Verlängerungsstatus erneut, bevor er den Vorgang annimmt.
6. Das Konto wird gesperrt, die Löschung sicher verarbeitet und nach Abschluss eine E-Mail versendet.

Gelöscht werden der Arbeitsbereich, das Profil des Kontoinhabers, sämtliche Mitglieder und Einladungen, Sitzungen, Kontakte, Termine, Interaktionen, Einstellungen, Dokumente und alle weiteren in My Contacts Cloud gespeicherten operativen Daten. Die Zugriffe werden ebenfalls ungültig und die auf dem Server vorhandenen Apple-Zugangsdaten widerrufen.

Mitglieder können diesen Vorgang weder über die Benutzeroberfläche noch direkt über die öffentliche Seite starten. Die Antwort der öffentlichen Seite lässt außerdem nicht erkennen, ob eine E-Mail-Adresse zu einem Konto gehört.

21. Häufig gestellte Fragen

Verwenden Kontoinhaber und Mitglieder dieselbe Anmeldeseite?

Ja. Alle verwenden dieselbe Anmeldeseite und müssen sich mit einer gültigen, bestätigten E-Mail-Adresse anmelden – direkt oder über Google, Microsoft beziehungsweise Apple.

Wer kann Benutzer und Zahlungen verwalten?

Nur der Kontoinhaber. Mitglieder arbeiten mit gemeinsamen Informationen, können jedoch weder das Team noch Pläne oder das Abonnement verwalten.

Was geschieht, solange sich der Arbeitsbereich in der Testphase befindet?

Solange der Arbeitsbereich kein kostenpflichtiges Abonnement hat, öffnet Abonnement den Paddle-Tarifkatalog statt des Kundenportals.

Belegt eine ausstehende Einladung einen Benutzerplatz?

Ja. Sie kann storniert werden, um den Benutzerplatz freizugeben, oder erneut gesendet werden, um einen neuen, sieben Tage gültigen Link zu erzeugen.

Werden beim Entfernen eines Mitglieds Informationen gelöscht?

Nein. Die Sitzungen des Mitglieds werden ungültig und sein Zugriff gesperrt; Kontakte, Termine, Interaktionen, Dokumente und alle weiteren gemeinsamen Informationen bleiben jedoch im Konto erhalten.

Werden durch die Deinstallation der Anwendung der Plan gekündigt oder meine Daten gelöscht?

Nein. Sie entfernt nur die Anwendung von diesem Gerät. Konto, Team, Verlängerung und Serverdaten bleiben unverändert.

Wird durch die Kündigung der Verlängerung das Konto gelöscht?

Nein. Sie verhindert künftige Verlängerungen und Belastungen, während der Zugriff bis zum Ablauf des Vertragszeitraums bestehen bleibt. Das Konto und seine Daten werden nicht gelöscht, und die Kündigung startet den Löschvorgang nicht automatisch.

Wer kann das Konto und seine Daten löschen?

Nur der Kontoinhaber. Mitglieder sehen diese Option nicht und können sie nicht über die öffentliche Seite starten. Besteht noch eine aktive Verlängerung, wird die Löschung angehalten, bis der Kontoinhaber sie kündigt und den Vorgang erneut startet.

Kann ich das Konto löschen, ohne die Anwendung zu installieren?

Ja. Der Kontoinhaber kann die Anfrage über die öffentliche Seite Konto und Daten löschen starten. Dabei gelten dieselben Prüfungen und Bestätigungen wie in der Anwendung.

Wird das Konto beim Öffnen des Bestätigungslinks gelöscht?

Nein. Der 24 Stunden gültige Link öffnet nur die Bestätigungsseite. Um die Löschung auszuführen, geben Sie LÖSCHEN ein und wählen Endgültig löschen.

Werden nach der Kontolöschung Informationen aufbewahrt?

Operative Daten werden aus den aktiven Systemen entfernt und das Konto kann nicht reaktiviert werden. Sicherungskopien bleiben bis zu ihrer turnusmäßigen Löschung außerhalb des operativen Betriebs. Nur Informationen, die zur Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer, sicherheitsbezogener oder betrugspräventiver Pflichten erforderlich sind, werden für den jeweils geltenden Zeitraum aufbewahrt.

Wo kann ich die Plannutzung einsehen?

Öffnen Sie Übersicht, um Benutzer, Kontakte und den genutzten Speicher im Verhältnis zu den Plangrenzen anzuzeigen.

Wie kann ich das Ergebnis eines Imports prüfen?

Prüfen Sie die abschließende Zusammenfassung und kehren Sie zur Kontaktliste zurück. Wurde ein Datensatz nicht hinzugefügt, prüfen Sie, ob er anhand der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse als Duplikat erkannt wurde.