Preparare riunioni e appuntamenti con un modello e My Contacts Cloud
Organizza una riunione dal modello al calendario di My Contacts Cloud.
Le schermate dell'applicazione sono in inglese, le spiegazioni in italiano.
Capitoli
Modello e risorse pratiche
Trascrizione
00:00 · Dal foglio alla riunione
Organizza una riunione dal modello al calendario di My Contacts Cloud. Prepareremo i dati, aggiungeremo i partecipanti e controlleremo un cambio di orario con un caso fittizio già verificato. Le schermate dell'applicazione sono in inglese, le spiegazioni in italiano.
00:22 · Prepara una copia di lavoro
Scarica da Risorse il CSV per riunioni e appuntamenti. Contiene sedici colonne e tre esempi fittizi. Conserva l'originale e sostituisci gli esempi in una copia. Ogni riga descrive una riunione, un appuntamento o una visita. Il foglio non importa eventi e non sincronizza calendari.
00:47 · Definisci orario e obiettivo
Indica titolo, inizio, fine, luogo e obiettivo. Nel foglio c'è una colonna per il fuso orario, ma il modulo dell'evento che abbiamo verificato non offre un selettore corrispondente. Prima di salvare, controlla l'ora locale del tuo ambiente. In questo caso non sono stati verificati conversioni tra fusi o passaggi all'ora legale.
01:14 · Prepara i campi dell'evento
Controlla inizio, fine e l'opzione per l'intera giornata. Inserisci obiettivo e preparazione in Description e verifica il luogo. Responsabile e Stato organizzano il foglio: non assegnano automaticamente un utente nell'app e non chiudono l'evento.
01:34 · Aggiungi esplicitamente i partecipanti
I nomi scritti nel foglio non collegano i contatti all'evento. Aggiungili in Participants e controlla la scheda selezionata. Il caso verificato include Ana Núñez. Questo collegamento non invia un invito esterno. Non sono stati inviati messaggi né creata una videoriunione.
01:57 · Controlla il calendario
La riunione fittizia iniziale è fissata per il ventinove ottobre duemilaventisei, dalle dieci alle dieci e trenta. Controlla il calendario per individuare eventuali sovrapposizioni. La verifica è manuale: l'esempio non mostra un controllo automatico della disponibilità.
02:19 · Verifica il nuovo orario salvato
La riunione è stata spostata al trenta ottobre, dalle undici e quindici a mezzogiorno. Sono stati modificati i campi di data e ora e il risultato è stato verificato dopo aver ricaricato l'app. Controlla inizio e fine. Trascinamento e ridimensionamento con il mouse non sono stati testati.
02:42 · Collega i documenti al contesto giusto
Verifica dove alleghi un file di supporto. Un documento dell'evento non compare automaticamente nella scheda di ogni partecipante. Il test ha verificato posizione e download di un file di testo. Non comprendeva la modifica di documenti Office.
03:03 · Separa programma e risultato
Dopo la riunione, registra ciò che è accaduto come interazione del contatto. Conserva l'evento e, se necessario, definisci la prossima azione e il promemoria. Se usi anche il CSV, aggiornalo manualmente. Foglio e applicazione non si sincronizzano.
03:25 · Prepara, collega e verifica
La descrizione contiene i link al modello, alla guida del calendario e al manuale. Inizia con una riunione semplice: ora locale, partecipanti e documenti. Per una riunione online, usa un incontro o un link già esistenti e controlla i dettagli prima di condividerli.