Besprechungen und Termine mit Vorlage und My Contacts Cloud planen
Planen Sie eine Besprechung mit der Vorlage und dem Kalender von My Contacts Cloud.
Die App-Aufnahmen sind auf Englisch; die Erläuterungen auf Deutsch.
Kapitel
- Von der Tabelle zum Termin
- Eine Arbeitskopie anlegen
- Zeit und Ziel festlegen
- Die Ereignisfelder vorbereiten
- Teilnehmende ausdrücklich hinzufügen
- Den Kalender kontrollieren
- Die gespeicherte Verschiebung prüfen
- Dokumente richtig zuordnen
- Termin und Ergebnis getrennt festhalten
- Vorbereiten, verknüpfen, kontrollieren
Vorlage und Arbeitshilfen
Transkription
00:00 · Von der Tabelle zum Termin
Planen Sie eine Besprechung mit der Vorlage und dem Kalender von My Contacts Cloud. Wir bereiten die Angaben vor, verknüpfen Teilnehmende und prüfen eine Terminverschiebung anhand eines geprüften fiktiven Falls. Die App-Aufnahmen sind auf Englisch; die Erläuterungen auf Deutsch.
00:21 · Eine Arbeitskopie anlegen
Laden Sie unter Ressourcen die CSV-Vorlage für Besprechungen und Termine herunter. Sie enthält sechzehn Spalten und drei fiktive Beispiele. Bewahren Sie das Original auf und ersetzen Sie die Beispiele in einer Kopie. Jede Zeile beschreibt einen Termin. Die Tabelle importiert keine Ereignisse und synchronisiert keine Kalender.
00:47 · Zeit und Ziel festlegen
Notieren Sie Titel, Beginn, Ende, Ort und Ziel. Die Tabelle enthält eine Zeitzone; im geprüften Ereignisformular gibt es dafür kein entsprechendes Auswahlfeld. Kontrollieren Sie die lokale Zeit Ihrer Umgebung. Länderübergreifende Umrechnungen und Zeitumstellungen wurden in diesem Fall nicht geprüft.
01:11 · Die Ereignisfelder vorbereiten
Prüfen Sie Beginn, Ende und Ganztägig. Übertragen Sie Ziel und Vorbereitung in Beschreibung und kontrollieren Sie den Ort. Zuständigkeit und Status in der Tabelle dienen Ihrer Organisation. Sie weisen keinen App-Nutzer zu und schließen das Ereignis nicht automatisch ab.
01:33 · Teilnehmende ausdrücklich hinzufügen
Namen in der Tabelle verknüpfen noch keine Kontakte mit dem Ereignis. Fügen Sie diese unter Participants hinzu und prüfen Sie den Datensatz. Im geprüften Fall ist Ana Núñez verknüpft. Dadurch wird keine externe Einladung verschickt. Es wurden weder Nachrichten gesendet noch eine Videokonferenz erstellt.
01:57 · Den Kalender kontrollieren
Die fiktive Besprechung war zunächst für den neunundzwanzigsten Oktober zweitausendsechsundzwanzig von zehn bis halb elf vorgesehen. Sehen Sie im Kalender nach, ob sich Termine überschneiden. Das prüfen Sie selbst; eine automatische Ermittlung freier Zeiten wird in diesem Beispiel nicht gezeigt.
02:18 · Die gespeicherte Verschiebung prüfen
Die Besprechung wurde auf den dreißigsten Oktober von elf Uhr fünfzehn bis zwölf Uhr verschoben. Geändert wurden die Datums- und Zeitfelder; nach dem Neuladen wurde das Ergebnis geprüft. Kontrollieren Sie Beginn und Ende. Verschieben oder Verlängern mit der Maus wurde nicht getestet.
02:40 · Dokumente richtig zuordnen
Prüfen Sie, wo Sie eine unterstützende Datei anhängen. Ein Dokument des Ereignisses erscheint nicht automatisch bei den Kontakten aller Teilnehmenden. Geprüft wurden Ablage und Download einer Textdatei. Die Bearbeitung von Office-Dokumenten war nicht Teil des Tests.
03:02 · Termin und Ergebnis getrennt festhalten
Dokumentieren Sie nach der Besprechung das Ergebnis als Interaktion beim Kontakt. Behalten Sie das Ereignis bei und legen Sie bei Bedarf nächste Aktion und Erinnerung fest. Wenn Sie zusätzlich die CSV pflegen, aktualisieren Sie diese manuell. Tabelle und App synchronisieren sich nicht.
03:24 · Vorbereiten, verknüpfen, kontrollieren
Die Beschreibung verlinkt Vorlage, Kalenderleitfaden und Handbuch. Beginnen Sie mit einem einfachen Termin und prüfen Sie lokale Zeit, Teilnehmende und Dokumente. Verwenden Sie für Onlinebesprechungen einen bereits vorhandenen Termin oder Link und prüfen Sie dessen Angaben vor dem Teilen.